Часть 4. Составление отчетов

Упражнение1.Составить отчет, выполненный по таблице учета

материальных ценностей, в которой хранится информация о технических

средствах офиса с их характеристикой (название, производительность, цена, тип и

др.)

Чтобы создать отчет по типу имеющейся таблицы основных средств, необходимо выполнить следующее:

1. Открыть файл, содержащий таблицу “Основные средства”.

2. Активизировать ярлык “Отчет” и команду “Создать”.

3. В диалоговом окне “Создание отчета” щелкнуть по стрелке, расположенной

рядом с полем списка “Выбор таблицы запроса”, выбрать таблицу “Основные

средства”.

4. Активизировать кнопку “Мастер”, появится диалоговое окно “Мастер по

разработке отчетов”.

5. Выбрать команду “Групповые вычисления” и ОК. Появится окно “Отчеты с групповыми вычислениями”, в котором необходимо:

• выбрать поля, по которым провести группировку;

• из списка “Имеющиеся поля” выбрать поля “Название” и активизировать “>”;

• активизировать “Далее”, появится другое диалоговое окно, в котором задан вопрос

“Задайте группировку данных для каждого поля”.

6. Активизировать кнопку “Далее”, появится диалоговое окно и вопрос “Выберите поля необходимые для отчета”.

7. Из предлагающегося списка “Имеющиеся поля” надо выбрать поля “Остаточная

стоимость” и активизировать “>”.

8. Активизировать кнопку “Далее”, появится диалоговое окно, запрашивающее тип отчета в трех вариантах:

- строгом;

- табличном;

- в виде доклада.

9. Активизировать кнопку “Далее”, появится диалоговое окно “Отчет с групповыми

вычислениями”, запрашивается имя отчета. Ввести “Основные средства”.

10. Активизировать опцию “Провести вычисления в % долях”.

11. Активизировать команду “Готово”, появится таблица.

12. Выбрать команду “Файл” — “Сохранить”, ввести имя отчета “Отчет по учету

материальных ценностей”.

Упражнение2.Вставить рисунок в отчет

1. Открыть отчет в режиме "Конструктор".

1. На панели управления выбрать Вставка/Рисунок и наметить площадь, на которой будет находиться рисунок.

2. Выбрать из списка графический файл.

3. Выбрать «ОК».

4. Изменить размер рисунка, если это необходимо.

Упражнение3. Вставить в отчет диаграмму.

1. Открыть отчет в режиме "Конструктор"

2.На панели управления выбрать Вставка/Диаграмма и наметить площадь, на которой будет находиться рисунок.

3. Ответить на подсказки «Мастера диаграмм».

4.Сохранить отчет.

Контрольные вопросы:

1. Какие категории встроенных функций могут быть использованы при создании отчета?

2. Как изменить форму диаграммы в отчете?

Часть 5. Составление форм

Упражнение 1.Создать форму для таблицы "Адреса".

1.Открыть нужный файл БД.

2.Активизировать ярлык "Форма" окна БД и затем по кнопке "Создать".

3.Выбрать из предложенного списка таблицу "Адреса".

4.В окне "Создания форм" выбрать кнопку "Мастера".

5.Выбрать форму в один столбец, и Access отобразит готовую форму.

6.Сохранить созданную форму.

7.Просмотреть данные таблицы "Адреса" в созданной форме и дополнить таблицу.

Упражнение 2.Ознакомиться с перемещением полей форм и их названий в "Конструкторе".

1.Активизировать ярлык "Форма" окна БД.

2.Активизировать форму, которую необходимо модифицировать ,а затем кнопку "Конструктор".

3.Активизировать поле или название поля, которое необходимо переместить.

4.Поместить указатель мыши на маркер перемещения.

5.Удерживая нажатой кнопку мыши, переместить мышь в нужном направлении.

6.Поместить поле или его название в нужное место формы и отпустить кнопку мыши.

Упражнение 3.Изменить внешний вид полей и их названий формы для таблицы "Адреса".

1. Активизировать ярлык "Форма" окна БД.

2.Активизировать форму, которую необходимо модифицировать ,а затем кнопку "Конструктор".

3.Активизировать поле или название поля, внешний вид которого необходимо изменить.

4. Для изменения внешнего вида выбранного поля или его названия активизировать подходящую кнопку на панели инструментов.

Упражнение 4. Вставить в форму собственный текст.

1. Активизировать ярлык "Форма" окна БД.

2. Активизировать форму, которую необходимо модифицировать ,а затем кнопку "Конструктор".

3.Активизировать кнопку "Подпись" (кнопка с буквой А) на панели инструментов.

4.Поместить указатель мыши в то место формы, где должен появиться верхний левый угол надписи.

5.Удерживая нажатой кнопку мыши, передвигать указатель мыши до того места формы, где должен появиться правый нижний угол создаваемой надписи.

6.Отпустить кнопку мыши.

7.Напечатать необходимый текст. Закончив, активизировать клавишу Enter.

8.Форму не сохранять.

Упражнение 5.Создать составную форму.

1. Открыть главную форму в режиме конструирования.

2. Нажать клавишу F11

3. В окне БД раскрыть вкладку "Форма".

4. Переместить нужную подчиненную форму из окна БД в главную форму.

5. Связать соответствующие поля главной и подчиненной форм;

В окне свойств обеих форм установить свойства Основные Поля и Подчиненные Поля.

6. Сохранить форму.

Упражнение 6.Вставить рисунок в форму.

1.Открыть форму в режиме "Конструктор".

2. На панели управления выбрать команду Вставка/Рисунок и наметить площадь, на которой будет находиться рисунок.

3. Выбрать из списка графический файл.

4. Выбрать команду ОК.

5. Изменить размер рисунка, если это необходимо.

Упражнение 7. Вставить в форму диаграмму.

1.Открыть отчет в режиме "Конструктор".

2.На панели управления выбрать команду Вставка/Диаграмма и наметить площадь, на которой будет находиться рисунок.

3. Ответить на подсказки «Мастера диаграмм».

4.Сохранить отчет.

Контрольные вопросы:

1. Какие категории встроенных функций могут быть использованы при создании формы?

2. Каким образом можно изменить тип рисунка в форме?