Часть 2. Создание баз данных и таблиц в access

БД можно представить как хранилище, предназначенное для хранения однотипных данных. Файл БД - физический файл с расширением<.MDB>(Microsoft Data Base) ,хранящейся на жестком или гибком диске.

Упражнение 1. Создать файл БД, запустить Access, выполнить команду "Файл/Создать" и присвоить файлу имя.

Упражнение 2. Ознакомиться с меню и полями Access.

Упражнение 3. Создать таблицу "Адреса".

Для этого в открытом файле окна "БД" выбираем команду "Таблица" и нажимаем кнопку "Создать", запускается "Мастер таблиц", который позволяет выбрать наиболее подходящий шаблон таблицы.

1.Создайте поля таблицы "Адреса".

Для каждого шаблона таблицы существует набор шаблонов полей. Чтобы создать поля в "Мастере таблиц",необходимо выполнить следующее:

• в списке шаблонов полей выбрать образец наиболее подходящего поля и нажать кнопку со знаком ">"(например, "Номер");

• перейти на следующий образец полей (например, "Фамилия") и нажать ">" (такую последовательность повторить для всех требуемых полей);

• включить свои поля (не из списка) и нажать кнопку "Далее";

• выбрать способ определения ключевых полей Access (автоматический) и нажать кнопку "Далее";

• нажать кнопку "Готово" и перейти в режим ввода данных.

Поля будут представлены на листе таблицы в виде столбцов, а строки в виде записи. Каждая запись содержит полную информацию об одном объекте.

2.Создав таблицу "Адреса", введите данные о вашей группе.

3.Изучите возможности:

- добавления новых записей;

- редактирования таблицы;

- удаления поля или записи;

- работы функции «Конструктор таблиц» и возможности редактирования информации в нем.

Упражнение 4. Создать связанную таблицу.

10 мин

1. Создайте в этом же файле БД таблицу "Студенты и занятия".

2. В списке образцов полей выберите поля "Фамилия", "Предмет", "ТК", "ПК", "Экзамен", "Итог" аналогично пункту 3.

3. Активизируйте кнопку "Далее", появится новое окно, в котором запрашивается режим ввода ключа. Выбрать автоматический.

4. Появится окно разработки таблицы, где запрашивается: "Имеет ли данная таблица связь с таблицей "Адреса". Подтвердить связь.

5. Активизируйте кнопку "Готово".

6. Введите данные и активизируйте кнопку "Готово";

В БД появится кроме таблицы "Адреса" таблица "Студенты и занятия".

Упражнение 5. Создать самостоятельно таблицу в режиме" Таблицы".

10 мин

Контрольные вопросы:

1. Какие элементы содержит в себе БД Access?

2. Какие категории встроенных функций могут быть использованы при создании таблицы?

3. Каковы определение и назначение "Связанных таблиц"?

Часть 3. Поиск информации в базе данных

Поиск информации в БД включает:

- поиск определенной записи;

- поиск одной или нескольких записей с использованием фильтров.

Упражнение 1.Осуществить поиск определенной записи с помощью диалогового окна (режим "Правка\Найти") , которое включает в себя следующие опции:

- опция "Образец поиска" - что нужно искать;

- опция "Совпадения" - как проводить поиск (с любой части поля, поле целиком, с начала поля);

- опция "Область поиска" - в каких полях искать данные в опции "Образец поиска" (текущее поле или все поля);

- опция "Направление" (вверх, вниз);

- опция "С учетом регистра символов";

- опция "С учетом форматов полей".

Чтобы найти определенную запись в таблице, необходимо выполнить следующее:

1. Открыть файл и таблицу "Адреса". Открыть нужное поле, содержащее данные, с помощью которых вы будете осуществлять поиск (например, поле "Фамилия").

2. Из меню "Правка" выбрать команду "Найти", после этого появится диалоговое окно поиска.

3.Ввести искомую фамилию, нажать "Первое вхождение".

Упражнение 2.Осуществить поиск одной или нескольких записей с помощью фильтра:

1.Ознакомиться с опциями фильтра, вызвав его командой "Записи/Изменить фильтр".

Диалоговое окно фильтра содержит следующие опции:

-«Поле» - указывает поле отбора;

-«Сортировка»:  по возрастанию;

по убыванию;

не сортировать;

-«Условия отбора» - указывает, что нужно искать (например, все адреса студентов, проживающих в Иванове).

2.Открыть файл и таблицу "Адреса".

3.Из меню "Записи" выбрать команду "Изменить фильтр". Появится диалоговое окно.

4.Открыть поле "Адрес" и вывести условие отбора "Иваново".

5.Из меню "Запись" выбрать "Применить фильтр".

Access отображает информацию, содержащую только те записи, в которых в поле

"Адрес" стоит слово "Иваново".

6. Используя фильтр, провести самостоятельно сортировку данных по одному из полей.

Упражнение3.Осуществить поиск с помощью запроса:

1.Открыть файл и таблицу "Адреса".

2. Активизировать ярлык "Запрос" и кнопку "Создать". Появится диалоговое окно

"Создание запроса".

3.Активизировать кнопку "Новый запрос". Появится диалоговое окно "Добавление

таблицы".

4.Выбрать таблицу "Адреса" и активизировать кнопку "Добавить". Выбрать таблицу "Студенты и занятия" и "Добавить".

5. Активизировать поле "Фамилия" таблицы "Адреса". В поле окна запросов появится слово «Фамилия»(1).

Активизировать поле "Адрес", и оно тоже отобразится (2).

Активизировать поле "Предмет" в таблице "Студенты и занятия" и «Далее» (3).

Активизировать поле "Итог" в таблице "Студенты и занятия" и "Далее" (4).

6. Активизировать команду "Условие отбора" столбце "Итог".

7.Ввести выражения (например, > 4) .

8.Активизировать команду "Запрос"/ "Выполнить", затем появятся результаты

запросов в виде таблицы:

Фамилия	Адрес	Предмет	Итог
1	2	3	4
Иванов	Иваново, ул.Лесная,11-23	Офисные компьютерные средства	5
Петрова	Иваново,ул.Завокзальная,45	Офисные компьютерные средства	4

Эту информацию можно сохранить.

9. Выбрать"Файл"/ "Сохранить запрос" и введем имя запроса. Закрыть запрос и файл.

Контрольные вопросы:

1. В чем отличие поиска определенной записи от поиска одной или нескольких записей с использованием фильтра?

2. Каково назначение опций диалогового окна "Фильтр"?

3. Каково назначение критериев поиска?

4. Чем отличаются запросы от команды поиска "Найти"?