книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

по кредитуемым счетам приходится иметь около 60 граф, т. е. пять бланков по 12 граф.

Таким образом, при механизированном учете главная книга состоит из пяти бланков. В подлежащем каждого из пяти бланков размещены шифры синтетических счетов, а в сказуемом — 12 шиф­ ров корреспондирующих счетов (форма 9.3). Кроме того, в сказуе­ мом предусматривается еще одна графа — для итога данных две­ надцати граф. В графе 14 напечатаны шифры дебетуемых счетов (аналогично данным графы А).

Данные из журналов-ордеров вносят в графу соответствующего шифра синтетического счета ведомости с указанием сумм по кор­ респондирующим счетам в соответствующих строках. Суммирую­ щую машину настраивают для работы по вертикали. Для за­ полнения данных по кредиту счета 50 «Касса» в каретку машины вкладывают лист главной книги и устанавливают каретку в графу, в которой в заголовке указан шифр 50.

Включают движение каретки по горизонтали, после чего дан­ ные журнала-ордера № 1 последовательно печатают по тем стро­ кам этой графы, где указаны соответствующие корреспондирующие счета. После внесения сумм по всем корреспондирующим счетам оператор передвигает валик и устанавливает каретку на строку «Итого по кредиту», нажимает клавишу окончательного итога, в результате чего по итоговой строке машина автоматически печа­ тает итог счета 50. Правильность итога проверяют путем сопостав­ ления с итогом журнала-ордера № 1.

Аналогично вносят данные из журнала-ордера № 2 по кредиту счета 51 «Расчетный счет» и в соответствующие бланки главной книги данные кредита счетов других журналов-ордеров. Закончив работы по внесению данных из всех журналов-ордеров за отчетный месяц, приступают к построчному подсчету каждого бланка ведо­ мости и записи итогов в графу 13 и балансированию каждого листа для контроля подсчетов.

Заполнять листы главной книги можно одновременно на не­ скольких машинах, для чего операторам передают отдельные блан­ ки и соответствующие журналы-ордера. Чтобы избежать ошибок при заполнении, в ведомости и журналах-ордерах делается помет­ ка о включении данных.

Заключительным этапом работы по составлению главной книги является группировка данных пяти бланков для получения оборо­ тов по дебету счетов за отчетный месяц (форма 9.4).

Сводку составляют на одном из бланков главной книги. Итог графы 7 контролируют путем вычитания из него итогов граф 2—6 с выходом на нулевой остаток. Машину настраивают для работы по горизонтали.

По данным графы 7 формы 9.4, в каждом листе ведомости фор­ мы 9.3 в разделе «Сводные расчеты и сальдо» в графе шифра счета, указанного в заголовке, печатают суммы оборота по дебету,

393

396

Продолжение формы, 9.2

397

«Итог кредита» и печатают оборот по кредиту со знаком минус, после чего поворотом валика вверх устанавливают в строку «Саль­ до исходящее по дебету» и нажимают клавишу окончательного итога. Затем в этой графе машина автоматически печатает сумму остатка по синтетическому счету. Сказанное относится к счетам актива.

Получение сальдо по счетам пассива осуществляют в обратном порядке. Сначала набирают и печатают оборот по кредиту, потом со знаком минус — оборот по дебету, затем печатают входящий остаток по кредиту. В строке «Сальдо исходящее по кредиту» ма­ шина автоматически печатает пассивный остаток на конец месяца. По разделу «Сводные расчеты и сальдо» делают построчные под­ счеты и записывают итоги в графу 13 (см. форму 9.3).

В свою очередь, из графы 13 каждого бланка ведомости опера­ тор переносит итоги по соответствующим строкам формы 9.4 с вы­ ведением построчных итогов в графе 7. Контроль итогов графы 7 осуществляется следующим образом: показатель строки «Итого по кредиту» (см. форму 9.3) должен быть равен показателю строки «Итого по дебету». Строка «Сальдо, входящее по дебету» имеет одинаковый итог со строкой «Сальдо, входящее по кредиту».

Итог исходящего сальдо по дебету должен быть равен итогу исходящего сальдо по кредиту.

Обороты по дебету главной книги по каждому синтетическому счету сверяют с соответствующими ведомостями и формами по де­ бету журнально-ордерной формы учета.

При обнаружении расхождений в итогах необходимо устано­ вить, в чем заключается ошибка, и исправить ее. До исправления ошибки не следует приступать к составлению отчетного баланса.

Главную книгу целесообразнее разрабатывать на бухгалтер­ ской многосчетчиковой машине «Аскота-170», так как данные по корреспондирующим счетам можно разместить на двух-трех листах вместо пяти (учитывая ширину валика машины, равную 62 см) и одновременно подсчитать показатели по вертикали и горизон­ тали.

398

0 1

0 2

03

Ит. д.

Форма главной книги, приспособленная к заполнению на бух­ галтерской машине, отличается от формы, приспособленной к за­

При использовании бухгалтерской машины «Аскота-170» глав­

отдельный бланк, в котором отражают обороты по дебету отдель­ ными суммами по корреспондирующим счетам, а по кредиту — общими итогами журналов-ордеров. Данные по корреспондирую­

и группирует в соответствующие счетчики суммы по корреспонди­ рующим счетам (по данным журналов-ордеров). Закончив запись всех сумм, начинают работу на правом валике. Здесь по строке соответствующего месяца автоматически печатаются итоги по кор­

399

чатает оборот по кредиту и исходящее сальдо. По активно-пассив­ ным счетам остатки на конец месяца записывают в главную книгу в развернутом виде по данным ведомостей аналитического учета.

По данным главной книги на бухгалтерской машине «Аскота» составляют сводную ведомость оборотов (форма 9.6).

В ведомости печатаются соответствующие итоги по каждому балансовому счету и общие итоги по всем счетам (по второй на­ стройке). Используется ведомость для контрольных целей и запол­ нения оборотного и сальдового баланса.

ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ БАЛАНСОВ, ФОРМ ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ И АНАЛИТИЧЕСКИХ ТАБЛИЦ

Данные регистров журнально-ордерной формы счетоводства содержат показатели для заполнения форм месячной, квартальной и годовой отчетности.

Основной единой формой для месячной, квартальной и годовой отчетности является баланс по основной деятельности автотранс­ портного предприятия (форма № 1-ах).

Кроме баланса, в состав периодической отчетности автотранс­ портного предприятия входит: м е с я ч н а я о т ч е т н о с т ь — фор­ ма N° 5-ах «Отчет о доходах и расходах по перевозкам», форма № 6-ах «Отчет о доходах и расходах по погрузочно-разгрузочным и другим работам»; к в а р т а л ь н а я о т ч е т н о с т ь — формы № 5-ах и 6-ах, форма № 2-ах «Приложение к квартальному балан­ су по основной деятельности автотранспортного предприятия», форма № 3-ах «Показатели деятельности автотранспортного пред­ приятия», форма № 4-к «Отчет о подготовке кадров», форма № 14 «Отчет о расходах на содержание аппарата по предприятиям и организациям, состоящим на хозрасчете», форма № 19 «Отчет о доходах и расходах по жилищному и коммунальному хозяйству»,

состав годового отчета по основной деятельности автотранспорт­ ного предприятия входят форма № 3 «Движение уставного фон­ да», форма № 4 «Справка о переоценке товарно-материальных ценностей», форма № 4-сп «Отчет о недостачах, хищениях и порче товарно-материальных ценностей», форма № 7-ах «Отчет по на­ кладным расходам», форма № 1-т «Отчет о выполнении плана по труду», форма № 1-т «Сводный отчет о выполнении плана по тру­ ду по автотранспорту», форма № 10 «Движение средств финан­ сирования и спецфондов», форма № 11 «Отчет о наличии и дви­ жении основных фондов и амортизационного фонда», форма № 20 «Прибыли и убытки».

Наиболее полной является годовая отчетность, охватывающая всю деятельность автотранспортного предприятия: затраты на экс­ плуатацию, показатели реализации, движение всех фондов пред­ приятия и т. д.

Для заполнения форм годового отчета используют данные на­ копительных ведомостей и журналов-ордеров (табл. 9.1).

400

401

Оборотно-сальдовый баланс можно разработать также путем непосредственной машинной обработки учетных регистров, минуя главную книгу.

Основанием для составления оборотно-сальдового баланса на бухгалтерской машине «Аскота-170/45» служат журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Указанные регистры подбирают по порядку возрастания балансовых счетов.

Обрабатывают журналы-ордера на левом валике бухгалтерской машины «Аскота». По каждому балансовому счету вводится в ма­ шину сальдо на начало месяца (пассивное или активное), обороты по дебету передаются по каждому корреспондирующему счету, по кредиту — общая сумма оборотов.

На ленте левого валика отражаются сальдо и обороты за от­ четный месяц, а на ленте правого валика, кроме этого, отражается сальдо на конец месяца (форма 9.7).

По окончании записи сумм по каждому балансовому счету пу­ тем нажатия моторной клавиши автоматически заполняются графы оборотного баланса по каждому счету в целом по балансу. Маши­ на автоматически выводит сальдо на конец отчетного периода по

Оператор на левом валике печатает шифр балансового счета. Каретка переходит в графу «Сальдо на начало месяца». Оператор на цифровой клавиатуре устанавливает требуемое сальдо (дебет или кредит) и нажимает на моторную клавишу, происходит печать данных и каретка переходит в графу «Обороты за месяц по дебе­ ту». На цифровой клавиатуре оператор устанавливает требуемую сумму и нажимает на моторную клавишу. В графе «Корреспонди­ рующие счета» оператор печатает номер счета. Каретка возвра­ щается в графу «Обороты за месяц по дебету», оператор вновь печатает суммы по корреспондирующим счетам. Закончив запись последней суммы, он табуляционной клавишей переводит каретку в графу «Обороты за месяц по кредиту».

На цифровой клавиатуре устанавливает требуемую сумму и нажимает на моторную клавишу. Происходит печать кредитовой суммы.

После этого каретку устанавливают для работы на правом ва­ лике. На цифровой клавиатуре оператор набирает номер балансо­ вого счета и нажимает на моторную клавишу. Автоматически за­ полняется баланс по графам: «Сальдо на начало месяца» (дебет или кредит); «Обороты за месяц» (дебет и кредит) и «Сальдо на конец месяца» (дебет или кредит). Каретка возвращается в исход­ ное положение, бланк подается по вертикали. Таким образом обра­ батывается каждый балансовый отчет.

По окончании обработки всех журналов-ордеров и ведомостей оператор списывает итоги на левом и правом валиках. Для этого

402

4Ü3