книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

б) в конце месяца производить перерасчеты с грузоотправите­ лями на основании поступивших от автотранспортных предприятий счетов за перевозки за период, соответствующий предъявленным счетам, возвращать неиспользованную часть суммы планового пла­ тежа или взыскивать недополученные платежи;

в) контролировать своевременность поступления плановых пла­ тежей.

Контроль ведется по лицевым счетам, открываемым на каждого грузоотправителя, имеющего с грузовой автостанцией постоянные взаимоотношения по перевозкам грузов, или по книге регистра­ ции разовых заказов. На левой стороне лицевого счета (книги) записывают поступающие платежи, на правой — расчетную стои­ мость выполненных перевозок. Каждую пятидневку выводится сальдо задолженности.

Грузовые автостанции рассчитываются с автотранспортными предприятиями в порядке плановых платежей чеками или платеж­ ными поручениями 1 раз в пять дней.

Автотранспортное предприятие предъявляет в трехдневный срок со дня прибытия автомобилей из рейса грузовой автостанции счет на выполненную работу и реестр с приложением третьих и чет­ вертых экземпляров оформленных товарно-транспортных наклад­ ных, в конце месяца на основании предъявленных счетов за вы­ полненные перевозки делает перерасчет за период, соответствую­ щий предъявленным счетам, возвращает до наступления нового месяца неиспользованную часть суммы планового платежа или взыскивает недополученные платежи.

Грузовая автостанция, вступившая во взаимоотношения с ав­ тотранспортными предприятиями системы своего министерства (главка или управления) по оказанию услуг в разовом порядке вне договорных условий, ведет расчеты с АТП путем перечисления на следующий день после загрузки автомобиля 90% предваритель­ но подсчитанной суммы провозной платы и окончательный расчет по получению счета от АТП с товарно-транспортной документа­ цией.

Грузовая автостанция назначения, загрузившая подвижной со­ став в обратном направлении, перечисляет грузовой автостанции отправления 90% предварительно подсчитанной стоимости пере­ возок через день после отправки груза.

Грузовая автостанция отправления представляет счета по об­ ратной загрузке подвижного состава грузовой автостанции назна­ чения в трехдневный срок с момента получения счетов от авто­ транспортного предприятия.

Грузовая автостанция назначения на основании полученных счетов от грузовой автостанции отправления производит в трех­ дневный срок необходимые перерасчеты по ранее перечисленным суммам.

Перерасчеты между грузовыми автостанциями и автотранс­ портными предприятиями и грузоотправителями за перевозки по предварительной оплате осуществляются бухгалтериями грузовых

305

306

. Договор, заказ на перевозку и платежи

307

автостанций с привлечением работников диспетчерской службы автостанции.

п транспортно-экспедиционные операции в черте Москвы, и пред­ приятия, осуществляющие междугородные перевозки грузов.

Общее количество обслуживаемой клиентуры (по отправлению) превышает 15000 организаций, из них около 7 000 по междугород­ ным перевозкам. Количество перерабатываемых товарно-транс­ портных и расчетных документов более 500 000 в месяц.

Централизованные расчеты и их учет по городским перевозкам в этом управлении осуществляет Московская товарно-транспорт­ ная экспедиционная станция «Мострансэкспедиция».

которая ежедневно выполняет примерно 500—600 заказов.

чек и ведомостей оборотов, а в конце месяца подсчитывают свод­ ные итоги оборотов и разрабатывают сальдовую ведомость по всем клиентам (рис. 7.4).

308

При обнаружении расхождений проверяют ведомости оборотов и сальдовые ведомости, просчитывают обороты по карточкам и сверяют сальдо.

Внедрение рассматриваемого варианта позволило ликвидиро­

знака обозначают группу клиентов, три знака — номер клиента). Номера (шифры) клиентов проставляют как на дебетовых, так и на кредитовых документах.

Первичные документы поступают на обработку подгруппироваиными по номерам клиентов.

Карточку и ведомость оборотов заполняют за один прием на машине «Аскота-170/45» по схеме, приведенной в форме 7.10.

Для заполнения карточек (лицевых счетов) расчетов с грузо­ отправителями и автотранспортными предприятиями и накопи­ тельной ведомости оборотов шину управления бухгалтерской ма­ шины настраивают по специальной схеме. До начала работы га­ сят счетчики, устанавливают дату и заправляют карточку и ленту для накопления оборотов.

Документы заполняют согласно чекам, поручениям, платеж­ ным требованиям, исправительным записям и другим докумен­ там.

Документы (счета и наряд-накладные) должны быть подобра­ ны в возрастающем порядке карточек (при выписке счетов обя­ зательно печатается номер карточки). •

Для контрольных данных необходимо просчитать на суммиру­ ющей машине все документы отдельно по дебету и кредиту и лен­ ту приложить к документам.

Методика разноски сводится к следующему: графа «Дата» за­ полняется автоматически согласно настройке шины управления, номер бухгалтерской записи набирают на цифровой клавиатуре и нажимают моторную клавишу, тонны набирают на цифровой кла­ виатуре и нажимают моторную клавишу, затем набирают сальдо дебета или кредита на цифровой клавиатуре и нажимают мотор­ ную клавишу, это обеспечит печать сальдо в соответствующей графе.

Обороты по дебету и кредиту заполняются набором на циф­ ровой клавиатуре и нажатием на моторную клавишу.

Дебетовое или кредитовое исходящее сальдо печатается ма­ шиной автоматически в соотретствии с настройкой шины управ­ ления.

После заполнения последней графы каретку машины передви­ гают к бумажной ленте, набирают номер карточки на цифровой клавиатуре и нажимают моторную клавишу. Данные остальных граф печатаются автоматически по настройке шины управления.

309

310

Затем машина делает интервал: и каретка возвращается для за­ полнения новой карточки.

Для описания итогов необходимо выключить счетчик / и ре­ гистры (рычаги / и V опустить вниз), заправить бланк бборотной ведомости (вместо карточки); нажать клавишу нулевого бара­ бана; в счетных графах 6 раз нажать клавишу окончательного итога регистров. После этого табуляционной клавишей каретку подводят к ленте и устанавливают в графу дебета, затем 2 раза нажимают клавишу промежуточного итога счетчиков / // и IV (чтобы получить итоги по дебету и кредиту), вводят обороты с предыдущей ленты и печатают окончательный итог. По окончании работы все рычаги возвращают в исходное положение.

Полученные итоги оборотной ведомости следует сбалансиро­ вать и итоги ленты сверить с контрольными суммами и оборот­ ной ведомостью.

В конце месяца на суммирующей машине с широкой кареткой изготавливают сальдовую ведомость, в которой печатают номера карточек и исходящее сальдо (дебетовое или кредитовое).

Правильность разноски в карточках и составление контроль­ ной ленты необходимо проверить балансировкой оборотной ведо­ мости по каждой картотеке отдельно.

«Аскота-117» на основании карточек клиентов. В графе «Дебет» нажать клавишу окончательного итога счетчика I, в графе «Кре­ дит» — клавишу окончательного итога счетчика II.

Текущий учет расчетов с заказчиками за услуги автомобиль­ ного транспорта и реализацию услуг непромышленного характера можно также вести в журнале-ордере № 11-ах, заполняемом на машине «Аскота-170/55» (форма 7.12).

Исходными документами для разработки журнала являются счета и другие документы на выполненные услуги. Счета подби­ рают по порядку номеров.

Журнал содержит необходимые данные аналитического учета по каждому заказчику по видам работ.

После заполнения необходимых данных со счетов или пла­ тежных требований в журнале проставляют оплату (по дебету счетов 51, 67 и др.). После окончания месяца журнал дораба­ тывают на суммирующих машинах и выводят сальдо. Неоплачен-

311

ные счета печатают на отдельном бланке как сальдо. Работы вы­ полняют на бухгалтерской машине «Аскота-170/45» с настройкой шины управления для составления данного журнала. Перед нача­ лом работы гасят счетчики и приводят машину в исходное рабочее положение.

В первой графе на цифровой клавиатуре набирают номер пла­ тежного требования и нажимают моторную клавишу. Напечатав номер, машина автоматически переключается на запись текста, а оператор печатает «Наименование организации» и переключает машину на счет.

Табуляционной или моторной клавишей каретку устанавлива­ ют в соответствующую графу, на цифровой клавиатуре оператор набирает сумму и нажимает моторную клавишу. Графа «Всего» машиной заполняется автоматически по настройке шины управ­ ления и каретка возвращается в первую графу.

Для списания итогов оператор во всех счетных графах нажи­ мает клавишу промежуточного итога регистров, затем с преды­ дущей ведомости печатает в соответствующие графы суммы, на­ копленные с начала месяца. Для получения общих итогов опера­ тор во всех счетных графах нажимает клавишу окончательного итога регистров.

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71. Основанием для ведения учета по этому счету являются кассовые документы ,утвержденные руководителем предприятия, и авансовые отчеты подотчетных лиц. Для механизи­ рованной обработки отчетов бухгалтер в правом верхнем углу каждого отчета проставляет шифры корреспондирующих счетов и суммы, комплектует документы в пачки и сдает в машиносчет­ ное бюро для изготовления журнала-ордера № 7. В тех случаях, когда авансовый отчет не сдан подотчетным лицом в данном ме­ сяце, бухгалтер заполняет справку с указанием сальдо на начало месяца и суммы выданных авансов. Справки также сдаются в MCБ.

Журнал-ордер № 7 заполняют на бухгалтерской машине «Ас­ кота-170» (форма 7.13).

Заполняют журнал-ордер 1 раз в месяц на основании первич­ ных документов (авансовых отчетов и бухгалтерских справок) и журнала-ордера прошлого месяца. Авансовые отчеты должны быть подобраны в возрастающем порядке табельных номеров подотчетных лиц. Для возможности расшифровки сумм по балан­ совым счетам 05, 08, 12, 22, 27 и статьям затрат всем счетам, субсче­ там или группам присвоены номера определенных счетчиков, что позволяет после изготовления журнала получить данные для лист­ ков-расшифровок.

314

В графах 3 и 4 оператор печатает сумму остатка на начало месяца (дебет или кредит). Данные граф 3 и 4 заполняют цифро­ вой клавиатурой. После этого оператор заполняет кредитовую сторону журнала-ордера (графы 6—13).

Суммы по шифрам аналитического учета счетов 05, 08, 12, 22, 27 оператор печатает с передачей их в определенные счетчики барабанов и в накапливающие счетчики III и IV.

Итог оборотов по кредиту (графа 13) машина напечатает ав­ томатически. После этого автоматически печатается сальдо на конец месяца (графа 14 или 15). Сумму 'в графе «Суточные и квартирные» (графа 16) набирают на цифровой клавиатуре й передают в соответствующий счетчик.

После заполнения журнала-ордера списывают итоги по второй настройке по всем счетным графам. Для расшифровки аналитиче­ ских данных, например по счету 05, каретку необходимо устано­ вить в графу 7 и списать итог с тех счетчиков, в которых были накоплены суммы по аналитическим шифрам. После этого списы­ вается итог со счетчика III. Аналогично расшифровывают данные графы 8.

Расчеты но всякого рода операциям с разными дебиторами и кредиторами учитывают на счетах 63 «Расчеты но претензиям»; 75 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и 76 «Рас­ четы с разными дебиторами и кредиторами, который подразде­ ляется на несколько субсчетов: 76.1 «Расчеты с 'банком по ссу­ дам, выданным рабочим и служащим на индивидуальные нуж­ ды»; 76.2 «Расчеты с рабочими и служащими по полученным ими банковским ссудам на индивидуальные нужды»; 76.3 «Расчеты с депонентами»; 76.4 «Расчеты с прочими дебиторами и кредито­ рами».

Аналитический учет расчетов по перечисленным счетам, а по счету 76 по субсчетам ведется во вспомогательной ведомости.

При использовании машин «Аскота-170» такие ведомости можно разработать в машиносчетном бюро по форме 7.14.

Ведомости заполняют на основании соответствующих докумен­ тов, в которых бухгалтеры проставляют номера счетов, субсче­ тов, шифры аналитического учета и суммы по этим позициям.

кредиту счетов 61 «Расчеты по авансам іи частичной оплате за­ казов»; 73 «Расчеты с бюджетом»; 76 «Расчеты с разными де­ биторами и кредиторами»; 77 «Внутриведомственные расчеты по перераспределению оборотных средств и прибыли» и аналити­ ческие данные по счетам 73 и 77.

Основанием для записей по счету 73 являются сводные ведо­ мости по заработной плате, соответствующие расчеты и справки.