книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

285

Механизация учета кассовых операций. Ежедневно кассир на основании первичных документов о выполненных кассовых опе­ рациях составляет отчет с указанием каждой суммы по приходу и расходу и вместе с первичными документами (расходными и приходными ордерами) передает отчет в учетно-контрольную группу предприятия. Работник учетно-контрольной группы прове­ ряет правильность записей и выведенных итогов, наличие докумен­ тов, правильность их оформления и направляет их в ЦБ. Работник ЦБ проставляет в документах, кассовых отчетах и банковских вы­ писках шифры корреспондирующих счетов синтетического и анали­ тического учета, комплектует документы в пачки и передает вместе с отчетом кассира в машиносчетное бюро для изготовления необхо­ димых регистров.

На основании зашифрованных первичных документов ежеднев­ но на бухгалтерской машине «Аскота» составляют группировочные ведомости по кредиту и дебету корреспондирующих счетов. Эта работа выполняется на левой стороне валика. Оператор передает суммы в счетчики барабанов и записывает их одновременно на бумажную ленту.

286

Итоговые записи по кредиту счета 50 «Касса» за месяц печа­ таются в журнале-ордере № 1 (форма 7.2).

Ф ор м а 7.2

Централизованная

бухгалтерия

Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса»

Перед началом работы все счетчики должны быть погашены. Печать производится по вертикали на ленту (рычаг работы по вер­ тикали опустить вниз). Разработка делается 3—4 раза в месяц, например 10, 20, 28 и 1-го числа следующего месяца.

Для контроля в счетчик / передаются общие суммы за каж­ дый день по дебету или кредиту. При этом счетчики II и III выклю­ чены.

После передачи последней суммы необходимо нажать клавишу окончательного итога счетчика /. Вернуть рычаги счетчиков II и III в исходное положение.

При дальнейшей разработке счетчик / накапливает суммы по балансовым счетам, счетчик II — за день, счетчик III — за обра­ батываемый период.

Разработка делается по балансовым счетам и статьям по при­ веденным шифрам. Вверху каждой разноски печатается дата.

После передачи в регистры последней суммы следует погасить нажатый регистр, выключить счетчики II и III, нажать клавишу окончательного итога счетчика I. Затем рычаги счетчиков II и III

287

вернуть в исходное положение и группировать суммы по следую­ щим балансовым счетам. При списании итога за день необходимо выключить счетчики / и III и нажать клавишу окончательного ито­ га счетчика II.

Если разноска сделана правильно, то итог этого счетчика дол­ жен равняться итоговой сумме кассового отчета.

При списании итога за обрабатываемый период нужно выклю­ чить счетчики / и II и нажать клавишу окончательного итога счет­ чика III. Итог должен равняться контрольной сумме.

При снятии итогов с регистров следует выключить счетчики II и III, нажать номер барабана, номер регистра и клавишу оконча­ тельного итога регистров. После списания итогов с регистров не­ обходимо нажать клавишу окончательного итога счетчика /.

При выполнении повторной группировки (с 10-го по 20-е) сле­ дует начинать разработку с передачи в счетчик / итоговой суммы за 10 дней. Счетчики II и ///выключают, а затем передают в счет­ чики регистры суммы дебета или кредита с 10-го по 20-е и гасят счетчик I.

Сгруппированные суммы по балансовым счетам и статьям за

.10 дней передаются в регистры (с включенными счетчиками / и III и выключенным счетчиком II). После передачи последней сум­ мы выключить счетчик III и нажать клавишу окончательного итога счетчика /. Итог должен быть равен сумме за 10 дней.

Списание итогов за месяц выполняют так же, как и за декаду, только на бумажной ленте печатаются промежуточные итоги, а на бланке журнала (в двух экземплярах) — окончательные итоги. Из полученных сведений один экземпляр подшивают в папку, и он слу­ жит журналом-ордером, а второй — прикладывают к документам.

Суммы по балансовым счетам, которых нет в шифрах, переда­ ются в счетчик без нажатия регистров. Такие суммы набирают на цифровой клавиатуре и передают моторной клавишей.

Шифры балансовых счетов заполняют после окончания раз­ носки.

Аналогично составляют вспомогательную ведомость (форма 7.3) по дебету счета 50 «Касса».

На основании итогов по дебету и кредиту счета 50 определяют исходящее сальдо. Для этой цели вводят в машину сальдо на на­ чало месяца, дебетовые и кредитовые обороты и получают сальдо на конец месяца.

Совпадение итогов сальдо с отчетом кассира за последний день свидетельствует о правильности разноски.

Механизация учета банковских операций. Расчеты между предприятием, рабочими и служащими, заказчиками, поставщи­ ками и разными дебиторами и кредиторами осуществляются з порядке наличных и безналичных расчетов через Госбанк.

288

Ф о р м а 7.3

Централизованная

бухгалтерия

Ведомость закончена_______________________

Данные листков-расшифровок и выведенный остаток на конец месяца

По мере поступления выписок по движению сумм расчетного счета в Госбанке учетно-контрольные группы предприятий подби­ рают к ним соответствующие подлинные документы (копии пору­ чений, счетов, платежных требований и т. п.) и передают для даль­ нейшей обработки в централизованную бухгалтерию. Работник от­ дела учета финансово-расчетных операций централизованной бух­ галтерии проверяет и шифрует первичные документы и передает их вместе с выпиской банка на обработку в машиносчетное бюро.

В машиносчетном бюро на основании выписок из расчетного счета в Госбанке и первичных документов на бухгалтерской маши­ не «Аскота-170/55» или «Аскота-170/45» составляют: группировочные данные по дебету и кредиту (ежедневные); журнал-ордер № 2 по кредиту счета 51 и вспомогательную ведомость по дебету сче­ та 51. Методика-заполнения и форма этих регистров аналогична разработкам по счету 50 «Касса».

Аналогично механизации учета операций по счету 51 «Расчет­ ный счет» обрабатывают документы по счету 67 «Расчеты в поряд­ ке зачетов взаимных требований».

Образец заполнения журнала-ордера по кредиту счета 67 «Рас­ четы в порядке зачетов взаимных требований» и вспомогательной ведомости к нему приведен в формах 7.4 и 7.5.

На ряде автотранспортных предприятий применяется несколь­ ко иная форма изготовления журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей для механизированного учета движения и остатков денежных средств по балансовым счетам 50, 51 и 67.

Этот вариант также выполняется на бухгалтерской машине «Аскота-170/45». Для ускорения группировки корреспондирующим счетам присваивают шифры номеров счетчиков (табл. 7.2). Это позволяет накапливать данные по корреспондирующим счетам в отдельных счетчиках. Соответствующие номера присваивают и кре­ дитуемым корреспондирующим счетам (для группировки данных при изготовлении вспомогательных ведомостей).

Настройка шины управления для заполнения журнала-ордера

счетчика, соответствующий корреспондирующему счету, набирает сумму и нажимает среднюю пусковую и левую клавиши. Машина печатает сумму, справа от нее — шифр и подает ленту по верти­ кали.

По окончании разноски последней суммы оператор нажимает клавишу окончательного итога счетчика /, что обеспечивает печать итога всех разнесенных сумм. Этот итог должен быть равен итогу по отчетам кассира (за период группировки), что свидетельствует о правильности передачи всех сумм в счетчики. В случае расхож­ дения необходимо произвести контрольный просчет, найти ошибку и получить верный итог.

290

Ф орм а 7.4

Централизованная

бухгалтерия

ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 5

по кредиту счета 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований» в дебет счетов

$

Журнал-ордер закончен _________________ . Остаток сверен

В главной книге суммы оборотов отражены

(дата)

Остаток на конец месяца_________________

Начальник централизованной бухгалтерии ________________

Нач. отдела_________________Исполнитель_______________________

Далее оператор нажимает табуляционную клавишу и каретка подходит к графе «Дата» правой части валика. В этой графе опе­ ратор печатает дату, после чего машина автоматически списывает итоги по корреспондирующим счетам (с шифрами 00—10).

В графе «Прочие» каретка останавливается. В этой графе опе­ ратор вручную списывает итоги по прочим корреспондирующим счетам. Для этого машину устанавливают для работы по верти-

Ведомость закончена ________________________

. Данные листков-расшифровок и выведенный остаток на конец месяца сверены.

Начальник отдела ________________ Исполнитель______; _ _

кали и оператор нажимает клавиши номеров счетчиков (например, с 11 по 19) и клавишу окончательного итога регистров. Сумма графы «Итого» печатается автоматически.

При последующих группировках можно получать нарастающие итоги путем предварительной засылки в счетчики данных преды­ дущих разносок. Таким образом, после разноски данных за послед­ ние числа месяца можно получить общие итоги за месяц. Общие итоги за месяц можно получить иначе: просчитать на суммирую­ щей машине или вначале отпечатать итоги по датам, а затем пере-

292

цами

дать их в счетчики на левой стороне валика и автоматически отпе­ чатать общие итоги на бланке журнала-ордера.

Вспомогательную ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса» составляют по такой же форме и методике, что и журнал-ордер. Основанием для ее изготовления служат соответствующие приход­ ные документы. Оба регистра по окончании разноски документов за отчетный месяц передают в централизованную бухгалтерию и используют их как регистры синтетического учета.

В журнале-ордере № 3 (форма 7.7) отражают обороты по кре­ диту счетов 54 «Счета в банке по средствам на капитальные вло­ жения»; 55 «Прочие счета в банках» и 56 «Прочие денежные средства», а также (обычно на оборотной стороне) аналитические данные к счету 55.

Кредитовые обороты по счету 54 можно получить на основании выписок банка, а по счету 56 из первичных документов (расчет­ ных чеков, переводов, аккредитивов и т. п.). Форма журнала и методика его заполнения на бухгалтерских машинах «Аскота-170» или СДМ-133 не отличается от заполнения журнала-ордера № 1.

Суммы по кредиту счета 55 заполняются также по выпискам банка и тем же порядком, что и обороты по кредиту счета 54.

Для удобства работы данные по кредиту счетов 54 и 55 можно разместить на одном бланке.

Аналитические данные по счету 55 показывают по субсчетам. Их можно заполнить, используя односчетчиковую или многосчетчиковую бухгалтерскую машину «Аскота-170».

По субсчету 55.1 «Особый счет по капитальному ремонту» пока­ зывают сальдо на конец месяца по последней выписке банка, по субсчету 55.2 «Аккредитивы и особые счета по грузообороту» — вступительное сальдо, обороты и исходящее сальдо по каждому конкретному предприятию, на имя которого выставлен аккредитив или открыт особый счет.

Эти данные заполняют следующим образом: сальдо на начало месяца из графы «Сальдо на конец месяца» журнала-ордера за

294