книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

Наименование (книги, статьи)

Источник и его выходные данные (год, N, стр.)

Адтор

Основное содержание

Фактографические данные

Особенности излагаемого материала, которые кажутся вам спорными

Новизна излагаемого материала и возможность его использова ния в практической работе

Рис. 17. Интегральный алгоритм чтения

Разумеется, не все, что читается, поддается алгоритми­ зации. Чтение — это творческий процесс, каждый раз пре­ следующий разные цели и совершающийся, очевидно, по гибким программам. Не следует забывать о том, что чело­ веческий разум поражает именно своей способностью из­ влекать и использовать информацию для самых неожидан­ ных целей. Тем не менее, применение алгоритма в значи­ тельной степени организует процесс чтения. При этом ускоряется обработка простых единиц текста и остается больше времени для решения творческих задач в процессе чтения.

Иначе говоря, при овладении методом быстрого чтения приобретается способность выбирать программы умствен­ ных действий в зависимости от цели чтения.

Проведенные под руководством одного из авторов ис­ следования и эксперименты показали, что путем занятий по специальной программе в течение полутора-двух меся-

цев, работая два раза в неделю 1,5—2 ч, удается повысить скорость чтения практически любого здорового человека в 2 — 3 раза [33, 34]. Проверки результатов (через год) по­ казывают устойчивость приобретаемого навыка быстрого чтения.

В заключение приводим десять правил быстрого чте­ ния, которые могут служить практическим руководством при овладении техникой быстрого чтения.

Правило первое. Никаких регрессий. Регрессиями на­ зываются возвратные движения глаз для повторного чте­ ния слова, фразы, предложения. При чтении научно-тех­ нического текста любой сложности текст читается один раз. Возвратные движения глаз недопустимы. Только по окончании чтения и осмысления прочитанного можно об­ ратиться к повторному чтению, если возникнет необходи­ мость.

Правило второе. Читайте по алгоритму. Знайте алго­ ритм чтения и помните постоянно содержание и смысл его блоков. Сформируйте свой алгоритм чтения на основе приведенного на рис. 17 в соответствии с особенностями своей профессиональной деятельности. Читая текст, укла­ дывайте в блоки алгоритма считываемую информацию.

Впроцессе чтения ищите ответ на вопросы, поставленные

вблоках алгоритма.

Заполняйте ответами ячейки-блоки и храните их там до окончания чтения. По окончании чтения проверьте запол­ нение блоков алгоритма.

Правило третье. Читайте без артикуляции. Только уп­ ражнение с постукиванием специального ритма прививает навык чтения без артикуляции. Знайте, что чтение без артикуляции сопровождается подавлением речедвижений и усилением наглядно-образного компонента мышления.

Правило четвертое. Движение глаз по центру страницы сверху вниз — самое экономичное и эффективное. Трени­ руйтесь на специальных таблицах, развивайте перифери­ ческое зрение. Читайте, проводя карандашом черту посе­ редине страницы. Начинайте с узких газетных колонок, затем переходите к более широким. Помните, только вер­ тикальное движение глаз обеспечит быстрое чтение.

Правило пятое. Будьте внимательны. Быстрое чтение требует повышенного внимания. Вырабатывайте навык образования непроизвольного внимания через произ­ вольное.

Правило шестое. Старайтесь понять прочитанное в мо­ мент чтения. Знайте, что в понимании прочитанного — ключ к его запоминанию. То, что осталось непонятно на странице, забудется, когда вы перейдете к следующей.

Правило седьмое. Для надежного запоминания прочи­ танного повторите то, что прочли сразу по окончании чте­ ния. Запоминайте не слова и фразы, а мысли и идеи. Толь­ ко осмысленное запоминание продуктивно. Знайте, что не­ произвольное запоминание так же, как и произвольное, эффективно. Если вы знаете, зачем читаете — нужное за­ помнится само собой. Не напрягайте память. Если не вспомнили забытое в течение 3 мин — еще раз посмотрите в текст.

Правило восьмое. Знайте, что есть пять способов чте­ ния. Умейте каждый раз использовать один из них.

1. Углубленное чтение — чтение незнакомого сложно­ го материала, требующее глубокого анализа и осмысления.

2. Обычное чтение — не требует большого внимания и понимания, например чтение художественной литературы.

3. Быстрое чтение — чтение с максимальной скоро­ стью научно-популярной и специальной литературы при одновременном понимании и запоминании прочитанного с использованием приемов и навыков быстрого чтения.

4. Чтение-скольжение — вид избирательного чтения, при котором глаза скользят по всему тексту, но фиксиру­ ют только места, вызывающие интерес читателя.

5. Чтение-сканирование — вид избирательного чтения, при котором глаза скользят не по всему тексту, а только по той его части, где может быть искомая информация. Например, поиск нужных фактографических данных в справочнике, иностранного слова в словаре, номера теле­ фона в справочной книге.

Правило девятое. Будьте гибким чтецом. Помните, что

читать с разной скоростью также важно, как и уметь быст­ ро читать.

Правило десятое. Совершенствуйте свои способности в чтении. Только в постоянной практике — путь к прогрес­ су. Навыки быстрого чтения нелегко привить, но очень легко потерять.

Использование магнитофонной техники

Использование диктофона и магнитофона в ин­ формационной работе встречается у нас только в виде исключения. За рубежом в последнее время в информаци­ онном обслуживании ведущих работников оба эти вида аппаратов приобретают все большее значение. Появился даже специальный термин «акустическая информация», под которым понимается информация, записанная на маг­ нитофоне. Получают также распространение так назы­ ваемые магнитофонные кассеты деловой информации.

Преимущество магнитофонной техники заключается прежде всего в том, что потребитель информации может в процессе другой, менее творческой работы слушать за­ писанную информацию и таким образом экономить до­ вольно много времени. Хотя это и требует определенного навыка, но большинство ведущих работников обладают этой способностью и акустическая информация их удов­ летворяет.

Вместе с тем необходимо иметь в виду, что акустиче­ ская информация предназначается определенному адреса­ ту. Подключение других работников к записи, предназна­ ченной для определенной должностной единицы, недопус­ тимо.

Несмотря на сравнительно широкий выбор магнитофо­ нов, за рубежом отдают предпочтение диктофонам, осо­ бенно кассетного исполнения. Преимуществом диктофонов является их меньшие размеры и вес по сравнению с боль­ шинством выпускаемых магнитофонов. Диктофоны более портативны. Кроме того, они легче управляются, чаще всего кнопкой на микрофоне, иногда на корпусе диктофо­ на; ленты заключены в кассеты, поэтому смена лент на­ много удобнее и быстрее. К диктофону прилагается вспо­ могательное оборудование (наушники, дистанционное ручное и ножное управление, приспособление для запи­ си телефонного разговора и т. д.), поэтому пределы их использования более широкие.

Внедрение акустической информации требует некото­ рой подготовки: выделения специальных работников для этой цели, соответствующей аппаратуры и оборудования, специальных студий или кабин для записи. Как считают зарубежные специалисты, нельзя предполагать, что аку­ стическая информация полностью заменит печатную. Зву-

ковая форма может стать важным дополнительным спосо­ бом доведения информации до потребителя.

За последние годы в Советском Союзе много сделано для механизации управленческого труда. Повышается ин­ терес и к использованию магнитофонной техники. Многое будет сделано в текущем пятилетии, но эффект окажется весьма незначительным, если диктофон останется, как это нередко бывает сейчас, чисто декоративным элементом интерьера. Одно из перспективных направлений использо­ вания магнитофонной техники — рационализация состав­ ления деловой корреспонденции.

Труд работников управления весьма специфичен. От 17 до 50% рабочего времени они тратят на составление документов. Исследования ленинградских специалистов оргтехники свидетельствуют, что на составление от руки текста в 100 слов уходит в среднем 14 мин. А при исполь­ зовании диктофона (при соответствующей подготовке) — всего 8 мин. Какой эффект может дать использование маг­ нитофонной техники говорит пример одной из ленинград­ ских организаций, где годовой экономический эффект от внедрения 30 диктофонов и двух систем дистанционной диктовки составил 1664 руб. Диктофоны в этой организа­ ции используются для подготовки писем, телеграмм, при­ казов, переводов, инструкций, а также для записи выступ­ лений, докладов, лекций, протоколирования совещаний и заседаний.

По данным ВНИИ стандартизации, в стране за год со­ ставляется 4 млрд. управленческих документов. Из них около 2 млрд. писем, почти половина которых — повторные.

На каждое письмо уходит в среднем 3—4 стандартных листа бумаги (черновик плюс копии), следовательно, на

только на этом экономит 10 тыс. т. Система дистанцион­ ной связи с диктомашбюро позволит готовить ответы на письма уже в момент их рассмотрения. Если к тому же использовать типовые тексты писем и телеграмм, то от­

заключается в том, что диктофон приучает специалиста говорить точно, коротко и ясно. Проверенный результат таков: сокращается время совещаний, заседаний, опера­ тивок, исчезают речевые штампы, повторения, многословие.

Диктофон воспитывает культуру речи, мышления, чет­ кость и ясность формулировок.

Итак, преимущества диктофонов очевидны. Почему же эти аппараты мало популярны?

Причин, по крайней мере, две. Первая: пользоваться диктофоном надо учиться. Для этого необходимы ежеднев­ ные тренировки в течение трех-четырех недель.

Вторая причина заключается в том, что диктофонов по­ ка еще мало. Отечественной промышленностью уже освоен серийный выпуск ряда образцов диктофонов. Производ­ ство их увеличивается с каждым годом. Таким образом, у нас есть все основания считать, что эта оргтехника будет служить эффективным средством информационного обес­ печения руководителей и рационализации их труда.

В заключение приведем основные преимущества ис­ пользования магнитофонной техники. Диктофоны могут быть использованы:

1)для подготовки писем, справок, запросов, поясни­ тельных, докладных записок, докладов, текстовых проект­ ных материалов. Время подготовки документов с исполь­ зованием диктофонов сокращается почти в 3 раза. Про­ изводительность труда машинисток, печатающих с диктофонов, примерно на 40% выше, чем при работе с ру­ кописью; отпадает необходимость систематически загля­ дывать в рукописный текст или стенограмму;

2)для записи передаваемых по телефону сведений, те­ лефонограмм, оперативной информации. Особенно выгодно применять диктофоны для записи междугородных теле­ фонных переговоров, что дает возможность резко сокра­ тить продолжительность разговоров;

3)для записи отдельных высказываний и решений, принимаемых в процессе совещаний и заседаний;

4)для механизации стенографирования выступлений, докладов, лекций;

5)для оперативного руководства;

6)для составления оперативной научно-технической информации с последующим ее воспроизведением в удоб­ ное время.

Л и т е р а т у р а

17. З у ю с И. Задачи информатики в управлении. Международный симпозиум стран — членов СЭВ. Теоретические основы ин­ формации. М., Изд. ВИНИТИ, 1970.

18. З у ю с И. К. Проблемы информационного обеспечения прини­ маемых решений. — В кн.: Информация в системе управления и социального планирования. Л., Изд. Ленинградского межот­ раслевого территориального центра научно-технической ин­ формации и пропаганды, 1971.

19.Информация в научных исследованиях. Киев, «Наукова думка», 1969.

20.Исследование информационных систем. М., Изд. ВИНИТИ, 1969.

28.К о л ч и н с к и й М. Л., К р у г л о в С. Л. Научно-техническая документация в информационной системе. М., Изд. ВИНИТИ, 1965, № 4.