книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

Однако следует отметить, что интегральные информаци­ онные системы удовлетворяют только часть информацион­ ных потребностей руководителей. Системы этого типа не дают руководителю обзорно-аналитическую и прогностиче­ скую информацию. Поэтому нам представляется целесооб­ разным следующее структурное построение систем инфор­ мационного обеспечения руководителей. Напоминаем читателям, что мы ограничиваемся рассмотрением руковод­ ства на уровне предприятия, промышленного объединения, отрасли. Рассмотрение вопросов информационного обеспе­ чения высших руководителей выходят за рамки настоящей работы.

Как известно, в Советском Союзе принят отраслевой принцип построения системы НТИ. В соответствии с этим можно считать целесообразным создание в рамках отрас­ левой системы НТИ подсистемы информационного обеспе­ чения руководителей (ПИОР).

ПИОР связана со всеми другими подсистемами НТИ своей отрасли, а также с системами НТИ других отраслей и всесоюзных информационных центров (ВИНИТИ, ВТИЦ, Г П Т Б СССР и др.).

Можно сформулировать следующие основные принципы построения подсистемы информационного обеспечения руководителей.

1.ПИОР должна помогать руководителям принимать решения по определению: научной и научно-технической политики в масштабе отрасли, подотрасли, объединения, предприятия; направлений исследования и разработок; комплекса организационно-технических мероприятий для повышения эффективности производства и эксплуатации.

2.ПИОР обеспечивает поиск, оперативное и полное доведение до потребителей научно-технической информа­ ции в виде: первичных документов; вторичных документов (рефератов, аннотаций, библиографических описаний); сведений (фактов), извлеченных из первичных докумен­ тов: синтезированной научно-технической информации (обзоры, экспресс-информации, справки, а также доклады

ит. д . ) .

Основной базой, на которой строится содержательная переработка документов и фактов, должна являться отрас­ левая интегральная информационная система.

3. В подсистеме информационного обеспечения руково­ дящих работников должна существовать горизонтальная

и вертикальная интеграция обработки информации с раз­ личной степенью ее обобщения.

Горизонтальная интеграция обработки позволяет рас­ ширить поток информации, прошедшей первичную ступень обобщений (библиографическая карточка с аннотацией или кратким рефератом, подборка рефератов или рефера­ тивная справка, указатели новых поступлений и другая сигнальная информация). При этом у потребителя инфор­ мации создается общее систематизированное представле­ ние о потоке информации по теме, потребитель побуждает­ ся к обращению к тем или иным первоисточникам, содер­ жащим необходимую ему детализированную информацию. Информационные потребности в данном случае носят ста­ тический характер и не выходят за рамки нескольких по­ стоянно интересующих абонента тем. Задача информаци­

При вертикальной интеграции обеспечивается степень обобщения вплоть до высших ее форм (аналитико-сопоста- вительный обзор, экспресс-информация с критической оценкой, доклад с различной степенью детализации дан­ ных) . Высшие формы обобщения представляют собой само­ стоятельные в информационном отношении законченные документы с выводами и рекомендациями. Такая исследо­ вательская работа имеет глубоко научный характер. Толь­ ко при вертикальной интеграции обработки информации возможно удовлетворение информационных потребностей, носящих часто меняющийся, динамический характер. Основной принцип отбора — поиск документов и науковедческий анализ каждого запроса потребителя.

Организационное оформление ПЙОР может иметь раз­ личные формы в зависимости от конкретных условий и возможностей той или иной организации. Можно рекомен­ довать следующую примерную схему построения сети информационных служб, участвующих в ПИОР. В цент­ ральном отраслевом информационном органе — сектор или группа информационного обеспечения руководителей (ИОР). В задачи этого подразделения входит организация отраслевой ПИОР и непосредственное обеспечение инфор­ мацией руководителей аппарата министерства, ведомства и ведущих специалистов отрасли. В головном научно-ис­ следовательском или опытно-конструкторском учреждении, промышленном объединении — группа ИОР. Она обеспечи-

вает информацией своих руководителей, а также руководи­ телей и ведущих специалистов ведомых предприятий и организаций. На предприятиях, в К Б выделяются работни­ ки, ответственные за информационное обеспечение руково­ дителей и специалистов.

Таким образом, подсистема информационного обеспе­ чения руководителей объединяет специальные информа­ ционные подразделения в масштабе отрасли и ставит своей задачей организацию специализированного, направленного информационного обслуживания руководителей всех уров­ ней отрасли. Главная цель, которую преследует организа­ ция ПИОР, — повышение эффективности информационной подготовки принятия решений.

Среди многих проблем, возникающих при организации ПИОР, можно выделить две, которые являются, на наш взгляд, первостепенными, — это определение информа­ ционных потребностей и запросов руководителей и выбор методов и форм представления информации для этой кате­ гории потребителей. Обсуждению этих вопросов и посвя­ щены две следующие главы книги.

Потребность в самом общем смысле слова — это нужда, надобность субъекта в чем-либо, для удовлетворения кото­ рой необходимы та или иная форма активности, тот или иной предмет. Общая теория потребностей достаточно хорошо известна. Современная психология выделяет че­ тыре основные характерные черты этого явления.

1. Потребность иметь свой предмет всегда есть потреб­ ность в чем-то.

2. Потребность приобретает направленное содержание в зависимости от того, в каких условиях и какими спосо­ бами она удовлетворяется.

3.Одни и те же потребности обладают способностью возникать вновь, восстанавливаться.

4.Развитие потребностей происходит за счет измене­

виде желаний и влечений. То, что отражаясь в сознании человека, побуждает его к деятельности, называется моти­ вами этой деятельности. В свою очередь, мотивы порожда­ ют интересы. Наличие интереса составляет одно из важ­ нейших условий творческого отношения к действитель­ ности.

Процессы творчества, как известно, еще не изучены в достаточной мере, однако можно считать, что научные открытия являются результатами соответствующего удов­ летворения информационных потребностей. Информаци­ онная потребность находится в неразрывном единстве со специфической познавательной направленностью личности. Таким образом, с точки зрения психологии интерес — это потребность, прошедшая стадию мотивации, осознанное

имеют противоречивый характер. Так, объективный харак­ тер потребностей проявляется в том, что в процессе про­ изводства они существуют независимо от сознания челове­ ка, а субъективный характер проявляется через посредст-

отражающие весь комплекс научных, технических и соци­ альных проблем, который является необходимым для дан­

емых конкретной информационной системой. Эти потреб­ ности вследствие ограниченных возможностей человека в восприятии и переработке информации, а также несовер­ шенства существующих информационных систем не соот­ ветствуют абсолютным потребностям, так же как сумма абсолютных потребностей членов общества не соответст­ вует действительным информационным потребностям общества.

На рис. 2 показано соотношение между действитель­ ной, абсолютной и фактически удовлетворяемой информа­ ционной потребностью, которое наглядно иллюстрирует установленные выше закономерности. Из этого рисунка видно, что задача информационных систем и служб долж­ на заключаться в том, чтобы обеспечить приближение фак­ тически удовлетворяемых информационных потребностей к абсолютным, а суммы абсолютных потребностей членов общества к действительным потребностям всего общества.

Означает ли это, что совершенствование справочно-инфор- мационного обслуживания приведет к слиянию абсолют­ ных и фактически удовлетворяемых информационных потребностей в единое целое, а их суммы в действитель­ ные информационные потребности. Думается, что нет. В самом деле, наличие информационных потребностей является важнейшим движущим фактором, определяющим прогресс науки и техники, ибо, как мы определили выше, информационная потребность — это потребность в знании. Таким образом, можно считать, что общество, в котором все информационные потребности удовлетворены, неспо­ собно к прогрессу. Итак, с одной стороны, удовлетворение информационных потребностей должно совершенствовать­ ся с развитием информационных систем и служб, с дру­ гой — их полное удовлетворение может привести к сниже­ нию темпов научно-технического прогресса. Однако это противоречие не является неожиданным, ибо, рассматри­ вая его, с гносеологических позиций, мы видим здесь про­ явление одного из основных законов материалистической диалектики — закона единства и борьбы противополож­ ностей.

Рассмотрим специфику информационных потребностей руководителей.

Положение руководителя отличается от положения не­ посредственного исследователя прежде всего широтой те­ матических рамок профессиональных интересов. Чем вы­ ше уровень руководителя, тем шире рамки его профессио­ нальных интересов. Но, помимо этой, чисто количественной характеристики разнообразия интересов руководителей, существует качественное различие их интересов, вытекаю­ щее из функциональной структуры органов управления (прогнозирование и планирование, координация и твор­ ческие связи, техническое перевооружение, внедрение но­ вой техники, стандартизация и унификация, социальное развитие коллективов, научная организация труда, совер­ шенствование технико-экономических показателей дея­

Знание шпроты тематических интересов конкретного руководителя позволяет установить оптимальный объем потребной информации в первоисточниках, а значит, и степень необходимой обобщенности информации, соответ­ ствующей возможностям его восприятия, личной «пропуск­ ной» способности.

По мере увеличения степени обобщенности потребной информации соответственно снижается значение деталей. Именно поэтому руководители на уровне главка, мини­ стерства считают детали основной помехой для восприятия значимой для них информации.

Учет функциональных особенностей творческой дея­ тельности руководителей позволяет обеспечить необходи­ мую тематическую направленность при организации их информационного обеспечения. Важной особенностью информационных потребностей руководителя является то, что по мере роста административного уровня руководителя растет потребность в информации межотраслевого харак­ тера. С повышением уровня руководства увеличивается значение внешних факторов, их влияние на принятие ру­ ководящих решений. Положение руководителя усложня­ ется в связи с растущим общим значением межотраслевой информации, вытекающей из усиливающегося взаимного влияния различных областей науки и техники. Следует признать, что наши представления о межотраслевой ин­ формации очень бедны.

Долгие годы подчеркивался отраслевой принцип пост­ роения нашей общегосударственной информационной си­ стемы и недооценивалась роль межотраслевых информа­ ционных связей [57].

Существующая система весьма активно влияет на про­ цесс специализации и дифференциации в науке, но мы по­

іруководителей, следует подчеркнуть, что они располагают меньшим временем на изучение информации, чем рядовые исследователи. Это лишний раз подчеркивает необходи­ мость строгого учета конкретных информационных потреб­ ностей руководителей, освоения методов уплотнения ин­ формации в соответствии с содержанием и уровнем решае­ мых руководителем задач.

При организации практических информационных сис­ тем задача выявления информационных потребностей ру­ ководителей является одной из важнейших. Однако сле-[ дует иметь в виду, что непосредственно информационное! обеспечение потребителей производится по их запросам.!! Поэтому, прежде чем рассматривать методы выявления'; информационных потребностей, разберем понятие «инфор-£ мационный запрос».

Необходимо отметить, что между потребностью и за-|

мулируя запрос, излагает его в пределах того, что знает, а| не того, что ему следовало бы или хотелось бы знать.! Информация, которая отыскивается, не всегда идентична;! той, которая действительно необходима. Кроме того, за-1 прос бывает ограничен из-за недостаточной осведомленно-;-, сти специалистов о существующих способах получения? информации, т. е. потребность имеется, но она не установ-^ лена и не зафиксирована. Поэтому важно установить неї только потребности, выраженные в запросах, но и потреб-|

а) на специализированную информацию (определен-Jj ную точно), необходимую для решения конкретных ИССЛЄ-ij довательских проблем; |= б) на текущую информацию для общей ориентировки^ Давая определение информационному запросу, некото-|

рые исследователи понимают осознанное требование, которое во многих случаях не пол-.*

ностью выражает потребность в информации. В тех случа-g ях, когда запрос выражен четко, например требуется опре-1 деленный документ, форма запроса также лишь отчасти* выражает потребность, так как специалисту нужен не сама документ, а информация, заложенная в этом документе.!

Таким образом, потребитель обычно выражает в форме| запроса только ту часть своих потребностей, которая вы-| ходит за рамки стабильного обеспечения его информацией.;' Информационный запрос является важнейшим элемен­ том информационной системы. Его можно определить как

средство выражения информационной потребности. Уточ­ няя это определение, можно предложить следующую фор­

стей относится к сфере социологических исследований. Существующие методы анализа информационных за­

просов и потребностей можно разделить на две группы: методы прямого изучения и методы косвенного изучения.

К первой группе относятся: анкеты, интервью, беседы, наблюдения в процессе работы, дневники.

Методы второй группы основаны на изучении различ­ ных сведений, характеризующих деятельность потребите­ ля, но без обязательного контакта с ним. К их числу отно­

с различными вариантами сбора материалов и различны­ ми методами исследования (анкеты, записи наблюдений и т. д . ) .

Анкеты, рассылаемые потребителям информации, ока­ залось, не являются наиболее удачной формой исследова­ ния нужд потребителей. К недостаткам такого способа исследования следует отнести: невозможность оценки отве­ та при небольшом количестве полученных анкет (напри­ мер, если не все анкеты будут возвращены), незнание от­ ношения опрашиваемого (серьезное, несерьезное), неуве­ ренность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в анкете, частичные ответы на вопросы, по­ нижающие качество исследования, субъективная интер­ претация вопросов.

Дневники как форма записей самонаблюдения приме­ няются там, где потребители получают точные инструкции по их проведению. Этот метод является подходящим для текущих исследований потребителей информации с той оговоркой, что период исследования будет кратким.

Записи наблюдений применяются при исследовании за­ просов потребителей, но представляют собой ограниченное средство, так как регистрировать можно только такие