книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

всех источников, поступающих в информационный центр. Каждый выпуск включает от 15 до 20 наименований информационных материалов в виде копий или аннотаций. Готовятся и направляются абонентам технико-экономиче­ ские обзоры и тематические подборки, а также информа­ ционные письма по наиболее актуальным вопросам.

Наряду с рассмотренными системами необходимо отме­ тить также тенденцию дальнейшего развития методов обзорно-аналитического информирования руководителей [39]. В литературе еще нет четкого определения таких си­ стем, хотя на практике они существуют сравнительно дав­ но. Так, в ряде отраслей промышленности и народного хо­ зяйства руководящим органам представляются сопостави­ тельные аналитические обзоры сводного характера. К их составлению привлекаются информационные службы на­ учно-исследовательских институтов, конструкторских бюро

ипромышленных предприятий; при этом большая работа проделывается информационными службами совместно с инженерно-техническими работниками, занятыми разра­ боткой новых машин, приборов и оборудования. Подготов­ ленные обзоры представляются ежегодно в отраслевой информационный центр, который составляет сводный обзор

ивыдает его руководящим органам перед началом плано­ вого периода. Результаты обзора используются при опре­ делении технической политики отрасли, составлении пер­ спективных планов и прогнозов. Таким образом, отрасле­ вой информационный центр берет на себя роль координирующего органа, ответственного за подготовку всех тематических разделов обзора.

Техническое задание на составление обзора выдается руководящим органам периодически и уточняется по мере развития данной отрасли. При составлении сводного обзо­ ра информационным центром используются дополнитель­ ные источники информации, не включенные составителя­ ми отдельных тематических обзоров по разным причинам. Информационный центр широко привлекает к работе над сводным обзором крупных специалистов, деятелей науки и техники. В качестве примера подобного рода изданий можно привести широко известное издание ВИНИТИ «Итоги науки».

Рассмотрение действующих систем информационного обслуживания руководителей в Советском Союзе позволяет сделать следующие выводы.

1. Наметилась тенденция выделения информационных подразделений по обслуживанию руководящих органов в специальные службы в рамках отраслевых информацион­ ных центров.

2.Информация, представляемая руководству в соответ­ ствии с принципами избирательного распределения, охва­ тывает широкий круг документов как первичного (перво­ источники), так и вторичного характера.

3.Вторичная, или подвергающаяся аналитико-синте- тической переработке, информация частично упорядочена по форме ее представления.

4.Разработана действенная система обратной связи, помогающая оценить выдаваемую информацию.

5.При информировании руководящих работников ши­ роко используются результаты обзорно-аналитической ра­ боты. Накоплен опыт организации такой работы в рамках отрасли.

Успехи, достигнутые в вопросах информирования руко­ водства, могут быть более значительными, если улучшить изучение информационных потребностей руководства в со­ ответствии с. его деятельностью, т. е. знать все аспекты использования информации руководителями.

Другими важнейшими аспектами улучшения инфор­ мационного обслуживания руководства являются: повы­ шение степени обобщения информационных материалов, сопоставление отечественных и зарубежных данных, оцен­

избирательное распределение документов, поступивших в информационную систему;

обзорно-аналитическая работа с выдачей обобщенных материалов.

Оба вида информационной деятельности елужат общей задаче доведения до руководства самых важных сообще­ ний, и здесь накоплен значительный опыт работы, привле­ чены достаточно квалифицированные кадры, разработаны нормативно-инструктивные документы.

Однако существующие в настоящее время системы информационного обслуживания руководства не сочетают

еще в полной мере эти два вида деятельности [39]. При этом, как правило, выбираются два ставших традицион­ ными вида обслуживания: реферативная (очень краткая)

иобзорная (весьма подробная) информации. Крайне ред­ ко составляются аналитические справки, подборки, прог­ нозы, краткие резюмирующие сводки технико-экономиче­ ского характера. Даже предварительный анализ информа­ ционных вопросов руководства показывает исключитель­ ную важность информационных материалов подобного рода. Кроме основной причины — отсутствия квалифици­ рованных кадров для такой информационной работы, есть

иеще одно существенное обстоятельство: не разработаны методические указания к такого рода сообщениям, соче­

два вида деятельности должны быть совмещены и четко увязаны между собой. Должны быть разработаны методы обобщения (свертывания) информации, использующие формализованные подходы к обзорно-аналитической рабо­ те. Оценка сообщений, почерпнутых из материалов науч­ но-технической информации, должна опираться на мнения крупных специалистов в данной области науки и техники. Понятно, что для оценки отдельных документов привлече­ ние крупных специалистов не всегда оправдано. Оцени­ ваться должны наиболее проблемные сообщения, а в том случае, когда нет единого мнения, — использоваться мето­ ды экспертных оценок, разработанные при составлении прогноза. Органы, деятельность которых направлена на информирование руководства, должны использовать ре­ зультаты всей информационной деятельности, проводимой в СССР и за рубежом. При совершенствовании систем, по­ строенных по такому принципу, наибольшую важность будет иметь обзорно-аналитическая информация с заклю­ чениями крупных специалистов, деятелей науки и техни­ ки. Малозначащие документы не будут попадать к руко­ водящим работникам, а информация, используемая при принятии ответственных решений, будет ^содержать все аспекты решаемой проблемы с научно-технической, эко­ номической, социальной и политической точек зрения.

вышестоящих и сотрудничающих организаций (прави­ тельственные органы, Государственная комиссия по управ­ лению и организации, Чехословацкий комитет по научно­ му руководству, факультет управления при Высшей экономической школе в Праге). С последними двумя уч­ реждениями Информационный центр связан соглашением о сотрудничестве и выполняет для них и их отделов раз­ личные информационные работы. Установлено тесное со­ трудничество с некоторыми словацкими организациями, прежде всего с центральной экономической библиотекой при Высшей экономической школе в Братиславе;

предприятий, исследовательских учреждений и прочих организаций в ЧССР.

Информационная деятельность. Информационная рабо­

та проводится для четырех упомянутых групп потребите­ лей, ее объем и глубина сообразуются с возможностями информационного центра.

Руководящие и творческие работники Института управ­ ления (ИУ) и некоторые другие потребители системати­ чески информируются по интересующей их тематике на основе информационного плана. Однако в отличие от дру­ гих информационных учреждений, где проводится практи­ ка главным образом сигнальной информации, потребители информации в ИУ сразу получают первичные информа­ ционные материалы в виде ксерографических копий.

Помимо этого, потребитель получает «Документационный бюллетень», а также информируется но смежной те­ матике, о книгах и других изданиях, объем которых за­ трудняет ксерокопирование. Такие информационные услу­ ги в полном объеме оказываются и слушателям курсов руководящих работников, которым при курсовых и дип­ ломных работах, всегда направленных на развитие своего предприятия, требуются многие информационные мате­ риалы.

Аналитическая деятельность Информационного центра включает работы разного характера и вытекает из потреб­ ностей ИУ и вышестоящих органов. Эти работы входят составной частью в материалы обучения слушателей кур­ сов руководящих работников. Они подготавливаются час­ тично по своей инициативе, частично по заявкам, но все­ гда в соответствии с планом исследовательских работ (например, работы, подготовленные по иностранным источ­ никам) .

Издательская деятельность. Издательская деятельность считается одной из важнейших задач не только Информа­ ционного центра, но и института управления вообще. Информационный центр стремится быстро распространить новые сведения в области управления (отечественные и зарубежные) в доступной всем потенциальным потребите­ лям форме.

К издательской деятельности центра относится выпуск

печати. Оно рассчитано на руководящих работников и дает новейшие отечественные и иностранные материалы в об­ ласти управления и смежных областей. Отдельные номера обычно посвящены одной теме, например: принятию ре­ шений, рационализации, кадровым вопросам, математиче­

предприятием и народным хозяйством. Каждый номер журнала имеет около 100 страниц, тираж 12 тыс. экземп­ ляров.

«Новая система управления». Реферативный ежемесяч­ ный журнал, также издающийся совместно с Чехословац­ кой канцелярией печати. Его цель — собрать воедино жур­ нальные статьи, опубликованные в различных чехословац­ ких журналах, касающиеся некоторых аспектов введения новой системы управления на практике. Систематически просматриваются и обрабатываются более 40 отечествен­ ных журналов. Рефераты распределены по следующим главным проблемам: основные вопросы новой системы управления, управление научным и техническим разви­ тием, финансирование и цены, отраслевое управление (промышленность, сельское хозяйство, строительство и капиталовложения, внутренняя и внешняя торговля), транспорт, местное хозяйство и народный промысел, ве­ домственное, производственное и внутрипроизводственное управление, статистика, учет, контроль, хозяйственное право, кадры и квалификация, психология, социология, эргономика, организация и техника управления, матема­ тические анализы, оптимизация, награждения, ведомствен­ ная проблематика, коллективные договоры, участие в управлении, международное разделение труда и управ­ ление в социалистических странах. В 1968 г. началась

публикация рефератов о новых системах управления в со­ циалистических странах. Объем журнала около 200 стра­ ниц, тираж около 5 тыс. экземпляров.

«Избранная информация». Журнал издается с 1968 г.

Информационным центром 10 раз в год. В нем помещают­ ся статьи большого объема. Материалы черпаются из за­ рубежных книг, уникальных и специальных работ, неопуб­ ликованных трудов и пр. Помещаются выписки, переводы, относящиеся к управлению, планированию, рационализа­ ции, материалы о подготовке руководящих работников. В отличие от «Современного управления» он предназначен для хозяйственных работников всех категорий. Объем жур­

ционным центром 10 раз в год начиная с 1968 г. Помещает аннотированные описания зарубежных материалов в обла­ сти управления (книг, журналов, научных работ, произ­ водственных изданий и пр.). Ежегодно помещаются от 2000 до 2500 описаний (по два на странице), их удобно разрезать для составления картотек либо оставлять бюл­ летень в обычном виде (он также составлен тематически) как реферативное пособие.

Прочие виды деятельности информационного центра.

Проводит консультации по созданию информационных си­ стем по управлению и обеспечению информацией в обла­ сти управления, связанной с зарубежными учреждениями и вузами; организует систематическое информирование об исследовательских, рационализаторских, учебных и про­ чих работах Института управления, изготовляет для за­ казчиков ксерокопии с информационных источников Ин­ ститута управления.

В ЧССР кроме Информационного центра Института управления для информации центральных государствен­ ных органов создан Центр научной, технической и эконо­ мической информации. Частично этой же работой занимаются другие учреждения, такие, как Государствен­ ная плановая комиссия, в которой с 1965 г. действует Центр исследований, Центральная народная комиссия контроля и статистики, Научный институт планирования народного хозяйства.

Германская Демократическая Республика

Обработка информации для центрального госу­ дарственного руководства в ГДР входит в обязанности Центрального института информации и документации. Для этой цели в Институте имеется отдел центральной инфор­ мации. Обработку информации, кроме сотрудников Цент­ рального института, осуществляют специалисты на дого­ ворных началах. Тематика рефератов соответствует государственному плану развития науки и техники. Обра­ ботанная информация рассылается потребителям в двух видах. Первый вид — «Исследования» — синтетическая информация на нескольких страницах, содержащая срав­ нительные данные по разным отраслям промышленности и экономики ГДР и других стран. Второй вид — «Материа­ лы» (объем 20—30 страниц). Потребителями таких свод­ ных обзоров являются руководящие работники централь­ ных учреждений.

Обзоры рассматривают тенденции развития важных отраслей промышленности в развитых странах, итоги ис­ следований, которые могут иметь значение для ГДР, про­ изводство новых изделий, достижения новой технологии, экономические проблемы, мировую торговлю, проблемы планирования и управления.

Несомненный интерес представляет опыт обслужива­ ния руководящих кадров электротехнической промышлен­ ности ГДР.

Центром информации электротехнической промышлен­ ности ГДР для информирования руководителей выбраны каталожные карты формата А5 (207X47 мм), которые ис­ пользуют как материальные носители для следующих ка­ тегорий информации: 1) сообщение (существенный факт без оценки); 2) краткая информация (с оценкой); 3) ре­ ферат (краткое насыщенное изложение какого-либо иссле­ дования). В качестве ценной дополнительной формы ис­ пользуется сжатое исследование, создаваемое в результате научной оценки и обработки обширных материалов. Обыч­ но оно также помещается на картах формата А5.

Накопление этих материалов у потребителей произво­ дится на основе согласованного и утвержденного перечня понятий, рубрики которого проставляются в верхнем пра­ вом углу выпускаемых карт. Этот перечень включает 9 рубрик; сбыт и рынок; выставки, ярмарки, конференции;

изделия; кадры и квалификация; конкурирующие пред­ приятия; авторские права; технология; сырье; ведение хо­ зяйства. В том же правом верхнем углу карт указывается страна, которой касается данное сообщение.

Вся область электротехнической промышленности под­ разделяется на 16 более узких разделов, и информацион­ ные карты для руководящих работников издаются, таким образом, в 16 сериях.

Польская Народная Республика

В Польше информация центральных органов управления организована в конце 1964 г. Центральным институтом научно-технической и экономической инфор­ мации (ЦИНТЭИ).

Лучшими видами информации для членов центрального руководства являются «Сигналы» и «Избранная тематиче­ ская информация». Первый вид издания содержит сведе­ ния о наиболее интересных достижениях во всем мире в области экономики, науки и техники. Второй вид издания освещает только одну область науки, техники и использу­ ется для принятия определенных решений.

Тематика, которая находится под постоянным наблю­ дением ЦИНТЭИ, включает проблемы науки, техники, промышленности, строительства, транспорта, сельского хозяйства и питания. Особое внимание уделяется тенден­ циям развития и прогнозам в отдельных странах, группах