книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

элементы, которые входят в объем наблюдений. Считается, что применение этого способа в небольших коллективах дает положительный результат, например в лаборатори­ ях для записи времени, в течение которого работник поль­ зуется тем или иным источником информации. С по­ мощью этого средства, однако, нельзя ответить на вопрос, в какой мере полученная информация удовлетворяет руко­ водящего работника и пользуется ли он этой информацией.

Что касается техники сбора материала, наиболее эф­ фективным и чаще всего применяемым способом при изу­ чении информационных запросов потребителей является личный опрос, проведенный на основании заранее разра­ ботанной инструкции-анкеты. Этот способ применяют в настоящее время в большинстве исследований, и его пред­ почитают как социологи, так и работники научной инфор-, мации. Такой способ сбора материала позволяет получит^ точные данные, если лицо, проводящее опрос, имеет со­ ответствующую подготовку. В случае непонимания вопро­ са опрашивающий может объяснить его, а также сориенти­ роваться, каким образом опрашиваемый подходит к каж| дому конкретному вопросу, к более широкой проблеме. I

Выявление информационных потребностей и запро| сов — одна из труднейших, но вместе с тем и важнейшие задач при организации информационных систем. Выявле| ние информационных потребностей и запросов является, исследовательским процессом.

Оптимальная методика выявления информационны: потребностей и запросов еще не создана. Однако в прак тике работ информационных служб уже прошли экспери ментальную проверку и дали положительные результаті некоторые методики. В частности, разработана методик? выявления информационных потребностей руководств*" отраслевого НИИ на основе переработки документов еле дующих уровней.

2.Министерского (приказы, решения коллегии, коор динационные планы, материалы общеминистерских сове щаний, результаты прогностических исследований отрас левого центра, обобщенные данные по теме «Анализ»).

3.Ведомственного (в рамках главного управления -*і приказы, директивные указания, утвержденные перспекЦ

тивный и годовой планы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, решения совещаний).

4. Межотраслевого (прогнозы развития, решения кон­ ференций, секций научно-технических советов мини­ стерств, обзорно-аналитические материалы родственных и

• смежных отраслей техники).

5. Институтского (прогноз развития, перспективные и ! текущие планы научно-исследовательских и опытно-кон- , структорских работ, решения конференций, научно-техни-

| в соответствии с их функциональными обязанностями. Ре-

: телей в зависимости от их категории. Информационные за- \ просы любых работников связаны с характером их дея­ тельности.

Имеется несколько подходов к выделению круга потре­ бителей информации по роду их деятельности, по темати­ ческой направленности необходимых им сведений, по за­ нимаемой должности [39].

В определении круга потребителей в зависимости от запросов за рубежом имеются две точки зрения, которые обусловлены различием структур систем информации. Так, например, действующая в ЧССР система информационно­ го обеспечения руководства не распространяется на отрас­ левые министерства, а рассчитана только на центральные партийно-хозяйственные органы страны. В ГДР действует единая система информирования руководства, в которую включено звено, ответственное за информирование цент­ ральных руководящих органов, и звенья информирования руководящих работников министерств и ведомств.

В рамках сложившейся в СССР единой научно-техни­ ческой информации этот подход представляется весьма перспективным.

Информация, выдаваемая такими системами, может быть использована в принципе и центральными руководя­ щими органами по важным народнохозяйственным проб­ лемам (электрификация, химизация, автоматизация про­ мышленности, внедрение достижений науки и техники в народное хозяйство, использование ЭВМ в различных от­ раслях промышленности и т. д . ) .

Решение таких проблем ведет к существенным измене­ ниям в процессах социалистического воспроизводства, увеличивает потенциальную мощь страны. Таким обра­ зом, при подготовке информации для руководящих кадров данной отрасли народного хозяйства следует помнить о задачах, стоящих перед страной в целом, т. е. учитывать возможность использования информационных данных ру­ ководством высокого уровня.

Литовским научно-исследовательским институтом на­ учно-технической информации при разработке системы информационного обеспечения руководящих работников были проведены исследования их информационных запро­ сов [17]. При этом все руководящие работники были разде­ лены на четыре группы.

1. Руководящие работники плановых органов. Это не­ многочисленная группа высококвалифицированных потре­ бителей информации с очень широкими по тематике и це­ ленаправленными на перспективу информационными по­ требностями.

2.Ответственные работники промышленных мини­ стерств, ведомств и объединений. Эта категория потреби­ телей информации более широкая, а их потребности значительно более дифференцированы. По некоторым част­ ным проблемам их потребности могут совпасть с потреб­ ностями третьей категории потребителей.

3.Руководители предприятий и проектно-конструк- торских организаций. Обязанности их в функциональном отношении схожи, а их информационные потребности близки в основном только по межотраслевым вопросам (НОТ, экономические, организационные проблемы и т. д . ) .

4.Руководители подразделений предприятий и органи­ заций. Это наиболее многочисленная группа потребителей (начальники цехов, отделов, лабораторий и т. д.), их по­ требности сравнительно узкие. В математическом отноше­ нии они почти совпадают с темами планов внедрения но­ вой техники, научно-исследовательских работ и опытно-

параметры наиболее важных изделий, технологических процессов и материалов;

современные тенденции развития науки и техники в передовых индустриальных странах и их влияние на на­ правление и темпы развития отечественной науки и тех­ ники;

материалы о тенденциях развития экономики, хозяйст­ вования и торговли, о себестоимости и ценах, разделении труда и производственной кооперации.

Как видно из приведенных перечней, первой категории потребителей нужна информация, имеющая важное зна­ чение для отрасли и народного хозяйства в целом. Кроме того, эта информация должна быть по возможности крат­ кой, лишенной различных технических деталей, изучение которых не входит в задачу этой категории потребителей. При этом дело не всегда касается специально обрабаты­ ваемых материалов. Роль этой информации выполняют, например, сообщения о ходе выполнения плана, програм­ мы будущего развития отдельных стран, отчеты междуна­ родных организаций, выступления и статьи передовых экономических работников и т. д.-

Иначе обстоит дело с информацией, предназначенной для второй группы потребителей. Эту категорию потреби­ телей обработанная информация должна избавить от не­

Изучение информационных потребностей и запросов руководителей должно стать обязательным условием раз­ работки информационных систем. Специфика обслужива­ ния руководящих работников определяет и специальный подход при разработке систем информирования. В самом деле, информационные потребности руководящих и рядо­ вых сотрудников различны. Например, на предприятии интересы директора и главного инженера существенно отли­ чаются от интересов рядового инженера и рабочего-рацио­ нализатора. Первых интересуют данные об общей органи­ зации, планировании и экономике производства, данные о конъюнктуре рынка, о сочетании различных отраслей техники и применении разных материалов. И вряд ли они будут довольны, получив эти данные в массе другой ли­ тературы по частным техническим вопросам. Инженера и специалиста, наоборот, больше интересует литература,

Формы и методы представления информации

Г Л А В А 4

стояние предприятия, цеха, выполнение установленных заданий. Сведения такого характера концентрируются или обобщаются в специализированных отделах. К ним отно­ сятся статистические, бухгалтерские и финансовые дан­ ные, сведения, связанные со снабжением, сбытом продук­ ции, штатами. Эти сведения необходимы для деятельности каждого предприятия, они поступают к руководителям на разных стадиях управления по различным каналам.

Внешняя (обязывающая) информация. Она поступает от вышестоящих руководящих органов и в значительной степени влияет на деятельность предприятия. К этому ви­ ду информации относятся различные законодательные ак­ ты, распоряжения, директивы вышестоящих органов, контрольные и ревизионные инструкции, нормы, инструк­ ции по технике безопасности и т. д. Информация этого ти­ па публикуется в официальных изданиях, и каждая орга­ низация обязана руководствоваться ею в своей деятель­ ности.

Научная, техническая и экономическая информация

сообщает последние сведения о развитии науки, техники, экономики, о новых направлениях в различных областях науки и техники. Сбор этой информации составляет об­ ласть деятельности органов научно-технической информа­ ции. Иногда этот вид информации называют стратеги­ ческим.

Информация об управлении. Профилирующий харак­ тер этого типа информации дает основание считать ее са­ мостоятельной категорией. В самом деле, здесь речь идет не только об информации, касающейся вопросов теории управления, но и об информации, относящейся к практике управления, использования математических методов, пси­ хологии, социологии, которые тесно связаны с управ­ лением.

Сравнение приведенных категорий показывает, что не­ обходимо отличать информацию об управлении от инфор­ мации для управления, которая включает три первых, ука­ занных выше вида информации.

Рассмотрим некоторые формы и методы представления информации, получившие распространение за рубежом.

Для информационного обеспечения руководящих кад­ ров в практике зарубежных информационных служб по­ лучили распространение два типа информационного об­ служивания: периодическая и разовая информация. Пе­ риодические издания через определенные промежутки времени доводят до сведения руководящих кадров инфор­ мационный материал, составленный на основе обработки последних зарубежных журналов и специальной литера­ туры, в то время как разовые издания представляют со­ бой изданную в форме брошюры информацию для руко­ водителей и органов управления по какой-то определенной теме. Периодические издания содержат в каждом номере

печатанных на машинке экземплярах. Подобные работы главным образом подготавливаются в тех случаях, когда высший руководящий орган или же руководитель лично запрашивает срочную информацию по той или иной теме.

Степень обработки отдельных тем в системе монотема­ тической информации, как правило, более высокая по сравнению со степенью обработки материалов для перио­ дических изданий.

В периодических изданиях темы разрабатываются, как правило, на основе одного или нескольких источников, в то время как монотематические работы подготавливаются

на основе нескольких десятков источников, а крупные сборники экономических показателей даже на основе не­ скольких сотен источников.

Разовая информация — это наиболее пригодный метод обработки сведений, предназначенный для удовлетворения потребностей высшего руководства в конкретной инфор­ мации, в то время как метод периодической информации является оправдавшим себя средством систематического освещения опыта, т. е. освещения таких вопросов, которые относятся к вопросам тематической ориентации.

Представляют интерес основные требования, которые предъявляются в Чехословакии к составлению информа­ ции для руководителей предприятий и объединений.

Первое требование. Все информационные материалы должны содержать факты. Фактические данные в подго­ тавливаемой информации должны быть поданы броско. Это требование к информации можно назвать фактогра­ фическим требованием.

Второе требование. В информации наряду с фактами должны помещаться материалы о тенденциях развития, действительных на длительный период времени.

Третье требование. Все сведения должны излагаться в сжатой форме. Практически это достигается за счет мно­ гократного уплотнения информационных материалов.

Четвертое требование. Информацию нужно представ­ лять в таком изложении, чтобы руководитель мог понять ее, каких-бы специальных областей она ни касалась.

Информация, поступающая к руководителю, должна облегчить изучение соответствующей проблемы. Такая ин­ формация предполагает научную обработку источников по изучаемой теме. Степень этой обработки может быть раз­ ной. Наиболее квалифицированной формой обработки ин­ формации является анализ проблемы с последующими вы­ водами.

Изложенные взгляды на форму и сущность обработки информации для руководящих работников показывают, что к ней предъявляются очень высокие требования. Такая углубленная обработка информации становится научно- исследовательской работой.

В настоящее время общепринято, что основной формой подготовки информации для руководителя являются об­ зорные материалы. При этом обзорная информация долж­ на помогать руководителю решать вопросы по трем на­ правлениям его работы:

при определении перспектив развития науки и тех­ ники;

при решении текущих и ближайших задач; при расширении профессионального кругозора.

Информационному обеспечению каждого из этих на­ правлений соответствуют свои формы и методы. Так, ин­ формация для решений, связанных с определением пер­ спектив развития науки и техники, осуществляется глав­ ным образом с помощью прогностических исследований. При этом в задачу информационной службы входит подго­ товка вариантов решения. На основе предложенных ва­ риантов решений руководитель должен принять единст­ венно верное. Однако прогнозисты, информаторы зачастую подходят к решению прогностических задач без четкого определения целей, к достижению которых должна стре­ миться конкретная область науки и техники. Отсюда про­ водимые прогностические исследования зачастую носят пассивный характер [56].

По второму направлению основными формами подго­ товки информации для решений текущего характера и на ближайшую перспективу являются аналитические и рефе­ ративные обзоры, обзорные справки и специальное издание «Информация для руководителей». Кроме того, в соответ­ ствии с конкретными потребностями создаются обзоры це­ левого назначения, удовлетворяющие потребности ру­ ководителей различного уровня.

Структура и целевое назначение обзорной работы пока­ заны в табл. 3.

Обзорные справки обычно готовятся по актуальным на­ правлениям работ в тех случаях, когда появляются новые тенденции в их развитии.

Наиболее оперативным видом текущего информирова­ ния руководителей предприятий и объединений является специальное издание «Информация для руководителей». В документах под этой рубрикой до сведения руководите­ лей доводятся материалы о новейших, наиболее важных достижениях отечественной и зарубежной науки и тех­ ники.

за