книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

Важным фактором в системе информационного обслу­ живания является постоянная обратная связь абонентов с информационным центром. Ко всем без исключения мате­ риалам, поступающим к абоненту, прикладывается карточ­ ка обратной связи. Образец этой карточки показан на рис. 4,

В системе установлены следующие отметки о получен­ ной информации:

1.Пришлите копию материалов.

2.Пришлите полный текст статьи.

3.Оценка информации: материалы представляют ин­ терес, материалы не представляют интереса.

4.Прошу направить материалы для изучения...

Кроме того, на карточке имеется указание, в постоянное или временное пользование направлен материал.

Анализ полученных по обратной связи данных позво­ ляет полнее удовлетворять запросы абонентов, учитывать изменение их интересов, удовлетворять запросы на получе­ ние копий и переводов, а также направлять материалы в подчиненные организации для изучения.

В системе ДОР ведется постоянный учет работы або­ нентов, выполняемый на специальной карточке, образец которой показан на рис. 5.

Кроме удовлетворения постоянных запросов абонентов, предусмотрено обслуживание по разовым запросам. Этой формой обслуживания предусмотрено составление инфор­ мационных справок, библиографических указателей и т. п. Все абоненты предупреждены о возможности такой формы информационного обслуживания.

Итоги работы системы ДОР за год приведены в табл. 4. За год для системы ДОР было обработано более 8 тыс. оте­ чественных и зарубежных изданий. При оценке информа­ ции абоненты чаще всего рекомендовали направить мате­ риал в соответствующие отделы или цехи предприятия (58,5% ответов). Большинство материалов были оценены как представляющие интерес. Опыт информационного обслуживания руководителей в течение года показал эф­ фективность выбранной формы обслуживания, заинтересо­ ванность абонентов в получении информации.

В ряде случаев полученные материалы помогли реше­ нию практических задач, возникающих у руководящих работников.

Система тематического обслуживания руководства (система ТОР)

Информационные органы Украинской ССР успешно работают над вопросом обеспечения информацией руководителей предприятий и объединений. В Украинском научно-исследовательском институте научно-технической информации и технико-экономических исследований Гос­ плана УССР (УкрНИИНТИ) и Львовском территориаль­ ном центре НТИ функционирует (с июля 1970 г.) система тематического обслуживания руководства (ТОР) текущей научно-технической информацией по постоянным запросам [5]. Информирование осуществляется как сигнальной, биб­ лиографической и документальной информацией, так и информацией, прошедшей аналитико-синтетическую пере­ работку. Система обеспечивает выполнение информацион­ ных заявок по разовым запросам. Обработке подлежат все виды источников информации, поступающих в республи­ канский справочно-информационный фонд. УкрНИИНТИ осуществляет обслуживание абонентов по 23 темам общего характера и 454 индивидуальным темам.

В системе ТОР приняты и функционируют следующие виды и формы информационных материалов.

Сообщение о наличии в информационном центре рабо­ ты по интересующей абонента теме. Форма представле­ ния — тематические подборки библиографических карто­ чек, библиографические справки, издания «Указатель статей зарубежных научно-технических журналов» и «Пе­ речень зарубежных промышленных каталогов и проспек­ тов».

Краткое сообщение по определенной теме (расширен­ ный реферат, экспресс-информация о новостях науки и техники). Форма представления — информационный ли­ сток, подборка нескольких рефератов по теме.

Обзорная информация — оригиналы документов, пере­ воды статей зарубежных журналов. Информация опера­ тивного и обзорного характера, а также типа экспрессинформации о новостях науки и техники содержит данные: об использовании производственного потенциала; о тен­

новых промышленных изделиях и материалах; о положе-

абонентов, согласно перечню тем с указанием вида и формы необходимой информации. В процессе работы ТОР пред­ усматривает выполнение разовых запросов абонентов.

Цикл представления информационных материалов сле­ дующий: в первый и третий вторник месяца направляется сигнальная информация в виде подборок библиографиче­ ских карточек по определенной теме; по пятницам — ори­ гиналы изданий, затребованных абонентом, и информаци­ онные материалы в виде обзоров, экспресс-информаций, информационных сообщений, переводов или копий статей зарубежных журналов.

Следует уточнить понятие «представление информаци­ онных материалов» потребителю. Время доставки докумен­ та как абсолютная величина, измеряющаяся в привычных единицах (часах, днях и т. п.), не является само по себе достаточно полной характеристикой. Оно не включает вре­ мя, необходимое абоненту для работы с информационным материалом. Информационная система характеризуется не только величиной времени доставки информации Т\, но и временем работы абонента над документом Т%. В связи с этим необходимо классифицировать потребителей инфор­ мации по величине времени Т% и стремиться к обеспечению различного соотношения между различными величинами Т\ и Гг для разных в этом смысле категорий потребителей.

Для руководящих работников, имеющих дело в основ­ ном с переработанной информацией аналитико-систети- ческого характера, величина ТЛ относительно невелика по сравнению с величиной Т2 для работников других катего­ рий, соответственно и величина Т\ должна быть также меньше. Величина Т\ зависит от четкости работы службы

информации до потребителя системы ТОР приемлема и со­ ответствует времени, необходимому для работы и принятия решений по получаемым материалам.

Технология работы системы представлена на рис. 7, в нее входит ряд основных операций:

отбор библиографических карточек по темам, изложен­ ным на тематических карточках (рис. 8);

подготовка материалов по разовым запросам (копии, переводы, справки, обзоры и т. п . );

отбор и передача в группу обеспечения системы инфор­ мационных материалов, издаваемых в УкрНИИНТИ;

определение адресной и учетной карточки (рис. 9) и карточки обратной связи (рис. 10).

доставка информационных материалов и изъятие кар­ точек обратной связи у абонентов.

Группа обеспечения системы ТОР ведет тематическую и адресно-учетную картотеки, для которых использованы карты с краевой перфорацией формата К4 и К5, что позво­ ляет ускорить процессы поиска, распределения и учета информационных материалов.

Поток научно-технической информации системы замы­ кается обратной связью с информационным центром. Об­ ратная связь учитывает изменение информационной по­ требности каждого абонента, обеспечивает контроль выпол­ нения и корректировку запросов. Исходя из того, что обратная связь не должна быть навязчивой и должна дей­ ствовать по мере необходимости, применены различные ее формы: непосредственная телефонная связь абонента с информационным центром; выписка требований на полу­ чение оригинала или его копии, перевода или реферата статьи из зарубежного научно-технического журнала; пе­ риодическое анкетирование, интервьюирование абонентов в целях совершенствования системы обслуживания; осу­ ществляется обратная связь на картах с краевой перфора­ цией формата К5. Абонент в карте обратной связи (КОС) делает запись новых информационных запросов и оцени­ вает полученный материал по системе: «1» — предполага­ ется использовать в работе; «2» — представляет интерес; «3» — не представляет интереса; «4» — не соответствует