книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей
.pdfстических стран», «Организация экономического сотрудни чества и развития», «Тенденции и формы развития про мышленных расходов в промышленности капиталистиче ских стран», «Строительство в странах — членах СЭВ», «Современное состояние и перспективы применения мик роволн в мире и в Польше».
ЦИНТЭИ сотрудничает в области информации с 60 ин ститутами и научными учреждениями, а также с несколь кими сотнями специалистов по разным вопросам. Основной базой получения источников информации являются науч ные и технические журналы, выписываемые Институтом
вколичестве около 200 названий.
Вплане работ Института предусмотрено проведение исследований по дальнейшему улучшению информации для центральных руководящих органов. Среди мероприя тий, проведенных в этом направлении, следует подчерк нуть сотрудничество с соответствующими службами дру гих стран: СССР, ГДР, Франции.
Особого внимания заслуживает сотрудничество со стра нами — членами СЭВ. В этом направлении в 1965 г. был проведен симпозиум в Праге, и в 1968 г. была организова на по этому вопросу трехсторонняя конференция (ЧССР, ГДР и ПНР) в Берлине.
Англия
Последние годы в Англии характерны внедре нием ЭВМ в сферу информационного обеспечения. Вместе с тем ряд информационных служб демонстрируют приме ры рационального построения систем, использующих про стейшие средства обработки информации. Среди них опре деленный интерес представляет практика обслуживания руководящих работников объединения металлургических компаний.
Информационная служба, выполняющая эту работу, создана при Центральном научно-исследовательском отде ле объединения металлургических компаний. Задачей службы является максимально полное и оперативное дове дение опубликованной научно-технической информации о новейших достижениях в отрасли до руководящих работ ников объединения. Необходимо отметить, что эта служба не является единственным источником, представляющим
4—24 |
81 |
информацию руководящим работникам; последние могут пользоваться всеми доступными им источниками.
Работа сотрудников службы заключается в просмотре поступающей литературы и отборе интересных материалов в соответствии с запланированной программой. Хотя служ ба получает много периодических изданий, регулярно про сматриваются только некоторые из них, содержащие наи большее количество информации, представляющей цен ность для руководящих работников объединения. Просмотр оригинальной периодической литературы дополняется изу чением английских и американских отраслевых рефера тивных изданий. Иногда просматриваются также описания патентов и книги. Это обеспечивает достаточно широкий охват литературы и достаточно полный отбор всей ценной информации. Обо всех материалах, представляющих цен ность для одного или нескольких руководящих работников, сообщается этим работникам путем рассылки бланковуведомлений с краткими рефератами отобранных работ. Число материалов, о которых сообщается одному работни ку, зависит от его ресурсов времени на чтение в соответ ствии с данными, имеющимися в службе информации. При этом учитывается, что каждый руководящий работник передает своим подчиненным литературу, представляющую для них непосредственный интерес. Для разных категорий литературы используются бланки уведомлений различного учета: 1) технические статьи на английском языке; 2) пе реводные технические статьи; 3) технические статьи на иностранных языках; 4) описания патентов; 5) сообщения об исследованиях; 6) книги и брошюры.
По ряду причин такой системе информации на бланках отдается предпочтение перед обычными формами, такими, как библиотечный бюллетень или перечень оглавлений. Поскольку специалисты сами читают оригинальную жур нальную литературу и просматривают отраслевые рефера тивные выпуски, подготавливаемый в библиотеке бюлле тень в значительной степени дублировал бы уже получен ную ими информацию. Кроме того, каждый специалист заинтересован лишь в узком круге тем и при просмотре довольно широкого по тематике бюллетеня часть времени терялась бы им впустую. Учитывая, что обычно специа листы располагают очень небольшим запасом времени на чтение информационных материалов, было отдано пред почтение прямой рассылке уведомлений о ценных инфор-
мационных материалах тем работникам, для которых они представляют непосредственный интерес.
Все бланки на различные темы составляются по одной форме. Перфорированная линия отрыва делит их на две части. В верхней части бланка, которая остается у получа теля, помещаются выходные данные публикации и крат кий реферат. В нижней части бланка, которая возвращает ся обратно в службу информации, повторены выходные данные и реферат, а также помещен перечень возможных заключений, которые получатель может сделать о ценности данной статьи. Эти заключения следующие: 1) пришлите мне срочно копию статьи, которую я оставлю у себя; 2) пришлите мне срочно данную статью по библиотечному абонементу; 3) пришлите мне данную статью по библио течному абонементу обычным порядком; 4) мне не нужна эта статья, так как: а) хотя она и представляет для меня некоторый интерес, у меня нет времени читать ее; б) ре ферат Дает мне достаточно информации; в) уже видел ее
раньше; г) она |
не представляет |
для меня |
ценности; |
д) предмет статьи не представляет для меня интереса. |
|||
Полученные |
ответы изучаются в |
службе информации, |
|
и на их основе |
уточняются профили |
интересов |
каждого |
руководящего работника, что позволяет впоследствии точ но производить отбор литературы.
Помимо распространения текущей информации, служ ба выполняет также поиск литературы по запросам и обес печивает библиотечное обслуживание работников всех ком паний объединения. Штат службы включает 5 специали стов и 6 лаборантов. Примерно 15% рабочего времени в лаборатории фотокопирования (3 работника) уходит на выполнение заказов на копии.
Франция
Во Франции уделяют много внимания пробле мам информации руководителей. Служба информации существовала там еще в предвоенный период (1937— 1939 гг.). Во время войны при французском эмигрантском правительстве в Лондоне функционировала служба доку ментации. После войны она вошла в состав Министерства информации. С 1950 г. она называется Дирекцией доку ментации. Подготовленная этой службой документация
4* |
83 |
предназначается для руководящих органов, парламента и высших чиновников. Деятельность Дирекции документа
ции развивается в |
трех направлениях — документацион- |
|||
ная работа (поиск, накопление, хранение |
документов |
и |
||
выдача |
информации); редакционная работа |
(перевод |
и |
|
анализ |
документов, |
подготовка изданий); |
издательская |
|
работа |
и распространение. Анализируется |
пресса шести |
||
стран: Англии, Испании, ФРГ, США, Италии и Советско го Союза.
Основными изданиями Дирекции являются:
а) заграничная хроника по политическим вопросам, выходящая ежемесячно в шести выпусках (выпуски соот ветственно посвящены Англии, Испании, ФРГ, США, Италии и СССР);
б) статьи и документы, выходящие 3 раза в неделю в форме трех выпусков: актуальные проблемы; темы дня; факты и мнения. Издание это содержит избранные, наибо лее интересные и важные сообщения заграничной прессы и других источников;
в) экономические проблемы, выходящие еженедельно, издаются совместно с Национальным институтом статис тики и экономических исследований, содержат перепечат ки наиболее важных статей международной прессы по во просам экономики (промышленность, торговля, сельское хозяйство, а также финансы) и комментарии известных экономистов.
К каждому такому изданию |
дается |
специальное при |
||
ложение об экономическом положении |
(мировой |
рынок, |
||
зарубежная |
конъюнктура); |
|
|
|
г) справки |
и документальные |
исследования, |
выходя |
|
щие ежемесячно в девяти выпусках, посвященные выбран ным проблемам. Это наиболее типичная тематическая ин формация. В это издание входят материалы Национально
го института статистики |
и экономических исследований, |
|
а также отчеты торговых |
советников; |
|
д) международная |
хронология как двухнедельное при |
|
ложение к предыдущему изданию помещает высказыва ния и мнения французские и иностранные;
е) |
сборники |
и монографии — непериодическое издание, |
|
касается отдельных научно-технических проблем; |
|||
ж) |
научные |
работы и исследования |
— серийное изда |
ние, содержащее анализы или переводы специализирован ных заграничных работ;
з) |
современный |
мир |
— непериодическое издание, |
на |
пример «Политические |
институты Франции»; |
|
||
и) |
тексты и справки, |
выходящие 3 раза в месяц, |
пред |
|
назначаются для французской дипломатической службы, содержат выступления, государственные декларации, а также краткие информации о жизни Франции и пробле мах дня.
Кроме того, издаются брошюры популярного типа, на пример: «Франция», «Социальная политика во Франции»; они издаются также на иностранных языках.
Дирекция издает также фотографическую документа цию — 10 выпусков в год.
Всего за год выходит 4 млн. экземпляров периодиче ских и 300—500 тыс. экземпляров непериодических изда ний.
Тематика информационных материалов определяется на основе заявок отдельных министерств, а также по собст венной инициативе Дирекции. В Дирекции документации работают 150 сотрудников на полном окладе, около 500 специалистов и переводчиков по договору. Кроме того, ряд рефератов выполняется при сотрудничестве других учреж дений (институты, министерства). В Дирекции имеется свой отдел репродуцирования.
США
В США уделяется большое внимание разработ ке систем информационного обеспечения руководителей.
Рассмотрим некоторые основные тенденции в органи зации таких информационных систем.
Развитие современных средств сбора и переработки информации послужило своего рода материальной базой для разработки методов системного анализа при обоснова нии и принятии управленческих решений в военной, про мышленной, коммерческой, финансовой и других областях деятельности.
Исходным принципом системного анализа является рас смотрение любого объекта управления как системы, со стоящей из многих элементов (подсистем). При таком подходе ставится задача выяснить и изучить для обосно вания управленческих решений те связи и отношения, ко торые имеются между этими элементами или подсистемами.
Важным моментом при этом становится подчинение частных, локальных задач отдельных подсистем общей конечной цели с установлением ответственности конкрет ных лиц за выполнение той или иной программы или ее части.
При этом непременным условием является четкое фор мулирование единых целей, задач, а затем определение пути наиболее эффективного их решения как для системы в целом, так и для отдельных ее моментов.
Не задачи приспосабливаются к организации, а, наобо рот, организация строится в соответствии с методами вы полнения функции. Системный подход дает руководителям реальную возможность яснее видеть открывающиеся пе ред ними альтернативные решения и пути повышения эффективности управления. В этом американские специа листы видят методологическую ценность системного под хода независимо от использования математических мето дов и математического аппарата.
В этой же связи обращают на себя внимание высказы вания о постепенном уменьшении роли руководителей разных уровней в принятии решений, поскольку этот про цесс все более автоматизируется благодаря созданию элек тронно-вычислительных систем. В противовес этой точке зрения специалисты, трезво оценивающие происходящие изменения, полагают, что значение среднего звена адми нистративно-управленческого аппарата значительно воз растет, так как возникают совершенно новые задачи рас пределения времени, рабочей силы и ресурсов, которые прежде вообще не ставились. Что касается высшего руко водства фирмы, то в новых условиях перед ним встает за дача определить цели применения электронно-вычисли тельной системы, принципы и порядок ее внедрения, а также рационально распределить ресурсы. Именно про фессионально подготовленные управляющие призваны правильно определить точки приложения «вычислитель ных ресурсов» и их место в обеспечении деятельности фирмы.
До недавнего времени наиболее распространенными организационными структурами руководства американски ми фирмами считались те, которые строились на основе функционального и линейно-функционального принципа. В этом случае для выполнения однородных управленче ских функций создавались специальные службы — плано
ве
вая, финансовая, производственно-диспетчерская, техноло гическая и др. При этом многие трудности были связаны с определением всей совокупности специализированных функций, которые соответствуют содержанию деятельности фирм.
Наряду с этим их дифференциация вызывала необ ходимость усиления координационного начала в управле нии. Это отвлекало внимание от общих проблем руковод
ства фирмой |
и разработки перспектив ее деятельности. |
. Стремясь |
преодолеть указанное противоречие, амери |
канские практики внутрифирменного управления начиная примерно с середины 60-х годов пошли по пути создания гибких структур для выполнения отдельных программ. Для разработки и производства определенных видов продукции («новых программ») формируются специальные органы (отделы), обладающие всем комплексом необходимых пол номочий.
Такая своеобразная «матричная» система, как считают американские специалисты, не ослабляет, а укрепляет принцип централизованного руководства, поскольку повы шается ответственность за выполнение каждой программы в целом и вместе с тем сохраняется подчиненность прези денту фирмы или управляющему отделением. Передача больших прав и ответственности низшему эшелону руко водителей разгружает центральные органы фирм от повсе дневной текущей работы по управлению, позволяя кон центрировать внимание на вопросах общей политики — новых капиталовложениях, модернизации предприятий, изучения рынка и др. Вместе с тем передача ответствен ности за принятие решений низшей ступени управленче ской иерархии привела к усилению функций контроля сверху.
В тех случаях, однако, когда «программные» органы являются временными организационными звеньями (они распускаются, как только выполнены задачи очередной программы), управленческая структура фирмы в целом в известной мере перестает быть стабильной. Возникают за труднения в специализации и закреплении персонала, в долговременном планировании его использования. Кроме того, неизбежное сохранение отдельных общефирменных функциональных звеньев вызывает определенное дубли рование деятельности органов, формируемых «на базе программ».
Тем не менее общая тенденция такова, что распростра няется подход к руководству не как к структуре устано вившихся взаимосвязей и подчинения, а как к процессу решения определенных проблем. Особая роль при этом от водится информационно-вычислительным системам, кото рые при таком подходе уже не относятся только к компе тенции одного подразделения фирмы (службы обработки данных), а оказывают влияние на всю организацию в це лом, нарушая традиционно сложившуюся структуру и сти рая грани между функциональным и линейным руковод ством.
Внедрение новых методов руководства связывается в США с расширением масштабов и с существенным изме нением характера обучения управленческих кадров. Ни когда еще их подготовка, осуществляемая в тесном взаи модействии с консультационной и исследовательской рабо той по управлению, не приобретала такого размаха, как в последние годы.
Системы информационной подготовки решений, т. е. информационные системы, рассчитанные на руководство, создаваемые в США, можно разделить на следующие пять групп.
1. Системы, выполняющие работу клерков (учет, реги страция данных, простейшие бухгалтерские расчеты).
2.Информационные системы.
3.Системы подготовки решений.
4.Комплексные системы.
5.Программирующие системы.
Системы первой группы должны широко использовать механизацию и автоматизацию рутинных процессов учета, калькуляции и арифметических расчетов. Информацион ные системы должны выдавать информацию, соответст вующую задачам принятия решений, в форме, удобной для руководства. Они могут быть как автоматизированны ми (с использованием ЭВМ) так и неавтоматизированны ми, что определяется спецификой решаемых задач и объ емом рутинных операций.
В системе подготовки решений вводится информация и задается последовательность процедур исходя из мате матической модели решаемой задачи. Так, для анализа плановых решений используется аппарат статистики, ме тоды регрессионного анализа, экспоненциальное сглажи вание и др.
Комплексные системы предусматривают два вида вза имодействия: «человек — машина» и «человек — человек». В первом случае руководитель может непосредственно об ращаться к информационной системе посредством таких устройств «ввода-вывода», как телетайп, «световое перо» и т. п. Во время подготовки решения он может непосред ственно задавать вопросы ЭВМ, а в случае достаточного объема необходимых для принятия решения данных вы брать оптимальный способ действия.
Во втором случае руководитель ставит перед информа тором-специалистом задачу, которую должно решать ру ководство. После этого информатор собирает необходимые сведения, анализирует их и представляет руководителю набор альтернативных способов действия с их оценкой. Примером такой подготовки решений может служить дея тельность группы анализа систем при Министерстве обо роны США. Оценку альтернатив давали высококвалифи цированные специалисты (доктора наук), имеющие подго товку в области эконометрии, теории управления и специальных разделов математики.
Программирующие системы являются предметом спе циальных исследований. Они предусматривают полную формализацию процессов принятия решений, что в насто ящее время пока еще не осуществимо. Большое место в работе информационных систем будущего отводится ЭВМ.
При использовании |
ЭВМ |
в интегральных системах обра |
||
ботки |
информации |
выделяются следующие |
этапы. |
|
1. |
Обработка данных |
с использованием |
перфокарт и |
|
внешних накопителей при непосредственном обращении к ЭВМ.
2.Использование ЭВМ с внешними накопителями и дистанционным управлением.
3.Включение ЭВМ в центральную систему обработки данных с автоматическим вводом информации по различ ным каналам ее поступления.
4.Объединение систем обработки данных в единую государственную систему управления с автоматизацией процессов обмена информацией.
Некоторые специалисты в США считают неверным утверждение о том, что для создания интегральной инфор мационной системы пригодны лишь очень крупные ЭВМ с использованием мультипрограммирования. При правиль ном выборе отдельных элементов системы интегральная
