книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

И наконец, по третьему направлению работ в целях расширения профессионального кругозора служба инфор­ мации доводит до сведения руководителей обзорные доку­ менты по другим областям науки и техники. При этом особую ценность приобретают решения конференций, ши­ рокоплановые доклады и выступления в печати ведущих отечественных и зарубежных специалистов, описания изо­ бретений.

Одной из эффективных форм информирования являет­ ся непосредственное участие руководителей в конферен­ циях, симпозиумах по интересующей их тематике. Как по­ казывает практика, использование этого канала информа­ ции организовано еще слабо. Материалы таких кон­ ференций не обобщаются и не доводятся до сведения заинтересованных руководителей.

Большой интерес представляет исследование особенно­ стей использования различных источников информации руководящими работниками. Анализ, проведенный Цент­ ральным институтом научно-технической и экономиче­ ской информации Польши показал, что наиболее распро­ страненными источниками информации для руководящих работников 234 предприятий являются (в % ) ,

Тематически эта информация распространяется сле­ дующим образом (в % ) :

Материалы исследований использования различных ис­ точников информации руководящими работниками пока­ зывают, что организация эффективной информационной службы невозможна без достаточного изучения этого во­ проса.

Как мы уже подчеркивали, из многих форм информа­ ции для руководителей наиболее эффективной следует

считать обзоры. Обзоры как вид информации для руково­ дящих работников могут рассматриваться в двух аспек­ тах: обзор в качестве непосредственной информации и об­ зор как средство синтеза информации, т. е. в качестве своеобразного сырья, из которого информационные орга­ ны должны приготовить своеобразную квинтэссенцию со­ держания. Одним из видов такой квинтэссенции является критический обзор большого объема литературы, перера­ ботанной и поданной в более компактной, доступной фор­ ме. Такой обзор включает историю вопроса, выделяет но­ вые идеи, дает аналитико-синтетическую обработку дан­ ных и определенные прогнозы.

Необходимо отметить, что на составление обзора, охва­ тывающего тысячу статей, научные работники затрачива­ ют огромное количество времени. Поэтому проблема на­ хождения подходящих квалифицированных авторов для критических обзоров становится все острее. Можно счи­ тать, что потребность в обзорах лучшего качества очень велика, но пока не существует удовлетворительной систе­ мы для оценки и финансирования этой работы.

Обобщение и составление обзоров являются задачами, достойными усилий наиболее одаренных ученых и инже­ неров. Составление действительно творческих обзоров, в

совершенно не связанными отраслями, представляет собой

Обобщая изложенное, можно сформулировать следующие основные требования к информации для руководителей.

Информация должна быть надежной, точной. Это одно из основных требований, так как информация служит ос­ нованием для принятия порой очень важных решений, которые ведут к значительным экономическим последст­ виям. Поэтому информационный работник должен вести тщательный отбор источников, обязательно проверять их надежность и достоверность, исключать тенденциозные данные, искать новые источники, вносить коррективы в ранее полученные сообщения. Важно, чтобы информацион­ ный работник составлял из разнородных материалов ин­ формацию, возможно однородную, исключая различия в

оценках, применяя при стоимостных исчислениях пра­ вильные валютные курсы и т. п. Тщательный подход к источникам, их систематическая проверка должны стать основным методом деятельности информационного работ­ ника.

Информация должна быть объективной. Она должна отразить как положительные, так и отрицательные сторо­ ны проблемы, дать правдивую картину. Факты, черпаемые из информационных источников, следует оценивать на ос­ новании внешней и внутренней достоверности.

В первую очередь дело касается достоверности источ­ ника и мнения автора. Например, было правильно заме­ чено, что в некоторых журналах, освещающих вопросы разработки электронно-вычислительных машин, часто го­ ворится о возможных результатах, как о свершившемся факте. В другом случае имеет большое значение сообще­ ние специалиста. Например, специалист по пластмассам видит их будущее в более выгодном свете, чем кто-либо другой.

Еще более сложной является достоверность внутренняя, устанавливаемая сравнением и исследованием ряда фак­ торов, дат и сведений. Работники, занятые сводными ма­ териалами, знают это по собственному опыту: сколько фак­ тов, которые в начале работы по определенной теме каза­ лись очень интересными, в стадии окончательной оценки оказались малозначительными или неполными.

Важно не только содержание, но и оформление инфор­ мации. Информация должна быть сжатой, выразительной, легко схватываемой. Название информации должно отчет­ ливо выражать ее содержание. Несущественные, допол нительные, объяснительные материалы следует привести в приложении, чтобы содержание было по возможности кратким. В конце сообщения надо указать источники. В тексте информации для большей наглядности целесообраз­ но использовать таблицы и графический материал.

Текст информации должен быть сжатым и ясным. Ин­ формационное сообщение не является статьей, оно не нуждается в широком введении. Оно пишется для работ­ ника, сведущего в данном вопросе, поэтому в информа­ цию должен войти только сжатый фактографический ма­ териал. Цифровые данные должны быть приведены в такой вид, чтобы потребитель информации не перераба­ тывал их.

Требования к качеству информации возрастают пото­ му, что количество исходного материала, который должен быть обработан, увеличивается. Это требует от информа­ ционных работников роста их знаний. Информаторы обя­ заны хорошо ориентироваться в политической экономии, должны уметь рационально использовать статистические данные по отраслевой экономике, экономической геогра­ фии и т. п.

Мнение о том, что информационным работникам мо­ жет быть любой служащий, в высшей степени ошибочно. Информатор является своего рода научно-исследователь­ ским работником. Исследование без надежной и правильно обработанной информации немыслимо. Информационная служба является исследовательской службой, а не вспомо­ гательной, как иногда ее ошибочно считают. Информацион­ ная служба не должна быть пассивным исполнительным органом, так как хорошее выполнение своих обязанностей возможно лишь в том случае, если эта служба будет орга­ ном активным.

Вопросы о формах и методах составления информации для руководящих работников требуют дополнительного специального изучения в каждой конкретной информа­ ционной системе. Следует, однако, еще раз подчеркнуть, что успешное решение этих вопросов в значительной мере зависит от точного определения потребностей в информа­ ционном материале со стороны руководящих органов. Для различных уровней руководства необходимо установить сферу интересующей их информации, а также преследуе­ мые цели. Это осуществимо лишь при содействии заинте­ ресованных органов руководства.

Все вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, что информирование руководящих работников должно производиться избирательно. За исключением некоторых строго определенных тем, требующих исчерпывающей информации, для всех остальных форм должен быть при­ нят основной принцип обслуживания руководящих работ­ ников, а именно принцип избирательного обслуживания [30].

Кроме того, информация должна быть оперативной, содержать последние сведения по данной теме, носить ха­ рактер новизны. Чрезвычайно важно, чтобы руководство было своевременно информировано о каждом техническом достижении, которое могло бы повлиять на принятие тех

или иных решений, в связи с развитием отдельных техни­ ко-экономических работ [25].

Несоответствующее информирование, будь-то передача ошибочных сведений или несвоевременная передача полез­ ных сведений, может иметь серьезные последствия. Отсю­ да вытекает большая ответственность служб, обеспечива­ ющих информирование: необходимость высокой квалифи­ кации, большого опыта и высокого культурно-политическо­ го уровня работников информации ответственных за информацию руководителей,

решений, исходя из внутренней специфики соответствую­ щей отрасли и тех изменений, которые возникают во внеш­ ней среде в процессе реализации генеральных планов. Постоянный учет этих изменений немыслим без четкого представления характера научно-технического прогресса, создающего новые технологические, производственные и экономические возможности. Сведения об этом содержатся прежде всего в материалах научно-технической информа­ ции. Поэтому без использования информационных матери­ алов в принципе невозможно планирование. Перспектив­ ное планирование и прогнозирование непосредственно связаны с принятием стратегических решений, поэтому информационное обеспечение этих процессов можно рас­ сматривать как информационную подготовку ответствен­ ных решений.

В Советском Союзе в последние годы уделяется боль­ шое внимание повышению эффективности информацион­ ного обеспечения руководителей. Постоянно совершенст­ вуются существующие формы и методы информационной, работы.

Одно из направлений этой деятельности — создание специализированных систем информационного обеспече­ ния, которые главным образом направлены на совершен­ ствование текущего информирования руководителей.

В настоящей главе рассмотрены некоторые специали­ зированные системы.

Система дифференцированного обслуживания руководства (система ДОР)

Принципиальная схема системы дифференциро­ ванного обслуживания руководства показана на рис. 3 [32].

Основные технические данные системы:

Назначение системы — комплексное информационное обслуживание руководителей предприятий и промышлен­ ных объединений одной отрасли сигнальной, библиографи­ ческой и документальной информацией по постоянным запросам, а также выполнение информационных заявок по разовым запросам.

Источники, обрабатываемые системой, — все виды ин­ формации, поступающей в отраслевой информационный центр.

Абоненты системы — руководители предприятий, объ­ единений.

Периодичность информации — еженедельная. Технология обработки материалов и удовлетворения

запросов абонентов системы ДОР ясна из рис. 3. Абонен­ ты формулируют свои запросы в виде перечня тем, по ко­ торым необходимо получать сигнальную информацию, и в виде перечня периодических изданий (отечественных и зарубежных), которые необходимо им направлять для просмотра. Эти виды запросов определяют и соответствую­ щую форму обслуживания.

По первому запросу каждому абоненту еженедельно направляется сигнальная информация в виде реферативнобиблиографических изданий. Подборка информационных материалов производится с большой тщательностью. Если обрабатываемый материал содержит один или два ценных факта, которые «тонут» в длинном и многословном тексте, то в этом случае составляется аннотация или краткий ре­ ферат для экономии времени абонента. Если же существо публикуемой статьи излагается в сжатом резюме, поме­ щенном в конце статьи, внимание абонента фиксируется вначале на этом материале.

По второму виду обслуживания направляются непо­ средственно сами издания, запрашиваемые абонентом.

Третьим видом доведения информации является выпуск специального еженедельного издания «Оперативная ин­ формация для руководящих работников», которая направ­ ляется всем абонентам. В этом издании публикуются ре­ фераты и аннотации наиболее интересных материалов из зарубежных источников по перспективным направлениям развития отрасли.

Каждый выпуск сборника «Оперативная информация для руководящих работников» объемом в 1 п. л. содержит от 15 до 20 аннотаций, которые позволяют охватить наибо­ лее важные зарубежные публикации о технических дости­ жениях по тематике отрасли.

Особой популярностью у абонентов пользуются мате­ риалы, освещающие вопросы технико-экономического ха­ рактера, управления производством, научной организации труда, подбора и подготовки кадров.

Все три вида материалов еженедельно направляются абоненту. Одновременно от абонента принимаются мате­ риалы, направленные ему ранее.