книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

нения «Сигма» путем самофотографирования был проведен анализ использования рабочего времени. Установлено, что

По данным исследователя С. Звежинского, начальники отделов НИИ и К Б затрачивают на ознакомление с инфор­ мацией около 42 % времени, начальники секторов — 29, руководители групп — 26,6 %. Даже эти неполные данные показывают, что на информационные процессы руководите­ ли тратят много времени.

Итак, можно считать, что производительность труда руководителя в значительной степени зависит от того, как он организует свою работу и, в частности, информиро­ вание.

Оптимальное управление, получение оптимальной ин­ формации требуют предельного сокращения избыточности. Этого можно достичь за счет лучшей организации каналов и потоков информации, совершенствования ее приемников.

Сделать более надежными каналы связи, ускорить по ним передачу информации — значит обеспечить количест­ венную оптимальность информации. Однако оптимум ин­ формации предполагает ее рассмотрение прежде всего с качественной точки зрения. Огромное значение информации для практики выдвигает на первый план семантический (содержательный) и прагматический (ценностный) под­ ходы. Именно они выявляют качественную сторону инфор­ мации. В последние годы предложены разные модели се­ мантической информации. Многие из них уточняются, развиваются. Интересную модель предлагает Ю. А. Шрейдер. Он считает, что семантической информацией обладают все сведения, которые изменяют запас знаний приемника информации. Количество семантической информации за­ висит от подготовки приемника информации. Для людей с разной степенью подготовки в определенной области одно и то же сообщение, один и тот же текст приносит различ­ ное количество семантической информации.

Методы семантической теории информации применяют­ ся при оценке сложности форм логического познания, в ос­ новном самых простых. Делаются также попытки приме­ нять их к сложным лингвистическим, логическим и другим системам.

Информацию можно исследовать и в прагматическом аспекте. Этот аспект выявляет отношение между информа­ цией, приемником и целью, которую ставит приемник ин­ формации. Именно это и есть ценность информации. Одна­ ко, рассматривая ценность информации, надо учитывать всегда ее относительный характер, т. е. одни и те же све­ дения могут быть ценными в разных системах. Кроме того, при определении ценности информации необходимо учиты­ вать некоторые социально-психологические факторы. В частности, особый интерес представляет вопрос о соотно­ шении информации и мышления [26]. Информация и мыш­ ление всегда составляли необходимый комплекс человече­ ской психики. Но соотношение их весов непрерывно изме­ нялось.

Последнее столетие принесло изобретение телеграфа, телефона, радио, телевидения и выдвинуло информацию в число определяющих факторов общественной жизни. Ин­ формация явно теснит мышление. Следует заметить, что избыточность информации вместе с непроверяемостью способна превратить ее в один из сильных факторов дезор­ ганизации мышления. Это усугубляется легкостью произ­ водства, распространения и дешевизной информации, ее доступностью и возможностью пассивного восприятия. Вот почему организацию рациональных информационных систем можно считать одним из методов повышения эф­ фективности работы человеческого мозга. Особое значение приобретают эти вопросы при организации информацион­ ного режима руководителя.

В современных условиях от руководителя требуется большая инициатива, гибкость и оперативность в управле­ нии, способность вовремя учитывать меняющуюся обста­ новку, маневрировать ресурсами, находить в конкретных условиях оптимальные решения. Каждый руководитель для решения поставленных перед ним задач нуждается в объективной, содержательной информации. Этим требова­ ниям и призвана отвечать система информационного обес­ печения руководителей.

Вместе с тем для управления важна не любая, а только полезная, ценная информация. Эффективное управление возможно лишь на основе использования ценной .информа­ ции и блокирования вредной (хотя, кроме ценной и вред­ ной, может быть и «нейтральная» информация). При рас­ смотрении проблем принятия решений важно понимать,

что решение всегда должно быть направлено на разрешение противоречия. Это глубоко верная диалектическая истина должна служить руководством при организации информа­ ционных систем. Из нее вытекает такое следствие: инфор­ мация должна направляться туда, где действительно назре­ вают противоречия, и в форме, наиболее подходящей для обеспечения их разрешения. Можно заметить, что и выяв­ ление противоречий не простое дело. Некоторые решения не выполняются потому, что они были направлены на ликвидацию не самих противоречий, а их следствий.

В последние годы вышло несколько книг, в которых подробно освещены основные аспекты организации инфор­ мационной работы руководителей [10, 11, 14, 17, 19, 47].

Широкое внедрение автоматизированных систем управ­ ления влечет за собой определенные последствия, в част­ ности социально-психологического характера. В последние годы в нашей стране усиливается интерес к изучению этого направления, без исследования которого невозможно созда­ ние эффективных автоматизированных систем управления.

В июне 1972 г. в Ленинграде проходил семинар, посвя­ щенный социальным и психологическим проблемам управ­ ления. В докладе, прочитанном на этом семинаре, доктор психологических наук, профессор В. Ф. Рубахин отметил три особенности, отличающие деятельность руководителя в условиях АСУ [47]. Во-первых, неизмеримо возрастает роль руководителя. Причем автоматизированной системой управления успешно управлять может лишь тот руководи­ тель, который способен быстро и объективно оценивать обширную информацию, выдаваемую ЭВМ. Во-вторых, АСУ изменяет функциональную структуру управленческо­ го труда, конкретизирует деятельность руководителя, его права, повышает ответственность руководителей низшего звена. В-третьих, с внедрением АСУ в известной степени меняется психология руководителя: повышаются опера­ тивность, организованность, распорядительность, четкость руководства. Увеличивается возможность точнее оценивать проблемные ситуации и принимать рациональные решения.

неотъемлемой частью входит автоматизированная подсис­ тема научно-технической информации.

В результате проведенной за последние годы работы в нашей стране создана сеть органов научно-технической ин­ формации. В нее входит около 9 тыс. отделов и бюро науч­ но-технической информации на крупных предприятиях, в исследовательских и проектно-конструкторских организа­ циях. Отделы и бюро опираются в своей работе на терри­ ториальные органы информации (около 80), а также на отраслевые (их тоже около 80) и всесоюзные (10) инфор­ мационные центры.

Отраслевые институты информации обеспечивают ком­ плексный сбор, обработку и распространение информации, в которой нуждаются отрасли народного хозяйства. Нако­ нец, всесоюзные информационные центры выполняют за­ крепленные за ними функции в интересах всех ученых и специалистов.

Все это позволило наладить регулярное снабжение всех предприятий и организаций страны необходимой им науч­ но-технической информацией.

В настоящее время эта сеть органов научно-техниче­ ской информации превращается в подсистему общегосудар­ ственной автоматизированной системы управления народ­ ным хозяйством, где каждая отраслевая автоматизирован­ ная система управления (ОАСУ) имеет подсистему научно-технической информации, которая призвана вы­ полнять многообразные функции в науке и технике. Основ­ ными ее задачами являются оптимизация условий даль­ нейшего развития самой науки, ускорение внедрения ее открытий в народное хозяйство.

Необходимость создания автоматизированной подсисте­ мы научно-технической информации объясняется тем, что существовавшие органы информации не обеспечивали растущих потребностей науки, техники, практики. Если до последнего времени каждый руководитель сам справлялся с отбором и переработкой научно-технической информации, необходимой ему для организационного управления, то в современных условиях с ростом производства росла и по­ требность в регулярном информационном обслуживании работников сферы управления.

Для системы НТИ такая задача является новой и особен­ но сложной. Опыта подобной работы у информационных служб пока еще очень мало. Информационные потребности руководителей почти совсем не исследованы. Да и сам ха­ рактер использования научно-технической информации в процессе управления далеко еще не ясен. Вот почему эта задача становится первостепенной.

Существующие формы научно-информационной дея­ тельности создавались в расчете на обслуживание главным образом ученых и инженеров. Они не учитывали специфи­ ческий характер и условия творческой работы руководите­ лей в процессе принятия организационных решений.

Нужно сказать, что сам факт создания подсистемы НТИ в структуре ОАСУ еще не решает задачи информаци­ онного обеспечения руководителей. Как отмечает профес­ сор А. И. Михайлов [43], о конкретных функциях такой подсистемы обычно говорится очень мало, хотя неустанно подчеркивается все более острая потребность в надлежа­ щем обеспечении научно-технической информацией процес­ сов принятия управляющих решений.

По-видимому, в таких случаях предполагается, что именно эта подсистема НТИ и должна обеспечивать руко­ водителей, принимающих управляющие решения, нужной им информацией. При этом обычно не разъясняется, какая именно информация нужна для принятия тех или иных управляющих решений. Создается впечатление, что эта научно-техническая информация в принципе ничем не от­ личается от той, которая требуется для решения научноисследовательских, проектно-конструкторских задач.

Такая точка зрения является глубоко ошибочной. Она служит одной из причин того, что созданные подсистемы НТИ в некоторых ОАСУ фактически не выполняют такой исключительно важной функции, как обеспечение научнотехнической информацией руководителей министерств, ведомств, объединений и предприятий.

При обсуждении структуры и функций ОАСУ и ее под­ системы НТИ определенную путаницу вносит также не­ четкость используемой терминологии. Часто термином «управление» обозначается как организационное управле-

хние, так и регулирование, автоматическое управление технологическими объектами. Нужно постоянно помнить,

''\< что когда мы говорим об ОАСУ, то мы имеем в виду орга- ;-Г низационное управление, осуществляемое людьми, руководителями, а не автоматическое управление, не регули­ рование. Организационное управление требует специфиче­ ского информационного обеспечения. Вычислительные машины в ОАСУ призваны лишь помогать руководителям принимать более обоснованные, более правильные реше­ ния. Но вычислительные машины не заменяют и никогда

не смогут заменить руководителей.

Как же должны строиться системы информационного обеспечения для руководителей? Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо найти ответ на вопрос: какова специфика научно-технической информации, в которой нуждаются руководящие кадры для Принятия организа­ ционных решений? Накопленный опыт позволяет считать, что к такой научно-технической информации должны предъявляться следующие основные требования: высокая степень анализа и синтеза, которым должна быть под­ вергнута информация; минимальный объем и максималь­ ная полнота информации; ее надежность и достоверность; прогностический характер информации; ее поступление в нужные моменты времени. V ^ -

Необходимо признать, что подсистемы НТИ, существу­ ющие в ОАСУ, еще не в полной мере учитывают специфи­ ку научно-технической информации, в которой нуждаются органы управления отраслями народного хозяйства. Ве­ домство соединяется с подсистемой НТИ одним или не­ сколькими каналами связи, которым придаются наивысшие приоритеты срочности обслуживания. Это дает возмож­ ность руководителям ведомства получать нужную им на­ учно-техническую информацию в кратчайшие сроки. Но часто ли пользуются такие руководители предоставлен­ ными им возможностями? К сожалению, это происходит отнюдь не часто. По-видимому, руководителям данного ведомства нужна совсем не та или не совсем та научнотехническая информация, которой обычно располагает в готовом виде подсистема НТИ ОАСУ. В связи с этим в последние годы в нашей стране предпринимаются попытки расширения функций систем информационного обеспече­

создаваемые для решения конкретных задач немногочис­ ленные группы специалистов высокой квалификации, ко­ торые работают в соответствующих головных научно-ис­ следовательских или проектно-конструкторских организа­ циях данной отрасли. Такие специалисты сами занимаются исследованиями и разработками и поэтому наилучшим образом осведомлены об особенностях той или иной про­ блемы, тенденциях ее развития и т. д. Задачи подсистемы НТИ ОАСУ должны заключаться лишь в организации такой работы и в исчерпывающем обеспечении каждой задачи нужными исходными документами [43].

Одним из интересных направлений развития научнотехнической информации является разработка и внедрение интегральных информационных систем (ИИС). Появление их вызвано особенностями развития современной науки и техники [56].

Определение «интегральный» означает, что в автомати­ зированную информационную систему вводится всесторон­ няя информация о каком-либо документе, дающая целост­ ное (интегральное) описание его содержания. На основе данного описания автоматизированная информационная

система подготавливает все виды информационных изданий и осуществляет все виды информационного обслуживания. Таким образом, ИИС — это многофункциональная система, тогда как все другие информационные системы, как прави­ ло, предназначены для выполнения какой-то одной функции.

В основу построения ИИС положен принцип однократ­ ной исчерпывающей аналитико-синтетической обработки

ввода результатов такой обработки в вычислительную ма­ шину и многократного использования этих результатов в дальнейшем.

Таким образом, ИИС осуществляет избирательное рас­ пространение информации, подготовку различных инфор­ мационных изданий и ретроспективный поиск документов и информации. Иначе говоря, ИИС производит «расфасов­ ку» информационных материалов в зависимости от типа потребностей.

В ИИС находит свое воплощение принципиально новый подход к созданию автоматизированных информационных систем, который имеет целью обеспечить максимальную экономию интеллектуального труда, затрачиваемого на обработку научных документов, за счет исключения всех повторных операций. Это достигается путем создания воз­ можности многократно использовать в различных сочета­ ниях одни и те же элементы информации, однократно введенные в ЭЦВМ и постоянно сохраняемые в ней для автоматической подготовки разных информационных изда­ ний и для осуществления разных видов информационного обслуживания.

Создание ИИС предполагает гораздо более совершен­ ную организацию труда в органах научно-технической информации. На входе в систему максимально концентруются высококвалифицированные кадры научных работ­ ников и выполняется весь творческий труд по реферирова­ нию, аннотированию и индексированию научных докумен­ тов. В настоящее время ИИС разрабатываются в нашей стране — в ВИНИТИ — по всем основным отраслям точ­ ных, естественных и технических наук, а также в ряде центральных отраслевых институтов научно-технической информации.

IS