книги из ГПНТБ / Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей

запросу. После оценки полученного материала и записи нового информационного запроса абонент обязательно воз­ вращает КОС в информационный центр.

Анализ полученных КОС определяет эффективность системы в целом. При этом оценка «1» показывает эффек­ тивность использования информационного материала и является основным показателем правильности выбранных источников информации; «2» — характеризует оператив­ ность системы; «3» — показывает, что абонент получил информацию из других источников раньше, чем она по­ ступила по системе ТОР, и позволяет выявить новизну издаваемых материалов; «4» — основной показатель ин­ формационного «шума». При анализе качества работы си­ стемы оценки «3» и «4» учитываются совместно.

Помимо выдачи статистических сведений, система не­ прерывно уточняет потребность каждого абонента, выяв­ ляет проблемы межотраслевого характера, представляю­ щие наибольший интерес, что дает возможность плани­ ровать работу отделов информационного центра не потенциально, а по реально важным проблемам.

Разработчиками системы ТОР предусматривается дальнейшее ее совершенствование путем перехода от средств малой механизации к счетно-перфорационному комплексу. В процессе эксплуатации системы формы пред­ ставления информации непрерывно совершенствуются на­ ряду с методами обработки и подготовки материалов для руководящих работников.

Автоматизированная система информационной подготовки решений в системе управления научно-прикладными исследованиями (АСИПР)

Система преследует цели сокращения сроков передачи результатов исследований в производство и по­ вышения качества выполняемых разработок [59].

При разработке системы информационной подготовки решений исходили из следующих посылок.

1. В условиях социалистической экономики подавляю­ щее большинство управленческих решений в том или ином виде фиксируется в определенном плановом докумен­ те. Следовательно, допуская некоторое упрощение, пози-

задачи начальных этапов процесса подготовки решений вы­ полняются с помощью ЭВМ, последующие — силами спе­ циалистов службы НТИ и других подразделений, а завершающие (собственно принятие решения, т. е. выбор альтернатив) — руководителями соответствующего ранга. В принципе схема АСИПР должна складываться не менее чем из трех звеньев (рис. И ) .

АСИПР, как и всякая кибернетическая система, имеет управляющий и управляемый органы. В роли управляю­ щего органа выступает звено I I I («активное звено»), одной из основных функций которого является установление ре­ жимов работы АСИПР на основе требований к «конечной продукции» АСИПР, т. е. требований, предъявляемых со стороны руководства всех трех рангов к сопоставительной резюмирующей информации. Сформулированные на их основе требования к характеристикам исходной информа­ ции поступают из I I I звена в «исполнительный орган» АСИПР — звено I . Само «активное звено» по аналогии с тремя уровнями руководства и планирования складывает­ ся также из трех элементов, каждый из которых обеспечи­ вает информационную подготовку решений, принимаемых на соответствующем уровне управления (планирования).

Как видно из рис. 12, элемент А, т. е. коллектив, подго­ тавливающий ежегодные сопоставительные обзоры, имеет прямую связь с руководителями I ранга. Эта связь реали­ зуется в форме обзоров, содержащих в качестве выводов альтернативы соответствующих решений. Решения руко­ водства I ранга фиксируются в пятилетнем перспективном плане. Обратная связь реализуется в форме требований к содержанию и характеру представления сопоставительных информационных материалов. Это могут быть устные ука­ зания, решения различных совещаний на соответствую­ щем уровне, решения научно-технического совета. Элемент А изучает эти требования и учитывает их при составлении заявок на определенные виды изделий и документов.

ское обеспечение научно-техническими и опытно-конструкторски­ ми работами.

Аналогично строятся прямые и обратные связи эле­ ментов Б 1 и В 2 .

Следует отметить, что критериями оценок отдельных обзоров, справок и т. п., подготавливаемых этими элемен­ тами, служат положения (позиции) проекта пятилетнего плана (для элемента Б) и проекта годового тематического плана (для элемента В ) .

Контакты «активного звена» с руководством соответст­ вующих уровней осуществляются периодически, в основ­ ном в форме консультаций по вопросам содержания посту­ пающей исходной информации и возможностей ее исполь­ зования.

При организации работ службы НТИ по схеме АСИПР возрастает ответственность звена I , основной функцией которого является удовлетворение заявок элемента А, Б и В, дифференцированных в соответствии со спецификой ре­ шений, принимаемых руководителями соответствующих рангов. Поэтому их удовлетворение требует от звена I также дифференцированного подхода к комплектованию фондов материалов научно-технической информации и к построению справочного аппарата.

Конечной задачей службы НТИ при переходе на работу по принципам АСИПР становится создание новой информации как основы принятия специфического реше­ ния в каждом отдельном случае. Просто технический поиск и просто тематический отбор информации, как это чаще всего делается в настоящее время, становятся слишком грубыми методами, так как приводят к потере времени и средств на сбор большого объема информационных мате­ риалов, содержащих информацию по данной тематике, но бесполезных с точки зрения решения конкретной задачи.

Для этого уже на входе АСИПР необходимо «сортиро­ вать» исходную информацию по признакам ее возможного целевого назначения, т. е. обеспечивать целевую индекса­ цию материалов НТИ. В связи с этим особое значение приобретает адресная картотека организаций, фирм, кол­ лективов, лиц, создаваемая также по признаку целевого использования информации. Определение круга организа­ ций (лиц), выполняющих работы, информация о которых может быть использована при подготовке решений, необ­ ходимо Для эффективного наблюдения за деятельностью этих организаций (лиц) и, следовательно, для обеспечения целевого комплектования фонда материалов НТИ.

Звено I I строится, как обычная трехконтурная поиско­ вая система. Однако участие в создании новой информа­ ции, предназначенной служить средством подготовки це­ левых решений, обусловливает необходимость выполнения этим звеном не только справочной функции, но и функции консультанта. Отсюда вытекает требование к такой систе­ ме: она должна быть универсальной, т. е. сочетать в себе признаки документальной и фактографической систем и обеспечивать выполнение полного комплекса информаци­ онно-логических задач и необходимых расчетов.

В соответствии с этим требованием информационный язык для АСИПР характеризуется прежде всего тем, что в него включены дескрипторы из трех предметных обла­ стей; тематической (понятия, термины, словосочетания в пределах соответствующей тематики); области количест­ венных показателей, необходимых для использования в качестве основы при подготовке решения определенных целевых задач, и области целевых понятий.

Требование повысить качество разработок и обеспечить принятие оптимальных решений на всех уровнях руковод­ ства исследовательскими и опытно-конструкторскими ра­ ботами диктует необходимость резко повысить как качест­ во информационного анализа, так и количество информа­ ции, используемой для сопоставления. Поэтому построение эффективной СИПР, структура которой не противоречит структуре системы управления (планирования) отрасле­ выми научно-прикладными исследованиями, мыслимо только на базе автоматизированной информационно-логи­ ческой системы.

Рассмотренные системы не исчерпывают всех случаев практической реализации информационного обеспечения руководителей. В последние годы в Советском Союзе воз­ растает интерес к этой проблеме [35, 37, 48]. Аналогичная рассмотренным форма обслуживания используется в си­ стеме, обеспечивающей научно-технической информацией руководящих работников ряда областей РСФСР.

Определенный опыт накоплен Татарским ЦНТИ по информационному обслуживанию руководства [45]. Обслу­ живание осуществляется по межотраслевой тематике си­ стематически в виде направления ежемесячной «Служеб­ ной информации», а также по разовым запросам.

Методика подготовки «Служебной информации» анало­ гична подготовке тематических подборок с использованием