книги из ГПНТБ / Комиссаров, Э. С. Техника вычислений и механизации вычислительных работ учебник для кооперативных техникумов

тельских обществ, транспортных организаций и т. д.). Типовое проектирование в свою очередь разделяется на

отраслевое и межотраслевое. Отраслевое проектирование применяется для механизации учетно-вычислительных ра­ бот на предприятиях одной отрасли народного хозяйства,

имеющих одинаковые условия работы. Межотраслевое

проектирование применяется для механизации вычисли­ тельных работ на предприятиях различных отраслей на­

родного хозяйства по родственным участкам хозяйствен­ ной деятельности (учет основных средств, учет финансово­ расчетных операций и т. д.).

Типовые проекты организации МСБ носят схемати­ ческий характер. Это дает возможность при механизации учета на данном конкретном предприятии детализировать его отдельные положения применительно к местным усло­

виям.

Индивидуальное проектирование разрабатывается при создании МСБ на данном конкретном торговом предприя­ тии или организации. Индивидуальные проекты механи­

зации учетно-вычислительных работ разрабатывают на основе типовых проектов.

Типовой (а также и индивидуальные) проект организа­

ции МСБ состоит из двух частей: общие положения и ра­

бочая часть.

В общих положениях типового проекта рассматрива­

ются общие вопросы организационно-технических меро­

приятий, связанные с организацией МСБ. Важнейшие из

них:

1.Составление расчетов объема работы, выбор и обос­

нование типов и моделей и определение потребного коли­ чества вычислительных машин, персонала, вспомогатель­ ного оборудования, инвентаря, производственной пло­

щади.

2.Составление сметы затрат,

3.Составление плана размещения оборудования.

4. Комплектование штатов и подготовка кадров.

5.Разработка проектов механизации по отдельным

участкам учета.

6.Разработка кодов и шифров учетных номенклатур,

форм первичных документов и учетных регистров приме­ нительно к условиям механизированного учета и другие

мероприятия.

291

Рабочая часть проекта содержит вопросы организации работы в МСБ: основные функции работников; порядок

приема счетной обработки, контроля и выдачи документов.

В рабочей части проекта есть разделы, касающиеся орга­

низации и оплаты труда операторов МСБ, рассматрива­ ются вопросы взаимоотношений с клиентами и порядок расчетов за выполненные работы, а также вопросы, свя­ занные с техническим обслуживанием и ремонтом вы­ числительной техники.

§ 3. Задачи и содержание проектирования механизации учетно-вычислительных работ

Задачами проектирования механизации и учета явля­

ется тщательное и всестороннее решение всех организацион­

ных и технических вопросов, отмеченных в типовом проекте, применительно к данному предприятию или организа­

ции или к группе организаций, если проектируется кусто­

вая машиносчетная установка. От качества проектирования

зависит экономическая эффективность механизации учет­

но-вычислительных работ.

Задачами проектирования являются также: упрощение

документооборота, улучшение первичной документации,

совершенствование форм и содержания отчетных сводок,

усиление контрольных функций учета, повышение про­

изводительности труда счетных работников, снижение се­

бестоимости учетно-вычислительных работ. Решение этих задач в конечном итоге должно привести к совершенство­

ванию управления работой предприятия (или предприятий). Содержание проектирования также находится в ти­

повом проекте и конкретизируется применительно к данному предприятию с учетом его специфических особенностей. Для

этого следует к проектированию привлекать руководи­

телей учетно-вычислительных работ (главных, старших

бухгалтеров, начальников плановых отделов, экономистов и других специалистов).

Работа по проектированию механизации выполняется в

определенной последовательности, проходя следующие эта­

пы:

1)подготовка к проектированию;

2)всестороннее изучение деятельности предприятия,

относящейся к механизации учета, сбор, обобщение и ана­

292

лиз материалов, полученных при изучении объектов ме­

ханизации;

3)составление рабочего проекта;

4)составление основных положений проекта, их об-= суждение и утверждение;

5)внедрение проекта;

6)выявление фактической эффективности механизации

по результатам внедрения проекта.

Методика изучения учетно-вычислительных работ, под­ лежащих механизации, определение объема работ. Первый

этап — подготовка к проектированию — заключается в со­ ставлении задания на проектирование, где указывается

целый ряд вопросов работы проектировщиков: задачи про­ ектирования, участки учета, подлежащие механизации,

последовательность охвата механизацией различных под­ разделений предприятия, сроки и очередность выполнения проектных работ с указанием исполнителей, организация и порядок оплаты труда проектировщиков. В задании на проектирование указывается также примерный объем за­ трат, связанных с переходом на механизированную обра­

ботку информации, ожидаемый экономический эффект и дру­

гие вопросы.

Затем приступают к всестороннему изучению объекта

механизации, т. е. учетно-вычислительных работ и

связанной с ними деятельности предприятия. Изучается со­ стояние и техника действующей системы выполнения учет­ но-вычислительных работ, тщательно и всесторонне изу­

чаются все учетно-плановые показатели объекта, первич­ ные документы, техника их заполнения и обработки, формы

отчетных сводок, сроки и техника их изготовления, схе­

мы документооборота и др.

Обследование объекта механизации выполняется по

заранее разработанной программе, в которой указывается последовательность и сроки выполнения работ. Изучение объекта проводится различными методами, выбор которых

зависит от организаций работ по обследованию и проек­ тированию. Под методикой обследования понимают спо­

собы получения сведений о всех вопросах, касающихся

изучаемого объекта, согласно пунктам программы.

В практике изучения учетно-вычислительных работ

применяются различные методы обследования! документаль­ ная инвентаризация, фотография и самофотография рабо­

293

чего дня, хронометраж, личное наблюдение, непосредствен­ ное изучение материала, анкетный и устный опрос испол­

нителей и т. п.

Материалы изучения служат основанием для выводов, в

которых отражаются следующие основные вопросы:

1.Состояние документации и документооборота, изме­

нения, которые должны быть произведены в документации

идокументообороте.

2.Состояние учета и отчетности.

3.Изменения в построении кодов учетных номенкла­

тур и построение новых кодов.

4.Выявление работ, подлежащих механизации, и их

объем.

5.Возможные изменения в структуре, штатах и функ­

циях отделов и подразделений предприятия.

6.Возможные изменения в организации учетно-вы­

числительных работ (частичная или полная механизация).

7.Использование имеющихся в предприятии машин и

другие вопросы.

Важным вопросом изучения объекта механизации яв­

ляется определение объема работ, который рассчитыва­

ется по каждому разделу учетно-вычислительных работ и

по видам машин. Для определения объема работ на сум­

мирующих машинах нужно умножить количество строк в документах (документостроки) на количество подсчиты­

ваемых показателей по одной документостроке (с учетом значности слагаемых и итогов).

Единицей измерения при расчетах объема работы на

суммирующих машинах является действие сложения, т. е.

установка числа на клавиатуре и передача его в счетчик.

Объем работ рассчитывается отдельно для суммирующих

машин с узким валиком и для суммирующих машин с ши­

рокой кареткой.

На клавишных вычислительных машинах для опре­

деления объема работ умножают количество строк в пер­

вичных документах на количество умножений по одной

строке.

Единицей измерения при расчетах объема работы на

вычислительных машинах является умножение.

При выполнении сложения и деления на вычислитель­

ных машинах при определении объема работ их переводят в действие умножение из расчета, что одно деление равно

294

1, 3 действиям умножения, а два действия сложения — по одному действию умножения.

Объем работы на суммирующих и вычислительных ма­

шинах рассчитывается отдельно по вычислениям и кон­

тролю вычислений.

Для определения объема работ на фактурных машинах

нужно умножить количество документов в месяц (по каж­ дому виду документов) на среднее число строк в докумен­

те; получается документострока, которая и служит еди­ ницей измерения.

Для определения объема работ на бухгалтерских ма­ шинах нужно умножить количество документострок на количество действий, или граф в одной документостроке.

Единицей измерения является графострока.

Машиносчетное бюро в торговых организациях сле­

дует создавать при объеме экономической информации в

70—80 тыс. документострок в месяц. А так как месячный объем в средних и крупных потребительских обществах

составляет 9—15 тыс. документострок, то наилучшей орга­

низационной формой использования вычислительной тех­

ники является кустовое МСБ.

Выбор и обоснование типов, моделей и расчет количест­ ва требующихся машин. На основании изучения и анализа

объема работ и его структуры, учитывая среднечасовую

производительность машин, производят выбор моделей и

типов машин, а также определяют и их количество, необ­ ходимое для механизации.

Для обоснования выбора того или иного типа модели машин нужно знать среднечасовую выработку по опера­ циям для каждого типа и модели машин. Эти сведения со­

держатся в единых нормах выработки на работу по меха­

низированному учету, утвержденных ЦСУ СССР. На сум­

мирующих машинах с узкой кареткой среднечасовая нор­

ма выработки составляет —1500 действий, на суммирую­

щих с широкой кареткой при составлении таблиц — 1050,

на вычислительных по операции — таксировка — 450, кон­

троль таксировки — 550, на бухгалтерских машинах —

450—585 графострок, фактурных — 100 строк.

Расчет потребного количества машин ведут в следую­

щем порядке:

1. Определяют объем того или иного вида работ по опе­ рациям за месяц.

295

2. Определяют трудоемкость работ в часах (на месяц)

3. Определяют количество часов работы одной машины в

месяц исходя из того, что в среднем в месяце 25,4 рабочих дня по 7 часов в день. При этом плановый процент простоя на технический ремонт устанавливается в размере 1% (25,4 • 7 • 0,99 = 176,0 ч). Это при односменной работе. При работе в 1,5 или в 2 смены — в соответствующее число

раз больше.

4. Определяют требующееся количество машин путем де­ ления месячной трудоемкости работ в часах на количество часов работы одной машины в месяц.

При определении количества работ берут в расчет как сами вычисления, так и их контроль.

Пример. По данным обследования месячный объем

по таксировке составил 410 тыс. действий и контроль так­ сировки — 350 тыс. Тогда трудоемкость работ по такси­ ровке составит 410 тыс.: 450 =911 ч, на контроле 350 тыс.:

: 550 =636 ч, итого 911 + 636 = 1547 ч. Потребное ко­

личество вычислительных машин составит 1547 : 176 =9

при односменной работе, при двухсменной — 1547 : 352 =

=5 машин.

При определении потребности в машинах необходимо

предусмотреть резерв не менее одной машины каждого ви­ да (за исключением фактурных и бухгалтерских) на слу­

чай замены машин, находящихся в ремонте.

Расчет количества работников машиносчетной установки и составление сметы затрат по организации МСУ. Расчет

штата МСУ зависит от объема работ и вычислительного обо­ рудования. Количество операторов для работы на вычисли­

тельных, суммирующих, фактурных и бухгалтерских ма­

шинах при односменной работе должно соответствовать количеству этих машин (за исключением резервных). При этом желательно, чтобы операторы умели работать на раз­

личных видах машин.

В МСБ с количеством счетных машин до 6 руководство

работой МСБ осуществляет страший оператор. Он же вы­

ных машин) штатом предусматривается должность началь­ ника бюро.

296

Количество механиков рассчитывают исходя из уста­

новленных норм обслуживания машин одним механиком и

сменности работы МСУ. В настоящее время приняты сле­ дующие нормы обслуживания одним механиком: клавиш­

ных вычислительных или суммирующих — 20; бухгалтер­

ских или фактурных — 8. При недостаточной загрузке механика на него может быть возложено обслуживание ма­

шин, находящихся в индивидуальном пользовании в сис-

стеме райпотребсоюза.

Если организация имеет договор на обслуживание ма­ шин со специализированной организацией по ремонту вы­

числительной техники, то в штате должность механика не

предусматривается.

При комплектовании штатов МСБ следует подобрать и подготовить кадры из числа счетных работников, высво­ бождающихся в результате механизации различных участ­ ков учета.

При проектировании MCB составляется смета расходов

по ее организации, куда входят следующие статьи:

1.Приобретение счетных машин, вспомогательного

оборудования, инвентаря и инструментов;

2.Приобретение материалов (проводов, осветительной

арматуры и т. д.);

3.Электромонтажные работы (подводка проводов к

машинам, установка розеток и т. д.);

4.Ремонт помещения;

5.Подготовка (переподготовка кадров);

6.Составление проектов по механизации отдельных

участков (на договорных началах);

7. Прочие расходы.

Разработка шифров и кодов учетных номенклатур. Фор­ мы первичных документов и учебных регистров. Определе­

ние шифров и кодов учетных номенклатур, их виды и предъявляемые к ним требования были рассмотрены выше.

Следует отметить, что кодирование широко применяется и при ручной технике учетно-вычислительных работ. При­

мерами могут служить шифры счетов бухгалтерского уче­ та, артикулы товаров и т. д.

Особое значение приобретает разработка кодов при проектировании механизации учетно-вычислительных ра­

бот, так как от их правильной разработки в значитель-

-297

ной мере зависит эффективность использования вычис­ лительных машин.

При использовании вычислительных текстовых машин могут применяться цифровые, буквенные и смешанные ко­

ды. При использовании бестекстовых машин применяются только цифровые коды. Выбор системы кодирования за­ висит от наименований шифруемых показателей, их зна­ чения в учетной работе, характера получаемых сводных по­ казателей и т. д.

Примерный порядок разработки кодов следующий:

1.Определяются учетные объекты и показатели, по которым должны быть составлены коды;

2.Составляются номенклатуры учетных объектов и

показателей, подлежащих кодированию;

3.Выбирается система кодирования для каждой но­

менклатуры;

4.Присваиваются шифры каждому наименованию в но­

менклатуре.

Приводим пример кода поставщиков, покупателей,

организаций и предприятий, применяемого при механиза­

ции учета основных операций оптово-торговой базы Огрско-

го райпотребсоюза Латвийской ССР.

Указанные объекты шифруются четырехзначным числом, в котором первый знак обозначает потребительское об­

щество или предприятие райпотребсоюза, второй знак —

отрасль деятельности (торговля, общественное питание

и др.), последние два знака — номер предприятия.

Оптово-торговая база сообщает потребительским об­

ществам и предприятиям райпотребсоюза первые два шифра и принципы его построения, а те в свою очередь сообщают

базе номера своих предприятий, отделов и секций.

Непронумерованных отделов, секций и предприятий не

должно быть.

Для шифровки счетов бухгалтерского учета пользуют­

ся номерами (шифрами) счетов по счетному плану.

Для определения отношения указанных в первичных документах сумм к товарам или таре, а также включения их в оптовый или розничный товарооборот Огрская база

пользуется бухгалтерский автомат «Аскота-170/55». Свобод­

298.

ные счетчики автомата закрепляются для учета сумм во статьям счета № 171 и оборотов по другим счетам, а их но­

мера используются как шифры.

Сложившиеся при ручной обработке информации фор­

мы документов и документооборота не могут полностью

удовлетворять требованиям механизированного учета.

Проектирование документа заключается в определении

содержания и разработке его формы. Работу следует на­

чинать с анализа и оценки действующих в настоящее вре­

мя форм документов.

Рациональное построение документов и четкая орга­ низация документооборота способствуют совершенство­ ванию управления и усиливают эффективность использо­ вания вычислительных машин.

В условиях механизации учетно-вычислительных ра­ бот можно на основе единых документов составлять свод­

ки не только для бухгалтерского, но и для статистическо­ го и оперативного учета, а также для планирования. По­

этому унификация и совершенствование документов и учетных регистров в этих условиях имеет первостепенное значение.

Документ должен содержать все реквизиты, необхо­

димые для составления, контроля и анализа всего комплек­ са отчетных сводок, и полностью отражать специфику учи­ тываемых хозяйственных операций.

В зависимости от порядка расположения реквизитов различают следующие формы построения документов: ан­

кетную, зональную, табличную и комбинированную.

При анкетной форме реквизиты размещают в вертикаль­

ной последовательности, отводя для их названия левую или

правую часть документа.

При зональной форме бланк документа делится гори­ зонтальными и вертикальными линиями на зоны для записи отдельных групп реквизитов, связанных между собой логической или математической зависимостью. Для каж­ дого реквизита отводят две клетки: одну для его наименова­

ния, другую — для записи исходных данных.

Табличная форма отличается от зональной тем, что каждому реквизиту отводится не одна, а несколько кле­

ток.

Комбинированная форма сочетает в себе несколько пере­

численных форм, например зональную и табличную. Кро-

299

ме того, каждый документ имеет заглавную, предметную

и оформительскую часть.

Обычно в документах вначале размещаются реквизи­

ты справочного характера, затем группировочные и коли­

чественно-суммовые и, наконец, те записи, которые не используются в процессе машиносчетной обработки до­

кументов.

При размещении реквизитов в документе следует учи­

тывать, будет ли он обрабатываться на машине или с него

будут переноситься данные на машинные носители инфор­ мации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты и дис­ ки).

Если документ предназначен для обработки на машине,

например счет-фактура, то между графами количество и цена и графой итога следует оставить место для текста. Это

экономит время оператора, так как пока машина произво­ дит подсчет, оператор печатает текст. Если с документа

будут переноситься данные на машинный носитель, то рас­ положение реквизитов в документе должно соответство­ вать порядку расположения этих реквизитов в макете ма­

шинного носителя информации.

При заполнении различных документов копировальным

методом расположение граф в них должно быть согласовано

с картотекой аналитического учета.

Необходимость в разработке новых форм документов

возникает еще и потому, что в настоящее время появляются

и будут появляться в дальнейшем новые машины, облада­

ющие лучшими эксплуатационными возможностями. Напри­

мер, сейчас есть машины, автоматически считывающие ин­

формацию непосредственно с документа. Записи в доку­

ментах при этом делаются в виде специальных отметок

карандашом или магнитными чернилами. Все шире распро­ страняется способ считывания информации, записанной спе­

циальным шрифтом на пишущей машинке. При разработке

документов следует это учитывать.

Некоторые машинные носители информации, например дуаль-карты, приобретают силу документа. Дуаль-карта представляет собой перфокарту, на которой типографским способом печатается форма первичного документа. Данные

заносятся на дуаль-карту в промежуточные строки, и их

можно прочесть после перфорации. Применение дуаль-кар­

ты сокращает количество записей, устраняет дублиро-

зоо