Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.

1.Запустите Access и откройте базу данных Student, созданную в Лабораторных работах 1, 2 и 3.

Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

2.Создание отчетов с использованием мастеров.

На вкладке Отчеты выберите кнопку Создать, далее Мастер отчетов. Выберите источником данных таблицу Студенты. Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты.

Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появилась панель элементов управления. Это означает, что инструменты конструктора отчетов такие же, как инструменты конструктора форм. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись, для отображения данных элемент Поле. Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.

3.Группировка данных.

Для объединения записей в группы используется команда Сортировка и группировка из меню Вид. В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте этот пункт меню, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп (значение Да), и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

4.Нумерация записей в отчетах.

Для нумерации записей в группе или по всему отчету, необходимо добавить в область данных отчета свободное поле, и задать значения свойства Данные равным формуле =1. Для свойства Сумма с накоплением нужно установить значение Для группы. Если нужна сквозная нумерация по всему отчету, свойство Сумма с накоплением должно иметь значение Для всего.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

5.Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных.

Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблицы Сессия. Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Ступенчатый, любой стиль, задайте имя Сессия.

6.Подведение итогов в отчетах.

Для подведения итогов по группам используется команда Сортировка и группировка из меню Вид. В отчете записи о студентах уже сгруппированы по номерам групп. Добавьте в отчет область Примечание группы для номера группы (значение Да). В область примечаний добавьте вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам для каждой группы (функция Avg()).Добавьте надпись «Средние по предметам». Отделите тонкой линией снизу данные о различных группах.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

7.Группировка данных и подведение итогов при создании отчетов с использованием мастера.

Мастер может автоматически подвести итоги при группировке данных. Создайте новый отчет на данных таблицы Сессия. На шаге Сортировка нажмите кнопку Итоги… и подведите итоги как средние оценки по экзаменам. Покажите Только Итоги. Сохраните отчет с именем Итоги.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

Войдите в конструктор. Удалите поле, вычисляющее количество записей, текст надписи Avg замените на Среднее по предметам. Удалите поле Фамилия из области данных и надпись Фамилия из колонтитула. Запомните, как расположены элементы отчета.

8.Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора.

Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм. Оба конструктора имеют одинаковую Панель элементов. Создание отчета аналогично созданию форм.

Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название группа должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.

Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты. Свойство Данные этого поля задайте с помощью встроенной функции Now() из списка функций. Свойство Формат этого поля должно быть форматом отображения даты.

В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя пункт меню Вставка - Номера страниц.

11.07.12. Системы управления базами данных Ms Access. Многотабличные базы данных. Связывание данных таблиц. Средства управления приложением. Макросы. Элементы управления. Сложные подчиненные формы. Отчеты для многотабличной базы.

Многотабличные базы данных Access. Связывание данных таблиц.

1.Откройте Access, создайте новую базу данных, сохраните в своей папке с именем Commerce.

В этой БД создается модель базы данных некоторой торговой фирмы, которая пытается заниматься коммерцией. Ассортимент товаров, которыми фирма торгует, ограничен. Данные о товарах хранятся в таблице «ТОВАРЫ». Каждый товар фирма может получать от различных фирм и предприятий, с которыми она работает, причем, один вид товара, например, молоко, фирма получает от разных поставщиков одновременно, например, от Челябинского молокозавода, Коркинского, Чебаркульского, и других. Наоборот, каждый поставщик поставляет более одного вида товара, так, от Челябинского, Коркинского, Чебаркульского и других молокозаводов могут быть поставки молока, масла, сыра и других видов продукции. Данные о поставщиках хранятся в таблице «ПОСТАВЩИКИ».

Между таблицами «Товары» и «Поставщики» существует отношение многие ко многим. Оно разрешается в таблице «ПРИХОД ТОВАРОВ», с помощью которой можно работать с данными двух таблиц одновременно.

Связывание данных из таблиц выполняется по специальным полям кодов (код товара, код поставщика).

2.В режиме конструктора создайте три таблицы БД:

Таблица 1. «ТОВАРЫ»

Код_товара	Наименование	Единица Измерения	Цена

• Типы полей: Код_Товара – Счетчик, Наименование – Текстовый, Единица Измерения – Текстовый, Цена – Денежный. Ключевое поле – Код_Товара.

Таблица 2. «ПОСТАВЩИКИ»

Код_поставщика	Наименование	Адрес	Телефон	Директор

• Типы полей: Код_Поставщика – Счетчик, Наименование – Текстовый, Адрес – Текстовый, Телефон – текстовый, Директор – Текстовый. Ключевое поле – Код_поставщика.

Таблица 3 «ПРИХОД ТОВАРОВ»

Номер записи	Дата	Код_товара	Код_поставщика	Количество

• Типы полей: Номер – Счетчик, Дата – Дата/Время, Код_Товара – Числовой, Код_поставщика – Числовой, Количество – Числовой. Ключевое поле – Номер записи.

Обязательно! При создании таблицы «ПРИХОД ТОВАРОВ» для полей Код_товара и Код_поставщика выберите размер поля такой же, как у типа Счетчик – Длинное целое. Именно по этим значениям этих полей будут связаны данные.

Уникальными являются значения полей Код_товара в таблице «Товары», Код_поставщика в таблице «Поставщики», Номер записи в таблице «Приход товаров».

3.Создание форм.

1. Создайте ленточные формы для таблиц Товары и Поставщики с использованием мастера форм. Включите в них все поля указанных таблиц. Сохраните их с именами Товары и Поставщики.

2. Для таблицы Приход Товаров создайте форму с помощью конструктора. При создании полей Номер, Дата и Количество особенностей нет. Вместо полей для Код_товара и Код_поставщика используйте элемент управления Поле со списком . Нужно пользоваться мастером (кнопка на панели элементов включена). Пройтивсе шаги мастера! При размещении поля со списком для Код_Товара используются данные из таблицы Товары (поле Наименование), значения сохраняются в поле Код_Товара. При размещении поля со списком для Код_Поставщика используются данные из таблицы Поставщики (поле Наименование), значения сохраняются поле Код_поставщика. Свойство формы Режим по умолчанию задайте «ленточная». В области заголовков разместите заголовки Номер, Дата, Товар, Поставщик, Количество.

4.Ввод данных.

Используя созданные формы, введите по 5–6 записей в таблицы «Товары» и «Поставщики». Введите 8–10 записей в таблицу Приход товаров с использованием списков для ввода наименований. Введите повторяющиеся значения наименований поставщиков и наименований товаров. Откройте таблицу Приход Товаров и убедитесь, что в этой таблице в полях Код_Товара и Код_поставщика хранятся не наименования товаров и предприятий, а их коды.

5.Схема данных.

Откройте окно Схема данных. Добавьте в схему все три таблицы. Свяжите Поставщики и Приход товара по полю Код_поставщика отношением один ко многим. Свяжите Товары и Приход товара по полю Код_товара отношением один ко многим.