2.2. Создание новой базы данных

Для создания БД нужно, прежде всего, запустить уже упомянутую выше программу MSAccess 2007 и выбрать в меню одну из предлагаемых возможностей либо один из предлагаемых шаблонов – Основные фонды, Учащиеся, События и т.д., либо - команду Новая база данных (см. рис. 2.1). В этом случае слева будет открыто диалоговое окно Создание.

Рис.2.1.

В окне следует ввести имя БД. В этом файле будут храниться данные, а также описания структуры таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов создаваемой БД. На экране появится окно новой «пустой» базы данных (рис.2.2). Она постепенно заполняется содержимым по мере создания с помощью соответствующих мастеров (или «вручную») нужных таблиц, а затем и других объектов.

Рис.2.2

2.2.1. Создание таблиц

Для создания таблицы нужно щелкнуть по вкладке Создание главного меню окна БД, а затем — по кнопке Таблица. Access 2007 открывает окно Новая таблица и предлагает два способа создания таблицы - Режим таблицы (непосредственный ввод) и Конструктор (рис.2.3).

Рис.2.3.

Рассмотрим их подробнее:

1. Режим таблицы

При выборе варианта Режим таблицы появляется заготовка таблицы, содержащая 2 строки и 2 столбца - Код поля и Добавить поле (см. рис. 2.4.)

Рис. 2.4.

В этом случае производится непосредственное добавление новых полей и их переименование, а затем - ввод данных в ячейки. Для изменения имени поля нужно сделать двойной щелчок по заголовку соответствующего столбца, ввести новое имя и нажать клавишу Enter. После заполнения таблицы Access автоматически определит тип полей в зависимости от внесенной в них информации. После завершения ввода информации таблицу нужно сохранить и присвоить ей имя. После этого Access предложит добавить в нее ключевое поле. Если это предложение будет принято, то в таблицу будет добавлено поле Код типа Счетчик (автоматический порядковый номер), содержащее номера введенных записей.

Использование режима таблицы не позволяет установить нужные свойства полей. Для этого следует перейти в режим конструктора таблицы, вызываемый нажатием кнопки Конструктор окна БД.

2. Режим конструктора

При создании таблицы в этом режиме на экране вы увидите такое окно (см. рис. 2.5).

Рис.2.5.

В верхней его части находится пустой бланк таблицы, содержащей три графы: Имя поля, Тип данных и Описание. Для создания таблицы нужно заполнить, по крайней мере, две из них: Имя поля и Тип данных. В нижней части окна расположены графы, позволяющие настроить Свойства поля – его размер, формат и др. (см. рис. 2.6.).

Рис. 2.6.

Таким образом, для каждого из полей будущей таблицы следует выполнить следующие действия:

• ввести имя поля таблицы (до 64 алфавитно-цифровых символов, включая пробелы);

• определить тип данных поля (текстовый или, раскрыв список, выбрать нужный тип данных);

• ввести описание поля (необязательно) - пояснительный текст о содержащихся в поле данных;

• задать свойства поля (необязательно) – позволяют задавать условия хранения и отображения данных.

2.3. Тип данных и свойства поля

2.3.1. Тип данных

Определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если поле имеет тип Числовой, то Access не позволит ввести в это поле текст. По типу данных поля Access определяет не только, какие данные могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Для хранения данного типа Дата/время требуется 8 байт памяти, текстовое поле требует 1 байт для каждого символа. Для изменения типа данных нужно щелкнуть левой клавишей в пустой строке столбца Тип данных. В итоге появится список (см. рис.2.7).

Рис. 2.7.

Основные типы данных:

• текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255 байт;

• поле МЕМО — комментарии и пояснения, до 64 Кбайт;

• числовой — числовые данные;

• дата/время — значения даты и времени;

• денежный — денежные значения;

• счетчик — автоматическая нумерация;

• логический — логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь

• объект OLE — фотография (рисунок), таблица Excel, документ Word или другие данные в двоичном формате;

• гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.

Access 2007 разрешает включать пробелы в имя поля. Однако не все СУБД поддерживают эту возможность. Поэтому, если предполагается в дальнейшем использовать таблицы БД в других СУБД, то целесообразно создавать имена полей без пробелов.