- •Оглавление
- •Глава 6. Формы 74
- •Глава 7. Запросы 94
- •Глава 8. Отчеты 118
- •Введение
- •Глава 1. Основные понятия баз данных
- •Модели представления данных в базах данных
- •1.2. Система управления базами данных Access
- •Объекты Access
- •Глава 2. Построение базы данных
- •2.1. Основные принципы проектирования бд
- •2.2. Создание новой базы данных
- •2.2.1. Создание таблиц
- •2. Режим конструктора
- •2.3. Тип данных и свойства поля
- •2.3.1. Тип данных
- •2.3.2. Задание свойства поля
- •1). Размер поля
- •2). Формат поля
- •3). Маска ввода
- •4). Подпись
- •5). Значение по умолчанию
- •7). Индексированное поле
- •8). Сообщение об ошибке
- •2.4. Ключевое поле
- •2.5. Подстановка данных
- •2.6. Установка свойств таблицы
- •Глава 3. Связи в access
- •3.1. Определение связей между таблицами
- •3.2. Типы связей между таблицами
- •1. Связь типа «один-ко-многим»
- •2. Связь типа «один-к-одному»
- •3. Связь типа «многие-ко-многим»
- •3.3. Создание связей
- •Глава 4. Работа с таблицей
- •Модификация бд. Операции над таблицами
- •Модификация структуры таблицы
- •Изменение типа данных и размера поля
- •Ввод и редактирование данных в таблице
- •4.4. Поиск и замена данных
- •4.5. Сортировка и фильтрация данных
- •Глава 5. Функции. Формулы. Выражения. Построитель выражений
- •5.1. Операторы
- •5.1.1. Арифметические операторы
- •5.1.2. Операторы слияния строк (конкатенации)
- •5.1.3. Операторы сравнения
- •5.1.4. Логические операторы
- •5.1.5. Операторы идентификации. Идентификаторы
- •5.2. Константы
- •5.3. Функции
- •5.3.1. Функции для работы с датами
- •5.3.2. Функции для работы со строками
- •5.3.3. Математические функции
- •5.3.4. Статистические функции
- •5.3.5. Статистические функции по подмножеству
- •5.3.6. Другие полезные функции
- •5.4. Построитель выражений
- •Глава 6. Формы
- •6.1. Создание формы
- •6.2. Структура формы
- •6.3. Виды форм
- •6.4. Содержимое формы
- •6.5. Создание формы
- •Использование Мастера форм
- •6.6. Элементы управления
- •6.6.1. Изменение стандартных свойств эу
- •6.7. Настройка внешнего вида формы
- •6.8. Создание эу
- •6.9. Создание диаграмм
- •6.10. Составные формы
- •Глава 7. Запросы
- •7.1. Общая характеристика запросов
- •7.1.1. Свойства запросов
- •1. Вывод всех полей
- •2. Набор значений
- •3. Уникальные значения
- •7.2. Типы запросов в Access
- •7.3. Создание запроса
- •7.3.1. Создание запроса в режиме Конструктор
- •7.3.2. Включение полей в бланк запроса
- •7.3.3. Добавление вычисляемого поля
- •7.4. Отбор записей в однотабличных запросах
- •7.4.1.Точное совпадение значений полей
- •7.4.2. Шаблоны общего вида. Оператор Like
- •7.4.3. Диапазон значений. Операторы And и Between
- •7.4.4. Список значений. Операторы Or и In
- •7.4.5. Отрицание образца. Оператор not
- •7.4.6. Отбор записей с Null значениями и пустыми строками
- •7.4.7. Использование нескольких строк условий
- •7.4.8. Использование вычисляемых полей
- •7.5. Запросы с параметром
- •7.6. Итоговые запросы
- •7.7. Перекрестные запросы
- •7.8. Запросы на изменение
- •7.8.1 Запрос на добавление
- •7.8.2. Запрос на удаление
- •7.8.3. Запрос на создание таблицы
- •7.8.4. Запрос на обновление
- •Глава 8. Отчеты
- •8.1. Структура отчета
- •8.2. Создание отчета
- •Создание отчета с помощью Конструктора
- •8.3. Сортировка и группирование
- •8.4.Режимы окна отчета
- •8.5. Печать отчета
- •Информационное обеспечение управления I.
8.4.Режимы окна отчета
Окно отчета может находиться в одном из трех режимов: режиме конструктора, режиме просмотра образца и режиме предварительного просмотра.
Режим конструктора предназначен для создания новых и изменения существующих отчетов;
Режим просмотра образца предназначен для предварительной оценки правильности шрифтового оформления и расположения элементов управления в отчете. В этом режиме изображаются все разделы отчета, а также несколько записей в области данных. При этом выполняется сортировка и группирование данных, однако не используются ни условия отбора, ни объединение таблиц, определенные в базовом запросе.
В режиме предварительного просмотра отчет выглядит на экране так, как он выглядел бы, будучи напечатан. Напечатанный отчет может выглядеть иначе, чем на экране в режиме предварительного просмотра, если для его оформления используются немасштабируемые шрифты. Масштабируемыми являются шрифты Тгyе Туре и некоторые другие шрифты.
При просмотре отчета в режиме просмотра образца или в режиме предварительного просмотра можно изменять масштаб изображения отчета. Для возврата в режим конструктора нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов в окне образца. Чтобы перейти в режим предварительного просмотра из режима конструктора нажмите кнопкуПредварительный просмотр на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора нажмите кнопкуЗакрыть на панели инструментов в окне предварительного просмотра.
8.5. Печать отчета
Чтобы напечатать готовый отчет, нужно нажать кнопку Печать на панели инструментов. Напечатанный отчет может содержать пустые страницы. Как правило, это является следствием того, что размеры отчета превышают размер бумаги, которая используется для печати. Чтобы в отчете не было пустых страниц, сумма полной ширины отчета с шириной правого и левого полей не должна превышать ширину бумаги, указанную при настройке печати (смотрите следующую формулу):
Ширина отчета + Левое поле + Правое поле <= Ширина бумаги
Если отчет содержит слишком много пустого пространства вокруг разделов и элементов управления, то его можно уменьшить, изменив размеры и определив некоторые свойства разделов и элементов управления. При печати отчета очень важно правильно задать свойства отчета, его разделов и некоторых ЭУ. Свойства отчета вызываются двойным щелчком мыши по прямоугольнику на пересечении горизонтальной и вертикальной линеек, либо из контекстного меню, вызванного, когда указатель мыши находился в серой области бланка отчета вне разделов. Свойства разделов вызываются двойным щелчком мыши по серой полосе с названием раздела. Свойства любого ЭУ вызываются двойным щелчком мыши по этому ЭУ.
Для печати всего отчета важны свойства Верхний колонтитул иНижний колонтитул. Возможные значения:
Все страницы — колонтитулы печатаются на всех страницах;
Без заголовка — колонтитулы не печатаются на тех страницах, где печатался заголовок отчета;
Без примечания — колонтитулы не печатаются на тех страницах, где печаталось примечание отчета;
Без заголовка/примечания — колонтитулы не печатаются на тех страницах, где печатались заголовок или примечание отчета.
Для печати разделов отчета важны свойства Конец страницы иНе разрывать. СвойствоКонец страницы может принимать значения:
Отсутствует — расставлять страницы не обращая внимание на начало/конец раздела;
До раздела — поставить конец страницы перед началом раздела;
После раздела — поставить конец страницы после конца раздела;
До и после раздела — поставить конец страницы до начала и после конца раздела.
Для того чтобы в приведенном в качестве примера отчете Список студентов каждая группа печаталась на отдельной странице, нужно задать значениеПосле раздела в свойствеКонец страницы разделаПримечание группыГруппа. Чтобы разделы не разрывались при печати, нужно задавать значение «Да» в свойствеНе разрывать.
При печати отчета важно правильно выделить место для ЭУ, особенно если это длинное символьное поле или поле типа Mемо. У ЭУ типа поле есть свойстваРасширениеиСжатие. Если задать значение «Да» в свойствеРасширение, при необходимости будет автоматически увеличиваться высота области, выделенной полю на бланке отчета. Раздел, в котором находится такой ЭУ, автоматически получает значение«Да»в свойствеРасширение. По умолчанию вместо полей, содержащих пустые значения, на страницах отчета остается пустое пространство. Для удаления этого пустого пространства следует использовать свойствоСжатие. Поле, имеющее значение«Да»,в этом свойстве не занимает места при печати отчета, если содержит пустое значение или строку нулевой длины.
Вера Александровна Никольская