5. Ввод, редактирование, форматирование данных в ячейках.

5.1. Типы данных

В ячейки рабочего листа могут быть введены три вида данных: числа, формулы и текст.

Числа, включая даты, представляют собой значения, которые можно использовать в вычислениях.

Формулы – это инструкции к вычислениям. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки (имена ячеек), арифметические и логические операции, функции MS Excel, скобки для изменения последовательности выполнения операций. Формула всегда начинается со знака =.

Текст – это информация, которая не является ни числом, ни формулой.

Тип данных, вводимых в ячейку определяется автоматически. Если данные могут быть числом, то MS Excel их так и интерпретирует. В противном случае данные рассматриваются как текст.

5.2. Ввод, редактирование и форматирование текста

Для ввода информации в ячейку рабочего листа сначала необходимо сделать эту ячейку активной. Данные можно вводить с клавиатуры непосредственно в ячейку (при этом текстовый курсор находится внутри ячейки – такой режим называется редактированием в ячейке), либо в строку формул, предварительно щелкнув мышью в троке формул (при этом текстовый курсор находится в строке формул над рабочим листом – такой режим называется редактированием в строке формул).

При вводе символов необходимо помнить, что:

• чтобы сохранить данные в ячейке необходимо завершить ввод нажатием клавиши Enter на клавиатуре или щелчком на кнопке Enter в строке формул;

• если начать ввод данных с алфавитно-цифровых символов, то данные из текущей ячейки заменяются на вводимые;

• если щелкнуть в строке формул, или дважды в текущей ячейке, то старое содержание не удаляется и появляется возможность его редактирования;

• чтобы отменить изменения в ячейке, можно нажать клавишу Esc, или щелкнуть на кнопке Отмена слева от строки формул;

• чтобы отобразить текст ячейки в нескольких строках, можно при переходе на новую строку пользоваться комбинацией клавиш Alt+Enter.

Когда текст не помещается в ячейке полностью, он отображается поверх следующей ячейки, если она пустая. Если же в соседней ячейке уже находятся данные (или вводятся), отображение текста обрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, необходимо увеличить ширину соответствующего столбца или, выделив ячейку, посмотреть на строку формул.

Форматирование текста

Внешний вид введенного текста (в ячейках, диапазонах) можно изменить. Для форматирование данных необходимо выделить диапазон (ячейку) и использовать команду Формат|Ячейки основного меню или команду Формат ячеек контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих пользователю различные возможности для форматирования:

• На вкладке Число выбирается вид и форма представления числовых данных (подробнее смотрите ниже);

• На вкладке Выравнивание задается способ выравнивания содержимого ячеек. Можно задать выравнивание как по горизонтали, так и по вертикали. Здесь же можно задать один из способов вертикального расположения текста, а также возможность переноса текста строки внутри ячейки по словам (установить флажок).

• Кроме известных видов выравнивания существует новый тип – с объединением ячеек. При этом типе выравнивания происходит объединение выделенных ячеек в одну и центрирование в ней содержимого левой верхней ячейки диапазона. Такой тип выравнивания используется для заголовков таблиц, расположенных на рабочем листе;

• На вкладке Шрифт задаются параметры форматирования символов. По умолчанию Excel использует шрифт Arial размером 10 пт.

• На вкладке Граница выбираются линии границ для выделения определенных ячеек и диапазонов рабочего листа.

• На вкладке Вид можно выбрать средства для оформления определенных частей листа: заголовков, итоговых сумм и т.п.

• На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвращает случайное изменение содержимого ячейки.

Для применения цвета заливки ячеек, цвета шрифта и установки границ выделенных ячеек можно использовать кнопки Цвет заливки, Цвет шрифта и Границы панели инструментов Форматирование.