3. Анализ данных в ms Excel

Ввод данных в Excel производится с некоторой конечной целью, например, чтобы принять некоторые решения. Наилучшим решением является использование форм данных и сводных таблиц.

Формы данных

Легкий и надежный способ ввода или поиска данных. Для этого нужно выбрать любую ячейку и выполнить команду Данные|Форма. Откроется диалоговое окно, в котором с левой стороны отображаются поля базы данных, а с правой – кнопки управления формой (Рис. 9). В форме отобразится первая запись базы данных.

Рис. 9. Окно формы

Особенно полезны формы, если столбцов в базе данных много. Формы имеют вертикальное положение и окна для ввода и редактирования всех полей. Можно добавлять, удалять и редактировать записи.

Форму можно использовать для поиска отдельных записей, удовлетворяющих заданным условиям. Для отбора записи нужно щелкнуть на кнопке Критерии.

Создание сводных таблиц

Сводная таблица обобщает сведения в столбцах базы данных в их связи друг с другом. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах.

Сводные таблицы удобны для анализа данных по нескольким причинам:

• позволяют создать обобщенные таблицы, которые представляют возможность группировки однотипных данных, подведения итогов, нахождения статистических характеристик записей;

• легко преобразуются;

• разрешают выполнять автоматический отбор информации;

• на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются.

Создать сводную таблицу можно, выполнив команду Данные|Сводная таблица. В открывшемся диалоговом окне Мастера сводных таблиц (Рис. 10), под заголовком Создать таблицу на основе данных, находящихся:, надо указать источник данных для сводной таблицы.

Рис. 10. Диалоговое окно мастера сводных таблиц.

Возможен выбор одного из 4 источников:

• в списке или базе данных MS Excel (поместить столбцы);

• во внешнем источнике (файлы);

• в нескольких диапазонах консолидации (несколько списков или таблица с выделенными столбцами);

• в другой сводной таблице или диаграмме.

Под заголовком Вид создаваемого отчета можно задать вид сводной таблицы: просто сводная таблица или таблица с диаграммой.

Консолидация рабочих листов

Консолидация – агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках.

При консолидации рабочих листов происходит обобщение однородных данных. Например, можно обработать сведения, поступающие из различных отделов компании, и, таким образом, получить общую картину.

Однако консолидация – это не только суммирование. В ходе этого процесса можно вычислить такие статистические величины, как среднее, стандартное отклонение, количество значений. Совместно с консолидацией полезно использовать структурирование, причем структура может создаваться автоматически. Листы, предназначенные для консолидации, не обязаны иметь одну и ту же структуру.

Процесс консолидации:

1. Укажите диапазон назначения, где должны располагаться консолидированные данные. Можно указать не весь диапазон, а только его верхнюю ячейку.

2. Выберите команду Данные|Консолидация. На экране появится диалоговое окно Консолидация (Рис.11).

Рис. 11. Окно Консолидация

3. В списке Функция укажите тип консолидации. Допустимые типы: сумма, количество значений, среднее и т.д.

4. В поле Ссылка укажите исходный диапазон данных, который должен быть консолидирован (например, Лист1!$A$1:$B$7). Щелкните на кнопке Добавить. В результате выбранный диапазон будет добавлен в Список диапазонов.

5. Повторите п. 3, 4 для других консолидируемых диапазонов.

6. Определите способ консолидации данных: согласно расположению в диапазоне или согласно заголовкам строк и столбцов. Если консолидация происходит по расположению, снимите флажок – подписи верхней строки и значения левого столбца.

7. Укажите, что должен содержать диапазон назначения: фиксированные значения, которые в дальнейшем не будут изменяться при изменениях в исходных данных, или связанные величины, обновляющиеся при изменениях в исходных данных. Если фиксированные значения, то снимите флажок – Создавать связи с исходными данными.

8. Щелкните на кнопке ОК.

Практическое занятие 3. Работа с табличной базой данных

Задание 1. СОЗДАНИЕ СПИСКА

1. Скопируйте список из файла Занятие3.xls (уточните у преподавателя его местонахождение) или создайте список самостоятельно.

2. Добавьте в список не менее 2 записей, используя форму данных. Для ввода данных воспользуйтесь Формой данных:

• выделите любую ячейку списка или весь список;

• выберите команду Данные|Форма;

• просмотрите уже введенные записи (щелчком по кнопке Далее);

• отредактируйте произвольно одну из записей;

• в первую пустую запись формы введите данные и щелкните на кнопке Добавить;

• повторите предыдущий пункт нужное количество раз;

• с помощью кнопки Критерии найдите все записи, относящиеся к определенной дате, продавцу и т.п. Для этого в соответствующее поле введите дату, фамилию и т.п., при этом щелчок на кнопке Назад или Далее приведет к перемещению только по записям, удовлетворяющим выбранному критерию.

• проанализируйте изменения в таблице;

• щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к рабочему листу;