УЭФ. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Задание 2. Заполните таблицу

N пп	Виды организационно- распорядительной документации	Характеристика	Примеры
1	Организационные документы предприятия (учредительные)	Пакет документов, который является юридической основой деятельности организации, определяет ее правовой статус	Устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, о штатное расписание, должностные инструкции, о правила внутреннего трудового распорядка
2	Распорядительные документы предприятия	Документы, носящие административный характер	Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения
3	Документы по личному составу предприятия	Это документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем	Приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки
4	Внешние нормативные документы государственных и муниципальных организаций, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия	Документы, которые регулируют деятельность предприятия, но не являются внутренними (законы, трудовой кодекс)	Налоги, охрана окружающей среды
5	Информационно-справочные документы предприятия	Документ, который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Информационно- справочные документы не содержат поручений, He обязывают выполнять поручения.	Акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.

Задание 3. Решите ситуационные задачи

Задача 1

Заведующий аптекой ООО «Авиценна» принимает на постоянную работу с испытательным сроком 3 месяца провизора-аналитика в рецептурно-производственный отдел, заключив трудовой договор No 28/4 от 12.04.2023 г. и установив оклад в размере 55 тыс. рублей. Условия работы – 5-дневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00.

Составьте приказ о приеме на работу провизором-аналитиком Смирнову Ларису Ивановну.

Внесите соответственную запись в трудовую книжку Смирновой Л.И.

Вопросы к задаче 1:

1. К какой классификационной группе относится данный документ?

 Документы по личному составу предприятия

2. Какая форма бланка используется при составлении приказа о приеме на работу?

форма N Т-1

3. Какая информация должна быть включена в данный приказ?

• наименование организации;

• название документа;

• дата и регистрационный номер;

•  тема;

• текст приказа;

• место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;

• отметка об исполнителе;

• место для виз согласования, если это необходимо.

4. Кто должен подписать данный приказ?

Руководитель субъекта - заведующий аптекой+сотрудник

5. Допускается ли внесение исправлений в данный документ?

Допускается вносить изменения

6. Что представляет собой документ «Трудовая книжка»?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

7. Дайте понятие электронной трудовой книжке. Каким образом работник может следить за содержанием своей трудовой книжки?

Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности

работника в электронном виде, которые хранятся в Пенсионном фонде России.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет

реализована только в цифровом формате.

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица

могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также

через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут

предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний

или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление

Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ).

Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства

или работы человека.

8)  В течение какого срока вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку?

Все записи в трудовую книжку, кроме записи об увольнении, вносятся в течение недели со дня наступления соответствующего события (приема на работу, перевода, награждения) + запись об увольнении - в тот же день

Задача 2

Заведующий аптекой ООО «Авиценна» увольняет фармацевта рецептурно-производственного отдела Кутепову Татьяну Васильевну на основании ее заявления. Данный фармацевт работал на основании заключенного трудового договора No 15 от 10.01.2010.

Составьте приказ об увольнении данного работника в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Внесите соответственную запись в трудовую книжку Кутеповой Т.В.

1) Какие основания увольнения работника в данном случае? Кутепову Т.В. увольняют по собственному желанию, согласно со статьей 80 Трудового Кодекса (Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) ) 2) Какая форма бланка используется при составлении приказа об увольнении? Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТР6.30-2003.

Бланк приказа об увольнении составляется по формам No Т-8 и No Т-8а. В строке (графе) этих форм "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью. (письменный бланк)

3) Какая информация должна быть включена в данный приказ?

• Наименование организации;

• название документа;

• дата и регистрационный номер;

• тема;

• текст приказа;

• место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;

• отметка об исполнителе;

• место для виз согласования, если это необходимо.

• основание о прекращении трудового договора

4) Кто должен подписать данный приказ? Заведующий аптекой ООО «Авиценна»

5) Какая формулировка причины увольнения указывается в приказе? «В соответствии со статьей 80 ТК прошу уволить меня по собственному желанию с занимаемой должности «Фармацевт» «дата»»

6) Какая запись вносится в трудовую книжку при увольнении работника?

По собственному желанию.

Задача 3

Составьте приказ No 187 от 06.04.2023 о награждении почетной грамотой работника аптечной организации – начальника отдела запасов аптечной организации ООО «Просто аптека» Лавренева Михаила Алексеевича – за добросовестное отношение к работе, креативный подход в решении поставленных задач, надежность, стремление к развитию и профессиональному росту.

Вопросы к задаче 3: 

1) Из каких этапов состоит процедура награждения работника почетной грамотой?

Порядок поощрения состоит из трех этапов:

• Готовят представление к поощрению;

• Издают приказ о награждении почетной грамотой;

• Вносят записи в трудовую книжку и личную карточку сотрудника;

Обычно представление о поощрении состоит из двух частей: общая характеристика сотрудника, оценка его профессиональной деятельности, сведения о квалификации; ходатайство о поощрении почетной грамотой работника. 

Например, «за продолжительный стаж и успехи в работе прошу наградить такого-то почетной грамотой».

 

2) Какая форма бланка используется при составлении приказа о награждении? 

Можно оформить его на унифицированном бланке — по форме № Т-11 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А можно разработать и утвердить собственный бланк.

3) Как составляется представление о награждении? 

Обычно данный документ пишет руководитель структурного подразделения или непосредственный начальник отличившегося сотрудника. Ходатайство составляется на имя руководителя компании, который и принимает окончательное решение о награждении Ходатайство руководителю нужно подавать заранее. Обычно период указан во внутреннем

«Положении о поощрении сотрудников», но если нет - то, как минимум, за две недели до предполагаемого награждения.

правила составления документа.

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца ходатайства нет, поэтому работники предприятий вправе писать его в произвольной форме или же составлять в соответствии с разработанным и утвержденным в учетной политике фирмы, шаблоном. В любом случае, данный документ должен включать в себя

• сведения о предприятии,

• персональные данные о представляемом к награждению сотруднике,

причины и обстоятельства, побудившие его непосредственного руководителя к написанию ходатайства 

 и дату составления документа.

Не надо забывать и о том, что ходатайство может содержать в себе информацию не об одном, а сразу о нескольких представленных к награждению работниках.

4) Какая информация должна быть включена в данный приказ? 

В характеристике с указанием конкретных заслуг представляемого к награждению государственной наградой должны быть отражены данные: 

• характеризующие личность награждаемого, 

• квалификацию, 

• конкретные трудовые (военные) заслуги, 

• сведения об эффективности и качестве работы, 

• участии в общественной деятельности. 

Не допускается вместо заслуг описывать жизненный путь, послужной список или перечислять должностные обязанности.

Характеристика должна быть емкой и в то же время лаконичной, содержать конкретные личные заслуги, ранее не отмеченные государственными наградами Российской Федерации.

Характеристика с описанием заслуг, размещается на конкретной странице наградного листа. При необходимости допускается продолжение характеристики на дополнительном отдельном листе — вкладыше в наградной лист, но не более одной страницы.

5) Вносится ли данная информация в личный листок работника? 

Вносится

6) Вносится ли данная информация в трудовую книжку работника?

Вносится 

Задача 4

Заведующему аптекой ООО «Авиценна» в связи с производственной необходимостью необходимо внести изменения в состав комиссии по приемки товара, заменив провизора Иванову Елену Олеговну, проходящую лечение, на фармацевта Осипову Галину Сергеевну на срок 1 месяц.

Составьте письменное распоряжение.

Задача 5

В аптечной организации No 33, являющейся структурной единицей аптечной сети ООО «Аптечная сеть», в связи с эпидемиологической ситуацией в регионе три штатных работника из семи находятся в вынужденном отпуске, сопряженном с заболеванием (больничный). В результате этого штатная работа аптечной организации невозможна.

В связи с этим, руководитель аптеки Селиванов Ярослав Иванович обращается к руководителю ООО «Аптечная сеть» Лоскутову Юрию Юрьевичу о необходимости принятия им управленческого решения для разрешения сложившейся ситуации.

Вопросы к задаче 5:

1) Какой документ следует оформить руководителю аптечной организации?

служебная записка или докладная записка

распоряжение до момента исполнения решения 

2) Какие меры для разрешения сложившейся ситуации может принять

руководитель сети аптек?

• закрыть аптечную организацию до выздоровления персонала

• нанять в ускоренном темпе новых сотрудников

• мотивировать оставшийся персонал на усиленную работу

• переманить сотрудников из других компаний

• перераспределить сотрудников из других аптек данной аптечной сети

3) Какая документация должна быть оформлена руководителем при выборе и принятии управленческого решения?

приказ перевода из одной аптеки в другую, затем по возвращении сотрудников на свое рабочее место издается новый приказ, отменяющий действие предыдущего приказа.    

4) Составьте проект данного документа.

ООО «Аптечная сеть»

текущая дата; номер распоряжения; город Москва; 

Об перераспределении сотрудников данной аптечной сети для решения вопроса кадровой нехватки в связи с эпидемиологической ситуацией в регионе.

Приказываю: 1. выявить, в каких аптечных учреждениях данной аптечной сети не выявлено кадровой нехватки персонала, выявить сотрудников, которых можно на время перераспределить в аптеку 33.

2. составить необходимую сопроводительную документацию, необходимую для перевода сотрудников

3. ознакомить новых сотрудников с их должностными инструкциями

4. главным по исполнению распоряжения назначить Селиванова. 

подпись 

Задача 6

В аптечной организации No 33, являющейся структурной единицей аптечной сети ООО «Аптечная сеть», ежегодно в срок до 1 февраля текущего года составляется и утверждается порядок и очередность выхода персонала в трудовой оплачиваемый отпуск. Данный порядок оформляется документально, согласуется и утверждается в установленном порядке.

Вопросы к задаче 6:

1) Какие документы должны быть оформлены?

Организационные документы предприятия (учредительные): График отпусков

• не позднее 17 декабря текущего года

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Информационно-справочные документы предприятия: уведомление

Уведомление оформляется в свободной форме и направляется минимум за 2 недели до начала отпуска, составить его необходимо в письменном виде и получить от сотрудника подпись об ознакомлении с документом.

Распорядительные документы предприятия: приказ о предоставлении отпуска

Финансово-бухгалтерские документы предприятия: записки-расчета, в которой указываются доходы, учитываемые при расчете среднего заработка, удержанный налог и фактическая сумма к выплате

Информационно-справочные документы предприятия: табель учета рабочего времени

Документы по личному составу

предприятия: разделе VIII личной карточки работника

2) Кто должен разрабатывать данные документы? согласовывать?

утверждать?

вообще отдел кадров

• График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ).

• Разрабатывать может заместитель/директор, в случае делегирования обязанностей руководителя, но в конце нужна будет подпись руководителя,  то есть согласовывать с руководителем

• Бухгалтерский отдел должен разрабатывать записки-расчеты, но согласовывать и утверждать с руководителем( а вообще зависит от того, какая орг структура предприятия)

•  Утверждать: работодатель (руководитель ао и др) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее ( но это про график отпусков)

3) Составьте проекты данной документации.

Уведомление (тока если что надо будет сказать АО № 33 ООО “Аптечная сеть” и год 2023+ провизору-технологу))

Г рафик отпусков

Приказ

Записка-расчет

Табель учета рабочего времени