16.4. Порядок налогообложения

ОПЛАТЫ ПРОЕЗДА РАБОТНИКОВ К МЕСТУ РАБОТЫ

Работодатель может участвовать в расходах работников по оплате проезда к месту работы различными способами:

- выплачивать компенсацию установленного размера;

- покупать проездные билеты (единые или на отдельный вид транспорта);

- самостоятельно организовать доставку сотрудников (своим транспортом либо с привлечением транспортных организаций).

По общему правилу оплата работодателем проезда работников является облагаемым НДФЛ доходом (пп. 10 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

В том числе доход возникает, если работнику предоставляется служебный транспорт, однако он использует его в личных целях. К такому мнению пришел Минфин России в Письме от 21.09.2007 N 03-04-06-01/329.

Вместе с тем, если транспортные расходы понесены в целях выполнения работником трудовых обязанностей, такие суммы не облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-05-01-04/117, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870, Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08).

Например, бухгалтер организации "Бета" А.В. Колотова ездит сдавать отчетность в контролирующие органы и для компенсации своих расходов по проезду предъявляет в бухгалтерию проездные билеты. В организации "Бета" установлен учет служебных поездок бухгалтера А.В. Колотовой (ведется журнал учета). Компенсация таких расходов работника не облагается НДФЛ.

Далее мы подробно расскажем, в каких случаях при разных способах оплаты проезда у работника возникает облагаемый доход, а у работодателя - обязанность исчислить, удержать и уплатить с него НДФЛ.

Быстро перейти к нужному разделу вы можете по следующим ссылкам:

разд. 16.4.1. Порядок налогообложения компенсаций (дотаций) на проезд к месту работы >>>

разд. 16.4.2. Порядок налогообложения стоимости проездных билетов, оплаченных работодателем >>>

разд. 16.4.3. Порядок налогообложения доставки работников на работу и обратно >>>

разд. 16.4.4. Исчисление, удержание и перечисление НДФЛ со стоимости оплаты проезда работников к месту работы >>>

разд. 16.4.5. Отражение в бухгалтерском учете оплаты проезда работников к месту работы >>>

16.4.1. Порядок налогообложения

КОМПЕНСАЦИЙ (ДОТАЦИЙ) НА ПРОЕЗД К МЕСТУ РАБОТЫ

В случае если работодатель компенсирует стоимость проезда работнику (выплачивает дотацию на проезд), доходом работника будет сумма такой компенсации (п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ).

Например, организация "Бета" ежемесячно выплачивает своим работникам компенсацию расходов, связанных с проездом на работу и обратно, в размере 50 руб. за каждый рабочий день. Выплата компенсации производится вместе с заработной платой. Сумма выплачиваемой компенсации является налогооблагаемым доходом работников.

Однако, по мнению некоторых судов, указанная сумма признается доходом работников, если работники имели возможность использовать проездные документы не только в производственных целях, но и для личных нужд. Об этом говорится в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2007 N Ф04-8288/2007(40650-А27-41).

Но если транспортные расходы понесены в связи с производственной необходимостью, то такие суммы в доход работника не включаются и НДФЛ не облагаются.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ оплата стоимости проезда к месту проведения собеседования, а также проживания кандидатам (претендентам, соискателям) на вакантную должность?

Встречаются ситуации, когда организация оплачивает проезд до места своего нахождения потенциальным сотрудникам. Речь идет о случаях, когда для проведения собеседований приглашаются кандидаты, проживающие достаточно далеко от работодателя.

Контролирующие органы расценивают такую оплату проезда как доход физического лица, полученный в натуральной форме (Письмо Минфина России от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170). Соответственно, по мнению финансового ведомства, в отношении оплаты проезда потенциального работника организация выступает в качестве налогового агента. С суммы такого дохода соискателя организации необходимо рассчитать и уплатить НДФЛ (Письма Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562).

Заметим, что чиновники не ставят обязанность удержать налог в зависимость от того, будет впоследствии заключен трудовой (гражданско-правовой) договор с соискателем или нет. Следовательно, НДФЛ потребуется перечислить и в случае отрицательного результата собеседования.

Например, кадровая служба организации "Альфа", расположенной в г. Москве, пригласила П.И. Захарова, проживающего в г. Липецке, для прохождения собеседования на открытую вакансию. Для прибытия в г. Москву П.И. Захаров воспользовался железнодорожным транспортом. Стоимость билета составила 2840 руб.

По итогам собеседования П.И. Захарову было отказано в принятии на работу. Тем не менее организация "Альфа" компенсировала ему стоимость проезда. Со стоимости билета бухгалтер ООО "Альфа" удержал и уплатил в бюджет НДФЛ в размере 369 руб. (2840 x 13%).

Организация, оплачивающая кандидату проезд к месту проведения собеседования, при необходимости может взять на себя и оплату его проживания (например, в гостинице). Минфин России считает, что в таком случае в налогооблагаемый доход соискателя следует включить и стоимость проживания (Письмо от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170).

Однако позиция финансового ведомства не бесспорна.

Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 17.08.2012 N А56-35143/2011 указал, что оплата организацией проезда до места проведения собеседований и проживания претендентам на вакантные должности не облагается НДФЛ независимо от того, будет принят в дальнейшем соискатель на работу или нет. В отношении кандидатов, с которыми впоследствии заключены трудовые договоры, судьи отметили, что оплата расходов на проезд и проживание таких лиц связана с исполнением ими трудовых обязанностей и на основании п. 3 ст. 217 НК РФ освобождена от налогообложения. Что касается соискателей, не принятых на работу, то в данном случае расходы произведены в интересах потенциального работодателя, а физические лица экономической выгоды не получили, поэтому не возникло и облагаемого дохода. Кроме того, суд учел, что денежные средства непосредственно соискателям не передавались, а услуги по проезду и проживанию оплачивались напрямую перевозчикам и гостиницам без разделения по конкретным физическим лицам.

Как видно, однозначной точки зрения по рассматриваемому вопросу в настоящее время нет. При этом если вы не облагаете НДФЛ стоимость оплаты проезда и проживания кандидатам на вакантные должности, то в случае возникновения спора с проверяющими есть шанс отстоять свою позицию в суде.