9.2.2. Учет выплаченных доходов и сумм удержанного ндфл

Налоговый агент обязан индивидуально по каждому физическому лицу вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

- доходов, которые он выплачивает;

- сумм налога, которые он удерживает у физического лица и перечисляет в бюджет.

В настоящее время налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ). Подробнее об обязательных реквизитах таких налоговых регистров вы можете узнать в разд. 10.3 "Форма ведения учета доходов физических лиц".

Примечание

Напомним, что до 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму либо рекомендуемую финансовым ведомством налоговую карточку 1-НДФЛ (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6). Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 был утвержден Порядок заполнения налоговой карточки 1-НДФЛ.

9.2.3. Представление отчетности о выплаченных доходах.

СРОК СДАЧИ СПРАВКИ (ОТЧЕТА) ПО ФОРМЕ 2-НДФЛ

Ежегодно не позднее 1 апреля налоговый агент должен представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за предыдущий налоговый период (п. 4 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Сведения подаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. Однако, если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек, допускается использовать бумажный формат (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для представления сведений используется форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В Приложении к данной форме содержатся Рекомендации по ее заполнению. Порядок представления сведений о доходах физических лиц утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Формат, в котором справки по форме 2-НДФЛ формируются в электронном виде, также утвержден Приказом ФНС России N ММВ-7-3/611@ (Приложение N 2).

9.2.4. Хранение документации

Налоговый агент обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

9.2.5. Выдача справок о доходах физическим лицам

Налоговые агенты должны выдавать по заявлениям физических лиц справки о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ, Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Отказ в предоставлении такой справки является незаконным. Тем не менее Налоговым кодексом РФ не предусмотрена ответственность за отказ в ее выдаче (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).

Примечание

Подробнее о правилах составления и выдачи данной справки читайте в разд. 18.2.2 "Выдача справки физическому лицу по его заявлению".

Приложение 1 к разделу 9.2

Образец представляемого в налоговую инспекцию

заявления о невозможности удержания налога

Руководителю ИФНС России N 4

по г. Москве

Иванову И.С.

от ООО "Альфа"

Адрес: г. Москва, ул. Красная Сосна, д. 5

ИНН/КПП 7704502552/770401001

Исх. N 34 от 21.01.2013

Заявление

В связи с невозможностью исполнить обязанности налогового агента и удержать НДФЛ с дохода, выплаченного в натуральной форме трем физическим лицам, на основании п. 5 ст. 226 НК РФ сообщаем о факте получения ими дохода.

Приложение: справки по форме 2-НДФЛ - 3 экз.

21.01.2013 Генеральный директор ООО "АльФа" / Подпись / Иванов И.С.