Алгоритм. Как оформляют упд
Продавец выписывает два экземпляра УПД и передает покупателю
Покупатель проверяет УПД: правильно ли заполнен документ, нет ли расхождений между товарами по документу и по факту, соответствуют ли описанию результат и качество выполненных работ или оказанных услуг
Если все сходится, покупатель подписывает оба УПД. Один экземпляр оставляет себе, а второй передает поставщику
Важно проверять правильность оформления УПД, чтобы в итоге заплатить в бюджет меньше налога на прибыль и НДС. Бухгалтер должен проверить форму, реквизиты и содержание УПД. Ведь если проверяющие обнаружат ошибки, они снимут расходы и вычет по НДС, доначислят налоги, пени и штрафы. По какой форме выставлять УПД и какие сведения в нем обязательно указать, узнаете из урока «Как выглядит УПД и что в нем должно быть».
Какие статусы могут быть в упд
Назначение УПД зависит от статуса: 1 или 2. Документы составляет продавец и указывает статус.
Статус 1 означает, что продавец одновременно использует УПД и как первичный документ и как счет-фактуру. Такой УПД служит покупателю основанием для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и для вычета по НДС.
Использовать УПД отдельно только в качестве счета-фактуры нельзя. Например, если в подтверждение хозяйственной операции продавец составляет отдельную накладную, он не может использовать УПД, а должен выставить счет-фактуру по форме, утвержденной постановлением Правительства от 26 декабря 2011 № 1137 (письмо ФНС от 22 августа 2018 г. № АС-4-15/16298).
Статус 2 означает, что УПД применили только как первичный документ, например, как товарную накладную. В этом случаях продавцу нужно составить отдельный счет-фактуру.
Кто приносит упд в бухгалтерию
В бухгалтерию УПД обычно приносят менеджеры. Они закупают необходимые товары у продавцов и принимают результаты работ или услуг у исполнителей, сверяют данные с УПД, подписывают и забирают свой экземпляр, а затем передают бухгалтеру.
Если и продавец, и компания применяют электронный документооборот, то УПД загружают через специальное приложение с подписями руководителя и главбуха компании-продавца или предпринимателя. Исполнитель и ответственный менеджер компании подписывают УПД электронными подписями, и электронный УПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
Что на основании УПД отражают в учете бухгалтеры продавца и покупателя, смотрите на схеме.
Схема. Как в учете отражают УПД
На основании УПД бухгалтер отражает и проводки, которые относятся к первичке, и к счету-фактуре.
Какие проводки для этого нужно сделать, узнаете из урока «Какие проводки сделать, если получили или выписали УПД».
Самое важное
УПД можно использовать одновременно вместо первичного документа и счета-фактуры либо только вместо первичного документа.
УПД дает право уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль и НДС к уплате.
В бухгалтерию УПД приносят менеджеры.