1.3.4. Распределение полномочий власти, ответственности в аппарате управления. Положения о структурных подразделениях аппарата управления

Важным элементом совершенствования управления является упорядочение содержания работы управленческих служб, отделов, отдельных работников. Необходимой предпосылкой для этого выступает разработка должностных инструкций и положений об отделах и службах.

Положение о структурном подразделении предприятия – документ, предназначенный для нормативной и правовой регламентации его деятельности. Оно определяет статус подразделения, его организацию, степень ответственности за выполнение закрепленных функций. Обычно положение имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Структура.

4. Функции.

5. Права.

6. Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия.

7.Ответсрвенность

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Для каждой из них разрабатывается должностная инструкция. Основой для разработки служат квалификационные характеристики. На одном предприятии к их составлению должен быть обеспечен единый подход. Должностные инструкции отражают круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работников.

1.4. Основные задачи управления производством и производственной системой.

Управлять производством означает обеспечить его целенаправлен­ное поведение в изменяющихся условиях. Это достигается надлежащей организацией и развитием производственного процесса предприятия. Все методы и средства управления предполагают создание условий, максимально содействующих достижению поставленных целей.

Планирование представляет собой постановку проблемы, прогнозирование, определение целей, разработку стратегии их выполнения, определение условий и средств достижения цели. Функционирование системы обеспечивается благодаря регулированию, которое включает учет и контроль.

В процессе планирования принимаются решения. Потом создаются условия для их выполнения, и система начинает функционировать. Однако под влиянием внутренних и внешних факторов могут возникать отклонения от намеченных целей. Регулирование направлено на нейтрализацию причин отклонений и обеспечение желаемого хода развития системы.

Для обеспечения функционирования системы осуществляются сбор, хранение и обработка информации для расчета показателей, характеризующих функционирование системы, и их анализа. Контроль предполагает наблюдение за ходом достижения поставленных целей, проверку выполнения управленческих решений и оценку их последствий.

Регулирование позволяет выявить проблемы, требующие новых управленческих решений, новых организационных структур. Последствия этих решений вновь будут регулироваться, контролироваться.

Таким образом, производственные системы включают: планирование, анализ, контроль.

В зависимости от особенностей производственной системы осуществляется процесс управления.

Основной задачей производственной системы является выпуск продукции. Производство включает непосредственно технологические процессы и вспомогательные операции, связанные с изготовлением продукции.

Управление производством связано с составлением календарных планов, установлением норм выработки, совершенствованием технологии, контролем качества, обработкой материалов и т.п.

Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Информация может поступать из внутренней и внешней среды организации. Например, информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденции развития технологии, правительственных документах поступает из внешней среды.

Подсистема планирования и контроля перерабатывает информацию и выдает решения, как должна работать перерабаты­вающая подсистема.

Конкретными вопросами, которые требуют решения, могут быть:

* планирование производственных мощностей;

* диспетчеризация;

* управление материально-производственными запасами;

* контроль качества.

Задача предприятия состоит в том, чтобы воспринять «на входе» факторы производства (затраты), переработать их и «на выходе» выдать продукцию (результат) (рис. 3.). Как было сказано выше, такого рода трансформационный процесс обозначается как «производство». Его цель — в конечном итоге улучшить уже имеющееся, чтобы увеличить таким образом запас средств, пригодных для удовлетворения потребностей.

Производственный (трансформационный) процесс состоит в том, чтобы преобразовать затраты (вход) в результат (выход); при этом необходимо соблюдение ряда правил.

Между затратами на входе (input) и результатом на выходе (output), а также параллельно им на предприятии происходят многочисленные действия (решаются задачи), которые только в их единстве полностью описывают производственный трансформационный процесс (рис.3.).

Рис. 3. Частные задачи производственного трансформационного процесса производства

Коротко рассмотрим частные задачи производственного трансформационного процесса предприятия:обеспечения (снабжения), складирования (хранения), изготовления продукции, сбыта, финансирования, обучения персонала и внедрения новых технологий, а также управления.

К задаче снабжения предприятия относятся покупка или аренда (лизинг) средств производства, покупка сырья (для предприятий с материально-вещественной продукцией), прием ми работу сотрудников.

К задаче складирования (хранения) относятся все производственные работы, которые возникают перед собственно процес­сом производства (изготовления) продукции в связи со складированием средств производства, сырья и материалов, а после него — со складированием и хранением готовой продукции.

В задаче изготовления продукции речь идет о производственных работах в рамках производственного процесса. На предприятиях, изготавливающих материально-вещественную продукцию, они в значительной степени определяются технологической составляющей. В частности, необходимо определить, когда, какая продукция, в каком месте, с использованием каких производственных факторов должна быть изготовлена (производственное планирование).

Задача сбыта продукции связана с исследованием рынка сбыта, воздействия на него (например, путем рекламы), а также с продажей или сдачей в аренду продукции предприятия.

Задача финансирования находится между сбытом и снабжением. Путем продажи продукции, или результата производственного процесса зарабатывают деньги, а при снабжении или обеспечении производства деньги тратят. Однако часто отток и приток денег неодинаковы (не покрывают друг друга). Так, крупные инвестиции могут не компенсироваться выручкой от продаж, но это решается в рамках в рамках финансового менеджмента.

Обучение персонала и внедрение новых технологий должны дать возможность сотрудникам постоянно повышать квалификацию, и они благодаря этому должны быть в состоянии внедрять и разви­вать новейшие технологии во всех сферах предприятия и особенно в области новой продукции и производственных технологий.

Задача управления (руководства) включает работы, которые охватывают подготовку и принятие руководящих решений с целью руководства и управления всеми другими производст­венными работами на предприятии.

Для данной концепции характерны прямые и обратные связи между отдельными подсистемами: исследованием, консультированием, освоением, производством, распределением.

Каждая подсистема должна способствовать достижению общей цели, хотя решает конкретные задачи. Например, подсистема «исследование» может включать определение направлений раз­работки проекта, составление календарного плана разработки, расчет сметы затрат и методов контроля издержек, определение надежности разрабатываемого продукта и др. Может быть выделена подсистема «кадры», включающая расчет потребности в кадрах, что предполагает учет характера работы, определение требований к квалификации работников; определение норм выработки.

Таким образом, целостная сложная система состоит из систем первого порядка, или подсистем, которые в свою очередь состоят из систем второго порядка, или системных составляющих, которые, в свою очередь, подразделяются на низшие и более низшие системы третьего, четвертого порядка и т.д. Причем, деление продолжается до выделения простой системы n-го порядка. Вся сеть систем, образующих целостную сложную систему, проектируется таким образом, чтобы способствовать решению конечной задачи, для реализации которой осуществ­ляется разработка всего проекта. Для сферы промышленности это предполагает обеспечение ответственных исполнителей информацией, необходимой для эффективного управления ра­ботами по исследованию, конструированию и разработке новых проектов, а также производственными и сбытовыми функциями.

Сложной системой является комплексный объект (пред­приятие в целом, его организационное подразделение, группа или комплекс оперативных функций или даже одна из них). Подсистема представляет подразделение первого порядка в сложной системе. Подсистем должно быть не менее двух, в противном случае деление лишается смысла. Составляющей системой является подразделение второго порядка, существую­щее в рамках сложной системы. Низшие системы — это систе­мы, входящие в систему подразделения третьего, четвертого и других порядков. Существует также понятие коренной системы, которая составляет конечное подразделение.

Процесс проектирования систем состоит из пяти этапов: исследование, получение информации, моделирование, испы­тание и корректировка модели.

Исследование имеет целью выбор средств и методов для про­ектирования систем (экономико-математические методы, ста­тистические, социологические и др.) Получение информации предполагает определение достаточности имеющейся информа­ции и потребности в дополнительной информации. В процессе моделирования могут применяться как специальные, так и тра­диционные методы и средства. Например, для проектирования системы нормирования и организации труда могут потребо­ваться технологические карты, маршрутные схемы производственного процесса, специальные компьютерные программы, различные методы теории управления.

На этапе испытания и корректировки модели могут быть использованы методы теории игр, методы оценки эффективно­сти и качества работы.

Как правило, основную часть работы по проектированию систем в крупных западных компаниях выполняет отдел орга­низации производства. Отдел возглавляется вице-президентом по организации производства. Названия соответствующих под­разделений отражают характер их деятельности. Ведущую роль при проектировании систем играет отдел операционных иссле­дований и прикладной науки. Он имеет право привлекать ком­петентных работников из других подразделений. Это повышает вероятность разработки оптимального проекта системы путем улучшения существующей системы или ее изменения либо пу­тем проектирования совершенно новой системы.