2. Конкретная производственная ситуация № 1.

«Подготовка делового совещания и количественная оценка его стоимости и полезности»

Цель занятия: – приобретение студентами навыков подготовки и проведения делового совещания.

Методические указания

Деловое совещание – это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и сложным вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

Деловое совещание, являющееся одним из важных методов управления, охватывает все три стадии процесса управления: сбор информации, переработка информации с использованием тезауруса (всего объёма знаний, накопленного к данному моменту) и принятие решения в виде системы управляющих команд.

Преимуществом делового совещания перед многими методами управления является то, что, как правило, на нём присутствуют будущие исполнители принимаемых решений, поэтому отпадает потребность в передаче информации от управляющего субъекта к объекту управления.

Проведение делового совещания

По материалам отечественных и зарубежных исследований наиболее эффективны заседания с общим регламентом рассмотрения одного, достаточно сложного вопроса в пределах 30 – 40 минут.

Доклад (или справка) рассылается участникам совещания для ознакомления заранее. В этом случае расход времени на заседание таков:

Вопросы докладчику и ответы на них, примерно 5 минут;

Обсуждение 10 – 15 минут с регламентом выступления 2 – 3 минуты

Чтение проекта решения, около 10 минут.

На продолжительном заседании с десятками участников каждые 50 минут следует делать перерыв на 10 минут, а на заседании с сотнями участников следует через каждые 1,5 часа объявлять перерыв на 15 минут.

О качестве подготовки и ведении заседания можно судить по его темпу.

Если председательствующий выбрал правильный стиль его проведения, темп совещания будет высоким, напряжённым.

Основная задача председательствующего – обеспечить возможность выслушать мнения участников и серьёзно разобраться в них. Завершающим этапом совещания является его решение.

Решения могут подготавливаться двумя путями:

1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Участники заседания вносят в проект добавления и изменения, после чего решение утверждается;

2)председатель прямо на заседании подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

Чтобы совещание не прошло впустую, обязательна чёткая фиксация принятых решений, доведение их до исполнителей, организация исполнения и контроль качества и сроков исполнения.

Деловое совещание является одним из самых дорогих видов служебной деятельности. Экономические потери на каждое совещание прямо пропорциональны числу участников и длительности совещания.

Расчёт стоимости совещания производится по формуле:

,.

где С – стоимость совещания, р.,

N – число участников, чел.,

Т – длительность совещания, час.,

З_ср – среднемесячная зарплата участников, р.,

Т_р.ср. – среднее число рабочих часов в месяц.

Данная формула учитывает только прямые расходы на совещание, не касаясь затрат, связанных с моральным и материальным ущербом производству из-за отсутствия участников совещания на их постоянных рабочих местах.

Стоимость совещания можно определить не только по формуле, но и графически [1].

В ряде случаев эффект технических, научно-технических и оперативных производственных совещаний может быть приближённо оцениваться выигрышем времени от улучшения технологического процесса и повышения производительности труда в результате получения полезной информации.

Для расчётов пользуются следующими понятиями и формулами [1].

Индивидуальный эффект присутствия Э_п – выигрыш рабочего времени в (часах) каждого участвующего в заседании в результате получения информации, полезной ему.

Общий эффект присутствия Э_(n) – суммарный выигрыш рабочего времени всеми присутствующими на заседании (n – число присутствующих).

Пусть длительность заседания – Т часов (время непосредственно на заседание плюс скрытые затраты времени, принятые равными одному часу на каждого участника). Тогда граничное условие целесообразности заседания будет иметь вид:

Если это неравенство не выполняется, заседание проводить нецелесообразно.

Полезность заседания равна:

то есть полезность заседания зависит не только от обсуждаемой тематики, определяющей величину Э_п, но и от длительности заседания и числа присутствующих.