3. Создание новой (пустой) базы данных

Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне МSAccess, необходимо:

1. на панели инструментов Область задач выбратьСоздание–Новая база данных;

2. в появившемся окнеФайл новой базы данныхвыбрать место сохранения базы данных и ввести имя новой базы данных

3. щелкнуть кнопку Создать, после чего открывается окно базы данных.

4. Работа с таблицами

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами:

• режим Таблицы;

• режим Конструктора;

• режим Сводной таблицы;

• режим Сводной диаграммы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Видна панелях инструментов.

В режиме Таблицыосуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п.

В режиме Конструкторасоздается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, описываются поля, задаются их свойства.

В режимах Сводной таблицыиСводной диаграммыудобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

4.1. Создание таблиц

За создание, просмотр и модификацию структуры таблиц, а также ин­формации в них отвечают команды вкладки Таблицы.

Для того, чтобы преступить к созданию таблицы, нужно нажать на ко­мандную кнопкуСоздать. В результате на экране появиться диалоговое окно, в котором можно выбрать режим создания таблицы.

Наиболее широкие возможности для создания таблиц предоставляет ре­жим Конструктор. Для того чтобы сформировать структуру таблицы, необ­ходимо задать имена полей таблицы и их тип.Имена полейтаблицы в окнеКонструкторазадаются в столбце Поле. При формировании имен полей лучше использовать только алфавитно-цифровые символы. Использование некоторых специальных символов, таких как точка, восклицательный знак и квадратные скобки «[ ]» в именах полей недопустимы. Символ пробела мо­жет использоваться в именах полей, однако, чтобы избежать ошибок при дальнейшей работе с базой данной, при формировании имен полей из не­скольких слов символ пробела лучше заменить на символ подчеркивания «_».

Тип данныхполя определяется в столбце Тип данных. При перемещении в столбец Тип данных в ячейке появляется кнопка со стрелкой вниз. Нажав на нее можно активизировать список, позволяющий вы­брать нужный тип данных. По умолчанию устанавливается тип Текстовый.

В столбце Описаниеможно поместить краткий текст, который будет выводиться в строке состояния при выборе данного поля в режимах Таблицы или Формы. Заполнение столбца Описание является необязательным.

4.2. Типы данных

СУБД Access поддерживает следующие типы данных:

• Текстовый используется для хранения любой последовательности симво­лов (до 255). По умолчанию длина текстового поля равна 50 символам.

• Поле MEMO используется для хранения текста большого объёма (инфор­мация о служащих, товарах на продажу, юридические отчёты, истории бо­лезни). В этих полях может содержаться до 32 тысяч символов.

• Числовой используется для хранения числовых значений (кроме денеж­ных сумм). Если числа не требуют вычислений (номера телефонов, почто­вые индексы), можно использовать для их хранения текстовые поля.

• Дата/время используется для хранения даты и/или времени. При этом проверка правильности дат и времени осуществляется автоматически (нельзя вводить, например, такие данные: 13/42/2003 или 25:47). Над зна­чениями этого типа данных также можно выполнять вычисления.

• Денежный используется для хранения числовых значений денежных сумм. Автоматически добавляется фиксированное количество цифр после десятичной запятой, чтобы предотвратить ошибки округления.

• Счётчик используется для автоматической нумерации добавляемой запи­си. Поля счётчика используются как идентификационные номера записей таблицы, если необходимо различать записи в таблице.

• Логический используется для хранения логических величин, которые мо­гут принимать только два возможных значения типа «да» или «нет».

• Поле объекта OLE используется для сохранения объектов из других приложений, связанных или внедренных в базу данных Microsoft Access. Например, электронная таблица Microsoft Excel, документ MS Word, ри­сунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате.

• Гиперссылка предназначена для хранения гиперссылок.

• Мастер подстановки создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью списка или поля со списком. Выбор этого параметра запускает мастер подстановок, создаю­щий Поле подстановок. После завершения работы мастера устанавлива­ется тип данных, основанный на значениях, выбранных в мастере.

При выборе определенного типа данных становятся доступными дополни­тельные Свойства поля (см. вкладку Общие), позволяющие установить фор­мат поля, значение поля по умолчанию, маску ввода данных и т.д.

В столбце Описание можно поместить краткий текст, который будет выводиться в строке состояния при выборе данного поля в режимах Таблицы или Формы. Заполнение столбца Описание является необязательным.