5.8. Перекрестные запросы

Accessподдерживает особый тип итоговых запросов, который называетсяперекрестным запросом. Он позволяет вывести вычисляемые значения в перекрестные таблицы.

На начальном этапе создания перекрестных запросов рекомендуется использовать Мастер.

Порядок действий:

Выбрать в главном окне базы данных объект Запросы, щелкнуть кнопку Создать. В появившемся диалоговом окнеНовый запросвыбратьПерекрестныйи далее следовать указаниямМастера.

Пример перекрестного запроса

6. Работа с формой

ФОРМЫ являются основным средством организации интерфейса пользо­вателя. Формы обеспечивают вывод данных на экран в выбранном представ­лении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добав­ление и удаление данных из БД. В форме можно сделать доступными для чтения все данные или только их определенную часть. Чтобы автоматизиро­вать вывод определенных данных или выполнение некоторой последователь­ности, можно создать форму с макросами или функциями Microsoft Access Basic. Для этого можно использовать специальные элементы управления - командные кнопки, различные переключатели и т.д. С их помощью можно открывать другие формы, выводить меню, фильтровать данные и т.д. Макро­сы или функции могут запускаться в ответ на определенные события - от­крытие формы, вывод сообщение о произведенных в форме вычислениях, ак­тивизирования определенного элемента управления и т.д.

Формы могут быть созданы на основетаблиц и запросов. Наиболее про­сто это может быть сделано с помощью Мастера форм. Для этого нужно пе­реключиться в окне базы данных на вкладку Формы и нажать кнопку Соз­дать. При этом на экране появится окно выбора режима создания формы, в котором необходимо выбрать Мастера форм. В появившимся окне Мастера необходимо выбрать таблицы, или запросы, для которых будет создаваться форма. Затем нужно выбрать поля, которые будут отображены в форме, при этом возможен выбор полей из нескольких таблиц. Далее выбрать внешний вид формы, тем самым задав, в каком виде будут представлены данные на эк­ране, и фоновый рисунок формы. На самом последнем шаге мастера необходимо задать имя формы, после чего нажать на кнопку Готово.

Двойной щелчок (кнопкаОткрыть) на имени формы открывает ее для просмотра.

Пример формы:

внешний вид формы – ленточный, стиль формы – обычный.

Дальнейшее редактирование формы может быть осуществлено с помо­щью Конструктора форм, который позволяет изменить шрифт, цветовое оформление, вставить командные кнопки, переключатели, рисунки и т.д.

7. Работа с отчетами

ОТЧЕТЫпредставляют собой наилучшее средство для представления дан­ных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами выдачи данных на печать отчеты обладают следующими преимуществами: отчеты имеют более широкие возможности для группировки, а также вычис­ления промежуточных и общих итогов для большого набора данных. Отчеты могут использоваться для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, материалов для презентации и других документов.

Отчет может быть создан на основе таблицы или запроса.

Создание отчетов с использованием Мастера:

1. В главном окне базы данных выбрать вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать. При этом откроется диалоговое окно Новый отчет.

2. Выбрать режим создания отчета Мастер отчетов и источник данных - таблицу или запрос.

3. Задать поля, которые будут отображены в отчете (аналогично для форм).

4. При необходимости добавить уровни группировки - поля, по которым будет осуществляться группировка записей. При этом содержимое поля, выбранного для группировки, указывается один раз, а под ним указываются записи, содержащие в этом поле совпадающие значения. (В данном при­мере группировка отсутствует).

5. Выбрать порядок сортировки записей. Указать поля, по которым бу­дет осуществляться группировка, и как при этом будет осуществлять­ся сортировка данных - по возрастанию или по убыванию. (В дан­ном примере организована сортировка даты заказа по возрастанию).

6. Выбрать требуемый вид отчета, расположение его на листе бумаги и стиль отчета из списка предложенных. (В примере вид макета таб­личный, стиль формальный).

7. На последнем шаге нужно ввести имя отчета и щелкнуть кнопку Готово.

Пример отчета.