Федеральное агентство по образованию

Сочинский государственный университет туризма и курортного дела

Филиал Сочинского государственного университета туризма и курортного дела в г. Нижний Новгород

Кафедра Математики, информатики и естественных наук

Microsoft Access

Учебно-методическое пособие

по информатике

Нижний Новгород

2006

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 7

Работа в Microsoft Access 10

1. Запуск MS Access 10

2. Архитектура MS Access 10

3. Создание новой (пустой) базы данных 12

Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне МS Access, необходимо: 12

1)на панели инструментов Область задач выбрать Создание – Новая база данных; 12

2)в появившемся окне Файл новой базы данных выбрать место сохранения базы данных и ввести имя новой базы данных 12

3)щелкнуть кнопку Создать, после чего открывается окно базы данных. 12

4. Работа с таблицами 13

4.1. Создание таблиц 13

4.2. Типы данных 16

4.3. Свойства полей 18

Для каждого поля можно задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных. 18

Формат поля – задает формат представления данных при их выводе на экран или печать. 18

Число десятичных знаков – для числового и денежного типа можно задать число знаков, выводимых после запятой. Число знаков можно задать от 0 до 15. По умолчанию устанавливается значение Авто, при котором для денежного, фиксированного, с разделителями тысяч и процентного формата поле выводится два десятичных знака после запятой, а для стандартного формата число выводимых знаков определяется текущей точностью числовых значений. 18

Маска ввода – для текстового, числового и денежного типа данных, а также для типа дата/время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит при вводе данных в это поле. Это облегчает ввод форматированных данных. Маска ввода состоит из трех частей. Первая часть представляет собственно Маску ввода, состоящую из символов маски (см. Справку по символам). Необязательная вторая часть указывает, требуется ли сохранить постоянные символы маски в этом поле (0 – да, 1 – нет). Необязательным третьим компонентом маски ввода является символ-указатель заполняемых при вводе позиций. По умолчанию используется символ подчеркивания. 18

Подпись поля – можно определить более описательно имя поля, которое будет выводиться в элементах управления - Подпись форм и в Заголовках отчетов. 19

Значение по умолчанию – можно определить значение по умолчанию, кроме типов счетчика, МЕМО и объектов OLE. Для числового типа значением по умолчанию является 0, а для текстового и Мемо типов – Null. 20

Условие на значение. Можно задать выражение, которое при вводе или редактировании значения этого поля всегда должно быть истинным. 20

Чтобы задать простое условие на значение, надо ввести соответствующее выражение в данной строке свойства. Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию, и будет проверять его выполнение при вводе или изменении значений этого поля в таблице, форме или запросе. 20

Условие на значение задается выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения и значений, используемых для сравнения (т.е. операндов). Если выражение не содержит операторов, то используется по умолчанию знак = (равно). Можно использовать логические операторы OR (ИЛИ) и AND (И). Если значение, используемое в выражении, является строкой символов и содержит пробелы или специальные символы, то вся строка должна быть заключена в кавычки. Если в качестве операнда используется дата, то она заключается в символ # (решетка). 20

Кроме операторов отношения <, <=, >, >=, =, <> (не равно) используются другие операторы. 20

Оператор IN проверяет на равенство любое значение из списка, которое заключается в круглые скобки, а в качестве разделителя используется точка с запятой (или запятая). Например: 20

BETWEEN – проверяет, находится ли значение поля в заданных интервалах. Верхняя и нижняя границы разделяются логически оператором AND. Например: 21

Текстовый оператор LIKE – проверяет соответствие текстового или МЕМО поля заданному набору символов. Набор символов – это строка символов, использующая и символы шаблона: 21

* - всевозможная последовательность символов 21

? - любой один символ 21

# - любая цифра 21

Например, А* - допускаются только слова, начинающиеся с А 21

Если символы в маске образуют последовательный ряд, например, abc, то их можно заключить в квадратные скобки. 21

В список можно включить диапазон символов, указав первый, затем знак дефиса и последний символ. 21

Примеры для оператора Like: 21

Примеры для оператора Not (несовпадающие значения): 21

Сообщение об ошибке. Можно задать текст, который Access будет выводить на экран, когда вводимые значения не удовлетворяют условию. Данные свойства полезно связывать со свойством Условие на значение. 22

Обязательное поле. Если не допускается, чтобы в этом поле хранилось значение Null (пустое значение), то значение этого свойства должно быть Да. В этом случае в данное поле обязательно придется вводить какие-то данные. 22

Пустые строки. Для текстовых и МЕМО полей можно разрешить ввод пустых строк («»). 22

Индексированное поле. Для полей с типом данных текстовый, числовой, денежный, дата/время и счетчик, чтобы ускорить доступ к данным можно задать построение индекса. Если значения будут повторяться, то нужно выбрать индексирование с повторением. 22

4.4. Создание первичного ключа 22

Каждая таблица в реляционной БД должна иметь первичный ключ. Чтобы определить ключевое поле, нужно установить курсор на это поле и нажать на панели инструментов пиктограмму Ключ . Эта пиктограмма доступна только в режиме Конструктора. Если ключ определен неверно, необходимо выделить его и повторно нажать на пиктограмму Ключ для сня­тия сделанной установки. Определение или отмена ключа выполняется также командой Ключевое поле из меню Правка. 22

4.5. Сохранение таблицы 23

При сохранении таблицы в диалоговом окне появится запрос на определение ключевого поля, если оно не было определено ранее. 23

Можно доверить системе определение ключевого поля. Впоследствии можно переопределить ключ в режиме Конструктора. 23

4.6. Создание связи между таблицами 24

Установка связей между таблицами обеспечивает целостность базы дан­ных. При этом данные автоматически защищаются от изменений и удалений, которые могут нарушить связи между записями в таблицах. 24

Чтобы установить связи между таблицами, необходимо выполнить следующие действия: 24

Для редактирования или удаления связей необходимо выполнить команду Схема данных меню Сервис и щёлкнуть правой кнопкой мыши по линии связи между таблицами. Затем нужно выбрать соответствующий пункт меню. 25

5. Работа с запросами 25

5.1. Запрос-выборка 26

5.2. Использование Построителя выражений 27

5.3. Функции для даты и времени 28

5.4. Вычисляемые поля 30

5.5. Использование параметров в запросах 31

5.6. Запросы-действия 32

5.7. Итоговые запросы 33

5.8. Перекрестные запросы 36

6. Работа с формой 37

7. Работа с отчетами 42

Примеры работы с базой данных Заказы-Поставщики 44

ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ 56