Тема 3. Информатизация - формирование и использование информационных ресурсов
Информационные ресурсы, взаимодействуя с техническими средствами обработки и передачи информации, породили новую отрасль экономики – индустрию информатики – и оказывают революционизирующее воздействие на традиционные отрасли производства – промышленность, транспорт, связь, торговлю, финансово-кредитную систему.
Информатизация – в РФ – комплекс мер, направленных на обеспечение оперативного доступа к информационным ресурсам.
Информатизация – организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.
Информационный продукт (Information production; Information product) – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и представленная в форме товара. Информационными продуктами являются программные продукты, базы и банки данных и другая информация.
Еще одно понятие для запоминания — это цикл информации. Чтобы создать информацию, данные обрабатываются с помощью моделей; получатель (ЛПР), обладая информацией, принимает решение и действует; это приводит к ответным действиям или событиям, которые в свою очередь порождают разнообразные данные, они фиксируются и служат в качестве входа; и цикл начинается сначала (см. рис.8).
Рисунок 8 – Цикл информации
Понятие информационного обеспечения, его структура
Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку, составляет информационный массив (файл).
Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Массивы по различным признакам могут объединяться впотоки, используемые при решении различных комплексов задач управления.
Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизитыоснования часто называют данными.
Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и ИТ – предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации -
вариантов организации документооборота;
систем классификации и кодирования экономической информации,
унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Различают виды информационно обеспечения, (рис.9):
Рисунок 9 – Виды информационного обеспечения
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию, оно включает:
I. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.
II. Система классификации и кодирования. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляютклассификаторы.
Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.
Код представляет собой условное обозначение объекта знаков или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называетсякодированием.
Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3-8.
III. Унифицированная система документации. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации. Основным носителем информации при этом является
документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.
Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.
2. Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами, оно включает:
I. Варианты организации. Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.
II. Банк данных. Банк данных (БнД) – это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.
СУБД – этопакет программ,обеспечивающий поиск, хранение,корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами. Основные функции СУБД: непосредственное управление данными во внешней памяти;
управление буферами оперативной памяти; управление транзакциями; журнализация; языки БД.
База данных (БД)- это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
По организации и технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.
Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).
По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных слокальным доступоми базы данныхс удаленным (сетевым) доступом
Модель данных- совокупность структур данных и операций их обработки.
Иерархическую модель БД изображают
в виде дерева. Элементы дерева вершины
представляют совокупность данных,
например логические записи,(рис.10).
С1
Рисунок 10 -. Графическое изображение иерархической структуры БД
Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объектов управления, хотя требуют для своей организации и дополнительных затрат.
В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом,(рис.11)
Рисунок 11 - Графическое изображение сетевой структуры
Реляционная модель БД представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД. Эта модель более понятна, «прозрачна» для конечного пользователя организации данных,(рис.12).
характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.
Рисунок 12 - Пример реляционной модели, построенной на основе отношений: СТУДЕНТ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ
Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц.
Каждая реляционная таблицапредставляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
каждый элемент таблицы - один элемент данных;
все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;
каждый столбец имеет уникальное имя;
одинаковые строки в таблице отсутствуют;
порядок следования строк и столбцов может быть произвольным
Выделяют следующие основные понятия реляционных баз данных:
1. Тип данных
Значения данных, хранимые в реляционной базе данных, являются типизированными, т. е. известен тип каждого хранимого значения.
Понятие типа данных в реляционной модели данных полностью соответствует понятию типа данных в языках программирования.
Определение типа данных состоит из трех основных компонентов:
определение множества значений данного типа;
определение набора операций, применимых к значениям типа;
определение способа внешнего представления значений типа (литералов).
Обычно в современных реляционных базах данных допускается хранение символьных, числовых данных (точных и приблизительных), специализированных числовых данных (таких, как «деньги»), а также специальных «темпоральных» данных (дата, время, временной интервал). Кроме того, в реляционных системах поддерживается возможность определения пользователями собственных типов данных.
2. Домен
Домен - это допустимое множество значений данного типа.
Домен можно рассматривать как подмножество значений некоторого типа данных имеющих определенный смысл.
Домен характеризуется следующими свойствами:
Домен имеет уникальное имя (в пределах базы данных)
Домен определен на некотором простом типе данных или на другом домене
Домен может иметь некоторое логическое условие , позволяющее описать подмножество данных, допустимых для данного домена
Домен несет определенную смысловую нагрузку
3. Атрибут
Атрибут (элемент данных) - наименьшая единица структуры данных.
Обычно каждому элементу при описании базы данных присваивается уникальное имя. По этому имени к нему обращаются при обработке.
Элемент данных также часто называют полем.
Кортеж
В базах данных, кортежем называется группа взаимосвязанных элементов данных.
В реляционных базах данных кортеж — это элемент отношения, строка таблицы; упорядоченный набор из Nэлементов.
Отношение
Отношение - это множество кортежей, соответствующих одной схеме отношения.
Абстракция описываемого объекта как совокупность его свойств.
Первичный ключ
Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.
Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.
Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.
Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом(ключевым полем).
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера).
Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое.
Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля.
Он представляет собой комбинацию нескольких полей.
В последние годы все большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и использование ПК для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком. В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира Объекты можно сохранить и использовать непосредственно, не раскладывая их по таблицам.
III. Хранилище данных (data warehouse) – это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации. Наиболее перспективным представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем.
Экспертная система – этокомпьютерные программы, формализующие процесспринятия решений человеком. Назначение экспертных систем – формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям специалиста высокой квалификации.
Информационное обеспечение автоматизированного рабочего места.
Информационное обеспечение АРМ предусматривает организацию его информационной базы, регламентирует информационные связи и предполагает состав и содержание всей системы информационного отображения. Решение об информационном наполнении АРМ может быть принято лишь на основе предварительного определения круга пользователей и выяснения сущности решаемых задач. Разработка информационного обеспечения АРМ менеджера требует прежде всего определения перечня задач, отражающих деятельность менеджера в рамках принятой декомпозиционной части планирования, соответствующей конкретному АРМ менеджера.
В качестве исходной для приведенных расчетов информации используется информация, формируемая АРМ, реализующими задачи по управлению технической подготовкой производства (применяемость деталей и сборочных соединений в изделии, нормативные затраты времени рабочих), технико-экономическому планированию (годовая и квартальная производственные программы работы предприятия. Обеспечить рациональную взаимосвязь экономических показателей ОПП позволяют классификаторы, унифицированная система документации, рациональная организация баз данных. Для обеспечения целостного подхода к обработке информации по управлению предприятием создается распределенный банк данных (РБнД) всей системы, который предполагает наличие распределенной базы данных и системы управления ею. Основными чертами РБнД являются рассмотрение баз данных различных АРМ как единого целого, наличие глобальной схемы описания данных по всей системе, независимость программ от местоположения данных, возможность доступа к информации любого АРМ.
АРМ юристадолжно способствовать выполнению его основных обязанностей и функций. Основными функциями юриста являются:
— подготовка шаблонов основных документов организации (образцы договоров, внешних отчетов, справок, передаваемых сторонним организациям и т. п.);
— юридическое сопровождение сделок.
В состав соответствующего автоматизированного рабочего места следует включить:
— текстовый процессор;
— личную информационную систему (органайзер);
— СУБД;
— Web-броузер;
— программу электронной почты;
— специализированные справочно-правовые системы («Гарант», «Консультант плюс» и т. п.).