Урок 6. Построение диаграмм

Цель урока. Научиться по табличным данным строить диаграммы.

Общие сведения

Диаграммы значительно повышают наглядность представления табличных данных и находят очень широкое применение на практике.

В Excel имеются встроенные средства, позволяющие по табличным данным быстро построить различные типы плоских и объемных диаграмм и выполнить их оформление. Всего можно построить 14 типов стандартных и 20 типов нестандартных диаграмм, причем, стандартные диаграммы можно представить в плоском и объемном виде. Из всех типов диаграмм наибольшее применение нашли график, гистограмма и круговая.

Все операции по построению диаграмм выполняются с помощью специальной диалоговой программы, которая называется Мастер диаграмм. Технология создания диаграмм следующая:

• в таблице выделяется блок ячеек, данные из которого необходимо представить в виде диаграмм. Это очень важная операция, т.к. от нее зависят все последующие действия;

  	Если для построения диаграмм используются все данные ЭТ, то их можно не выделять, достаточно встать на любую ячейку таблицы. Если же используются не все данные (cм., например, задание 1 данного урока), тогда выделение данных обязательно.

• запускается Мастер диаграмм, содержащий 4 шага, на каждом из которых выполняются определенные действия по созданию диаграммы, причем, можно вернуться назад и изменить действия, выполненные на предыдущих шагах. На каждом шаге можно нажать кнопку Готово и сразу получить диаграмму, не выполняя следующих шагов. В этом случае принимаются стандартные параметры диаграммы (т.е. установленные по умолчанию);

• после создания диаграммы обычно требуется придать ей вид по своему вкусу (изменить шрифт, установить рамки, заливку и т.д.). Эти операции будем называть оформлением диаграммы.

Примечание. Кроме Мастера диаграмм, есть 2 способа быстрого построения диаграммы:

1. Выделить блок данных в ЭТ и нажать клавишу F11. В этом случае на отдельном листе создается плоская гистограмма, которая в Мастере диаграмм принята в качестве стандартной (впрочем, тип стандартной диаграммы можно изменить).

2. Выделить блок данных в ЭТ, вывести ПИ Диаграммы, раскрыть список Тип диаграммы и выбрать нужный. В этом случае на этом же листе создается выбранная диаграмма.

Диаграммы, созданные таким способом, нуждаются в оформлении (форматировании), т.к. не содержат многих нужных элементов.

При построении диаграмм приходится сталкиваться со специфической терминологией, принятой в Excel 2000. Для знакомства с ней на рис.6-1 приведен пример плоской гистограммы с обозначением всех элементов диаграммы. К этому рисунку рекомендуется обращаться при выполнении заданий данного урока.

Для работы с диаграммами есть специальная ПИ Диаграммы (рис.6-3), которую можно вывести на экран (1ЩПКМ в области ПИ и выбрать пункт Диаграммы).

Задания на урок

Задание 1. Выполнить построение диаграмм, отражающих количество проданных путевок в каждую из трех стран за последние 4 года (см. заготовку таблицы ниже).

	A	B	C	D	E	F
1	Реализация путевок
2	Годы	1997	1998	1999	2000	За 4 года
3	Чехия
4	Польша
5	Италия
6	Итого

Решение.

А. Создание и оформление таблицы.

1. Загрузить с дискеты свой файл ЭТ, открыть очередной свободный лист и дать ему имя Урок 6_Путевки.

2. Ввести в ячейку А1 таблицы заголовок, затем названия стран, годы и остальные заголовки в соответствии с заготовкой таблицы Реализация путевок.

3. Заполнить ЭТ данными продаж, используя генератор случайных чисел, например, в диапазоне 10…100. Для этого выполнить:

В ячейку В3 ввести формулу =СЛУЧМЕЖДУ(10;100), входящую в Пакет анализа и скопировать ее в блок В3:Е5. Так как формулы в ячейках В3:Е5 используют для вычисления случайных чисел системные часы, которые постоянно идут, то вычисленные значения могут при работе с ЭТ изменяться. Чтобы этого не было, нужно превратить формулы в числовые значения, для чего:

а) выделить блок ячеек В3:Е5;

б) встать ПКМ на границу блока, сдвинуть его в сторону и тут же вернуть обратно;

в) в контекстном меню выбрать пункт Копировать только значения.



Если при вводе формулы =СЛУЧМЕЖДУ возникает ошибка, нужно проверить, установлен ли Пакет анализа. В меню Сервис должен быть пункт Анализ данных. Если такого нет, нужно его добавить: <Сервис / Надстройки / В окне Список надстроек установить флажок Пакет анализа>. Функция =СЛУЧМЕЖДУ находится в категории Мат. и тригонометрия.

4. Ввести формулы расчета итоговых значений в ячейки F3:F5 и В6:F6 (см. Урок 1).

5. Оформить таблицу Реализация путевок надлежащим образом.

Б. Построение диаграмм.

В Excel при построении диаграмм используется своя терминология. Значения аргумента (ось Х) – называются категории, а значения функции (ось Y) – ряды данных (рис.6-1), причем, ряды данных могут располагаться как в строках, так и в столбцах. В нашем случае для данных, расположенных в строках, категориями будут обозначения года (4 категории), и в каждой категории будет три ряда данных (т.к. 3 страны).

Если же считать, что данные расположены в столбцах, то категориями будут названия стран (3 категории), и в каждой категории будет четыре ряда данных (т.к. 4 года). В процессе построения диаграмм Excel не всегда правильно решает, что является категориями, а что рядами данных, и тогда это приходится явно указывать.

Диаграммы можно строить на отдельном листе, или на том же листе, где находится таблица. Диаграмма динамически связана с ячейками соответствующей таблицы, т.е. изменения в таблице приводят к автоматическому изменению рядов данных на диаграмме и наоборот, если мышью изменить положение точек на диаграмме, то это приведет к соответствующей корректировке данных в таблице.

Задание 1. Построение диаграммы с данными в строках. Способ 1. Выделить блок ячеек А2:Е5 (включая заголовки столбцов и строк!) и запустить Мастер диаграмм кнопкой Мастер диаграмм или из меню <Вставка / Диаграмма…>. Мастер диаграмм последовательно выводит на экран 4 диалоговых окна – 4 шага.

Примечание. Так как мы хотим представить на диаграммах все ряды данных, то выделяется вся ЭТ (блок А2:Е5). Следует помнить, что так делается не всегда, и если, например, требуется построить диаграммы лишь для двух рядов данных, то выделяться должны именно они! Эти вопросы более подробно рассматриваются ниже.

Шаг 1. Выбор типа и варианта типа диаграммы. В этом окне 2 вкладки: Стандартные и Нестандартные. Вкладка Стандартные служит для выбора типа будущей диаграммы.

Выбрать тип Гистограмма, а в окне Вид – первый из вариантов (плоская гистограмма). Под окном Вид можно прочитать краткое описание выбранного варианта диаграммы. Для предварительного просмотра создаваемой диаграммы служит кнопка Просмотр результата – если ее нажать и удерживать, то в окне Образец появится предварительный результат построения диаграммы.

Вкладка Нестандартные содержит типы диаграмм, основанные на стандартных диаграммах, но имеющие дополнительные параметры (сетка, легенда, подписи данных, вспомогательная сетка, цвета, заливки и т.д.). Можно создать свой собственный тип диаграммы и включить его в список для последующего использования.

В окне Вывести этой вкладки установить флажок Встроенные и просмотреть в окне Образец встроенные типы нестандартных диаграмм. Флажок Дополнительные показывает тип диаграммы, установленный по умолчанию (проверить).

Вернуться на вкладку Стандартные и нажать кнопку Далее.

Рис.6-1. Элементы диаграммы

Примечания. 1. В любой момент работы с Мастером диаграмм можно вернуться назад (кнопка Назад) и исправить предыдущие установки.

2. Создать диаграмму можно уже после первого шага, если нажать кнопку Готово. В этом случае для оформления диаграммы будут использованы параметры, установленные по умолчанию и такая диаграмма обычно нуждается в дополнительном оформлении.

Шаг 2. Исходные данные для диаграммы. Окно содержит 2 вкладки: Диапазон данных и Ряд. На вкладке Диапазон данных в поле Диапазон: отображается адрес выделенного нами блока ячеек. Обратить внимание, что перед адресом указано имя рабочего листа Путевки.

В поле Ряды в: указывается, где содержатся ряды данных - в строках или столбцах. Установить флажок Ряды в:  строках.

Перейти на вкладку Ряд. Здесь показан предварительный вид диаграммы. По оси категорий проставлены порядковые номера категорий 1, 2, 3, 4 (а не сами категории 1997, 1998, 1999, 2000 - это нужно потом исправить!), а каждому номеру соответствует 4 столбика, хотя у нас всего 3 ряда данных! Дело в том, что Excel рассматривает строку Годы как ряд данных, что неправильно.

Чтобы убрать ряд Годы нужно выделить его в окне Ряд и нажать кнопку Удалить. Столбики, отвечающие ряду Годы исчезнут.

Чтобы вместо порядковых номеров по оси категорий проставить номера годов нужно щелкнуть мышью в поле ввода Подписи оси Х, сдвинуть окно Мастера диаграмм вниз и мышью выделить ячейки B2:Е2, содержащие обозначения годов.

Самостоятельно разобраться, что находится в полях ввода Имя: и Значения:, после чего нажать кнопку Далее.

Примечание. Если в полях ввода Имя: и Значения: видны не все данные, то нужно щелкнуть мышью по красной наклонной стрелке в правой части окна.

Шаг 3. Параметры диаграммы. Окно содержит 6 вкладок.

На вкладке Заголовки дать названия: диаграмме - Реализация путевок, оси Х – Годы и оси Y - Путевки;

На вкладке Оси должны быть активизированы поля ось Х (категорий) и ось Y (значений), для оси Х выбрать опцию автоматическая или категории;

На вкладке Линии сетки установить основные линии для Оси Y (значений);

На вкладке Легенда активизировать опцию Добавить легенду и указать ее размещение Справа. Легенда позволяет различить ряды данных и применяется тогда, когда число этих рядов более одного.

На вкладке Подписи данных установить флажок Значение – над столбиками появятся числовые значения из таблицы.

На вкладке Таблица данных проверить действие флажка Таблица данных, который добавляет исходную таблицу внизу диаграммы и флажка Ключ легенды. Сбросить эти флажки и нажать кнопку Далее.

Примечание. Для объемных диаграмм на шаге 3 появляется окно “третья ось – Z” .

Шаг 4. Размещение диаграммы. Предлагается на выбор место размещения диаграммы на листе: отдельном (создается новый лист, ему предлагается название Диаграмма1) или имеющемся, т.е. на рабочем листе с таблицей. Выбрать размещение на отдельном листе, которому нужно тут же дать другое имя - Урок 6_Гист1 и нажать кнопку Готово.

Диаграмма построена. Обратить внимание, что на листе Урок 6_Гист1, где находится диаграмма, вместо пункта меню Данные появился пункт Диаграмма, с помощью которого выполняется оформление построенной диаграммы. Кроме того, на лист с диаграммой автоматически выводится ПИ Диаграммы (рис.6-3).

Задание 2. Построение диаграммы с данными в строках. Способ 2. Удалить лист с диаграммой Урок 6_Гист1. В исходной таблице Реализация путевок из ячейки А2 удалить текст Годы и, повторив все шаги Мастера диаграмм, вновь создать лист Урок 6_Гист1.



Обратить внимание на то, что на Шаге 2 не появился лишний ряд Годы, как это было в Способе 1, и, кроме того, по оси категорий сразу проставляются их значения, а не порядковые номера, как в Способе 1. Эта особенность Excel называется “Эффектом первой ячейки”. Запомните его и используйте в своей работе.

При создании диаграммы можно поэкспериментировать: переместить легенду, ввести линии сетки и т.д. После создания диаграммы захватить мышью ярлык листа Урок 6_Гист1 и поместить его справа от листа Урок 6_Путевки.

Открыть лист Урок 6_Гист1. Сдвинуть мышью ПИ Диаграммы в удобное место (лучше в правый верхний угол диаграммы). Кнопкой Таблица данных на этой панели вывести исходную таблицу внизу диаграммы (рис.6-2 а).

Задание 3. Построение диаграммы с данными в столбцах. 1. Скопировать лист Урок 6_Гист1 на следующий свободный лист:

• щелкнуть ПКМ на ярлыке листа Урок 6_Гист1 и выбрать пункт меню Переместить/скопировать;

• в открывшемся окне установить флажок Создавать копию, а в окне Перед листом указать следующий свободный лист и нажать ОК;

• дать новому листу имя Урок 6_Гист2.

2. Нажать на ПИ Диаграммы кнопку По столбцам и посмотреть, какие изменения произошли в гистограмме: в качестве категорий теперь используются названия стран, появились 4 ряда данных, каждый из которых отображает продажу путевок за один год (рис.6-2 б). Сравните полученную гистограмму с гистограммой на листе Урок 6_Гист1 и, как говорится в одной из реклам, почувствуйте разницу!

3. Название оси категорий Годы следует поменять на Страны: выделить мышью надпись Годы, затем щелкнуть еще раз внутри этой надписи и заменить имя Годы на Страны.

Примечание. Если предполагается распечатка диаграммы на черно-белом принтере, то после ее создания кнопкой Предварительный просмотр на ПИ нужно посмотреть, как она будет выглядеть в черно-белом варианте.

Показать результаты преподавателю, получить его подпись и сохранить документ на своей дискете (результаты урока: _ Лист ”Урок 6_Путевки” – таблица Реализация путевок _ Лист ”Урок 6_Гист1” – гистограмма с данными в строках _ Лист ”Урок 6_Гист2” – гистограмма с данными в столбцах).

а) данные в строках (лист ”Урок 6_Гист1”)

б) данные в столбцах (лист ”Урок 6_Гист2”)

Рис. 6-2. Гистограммы данных таблицы Реализация путевок при различном расположении данных

Элементы диаграммы	Формат активного элемента диаграммы	Тип диаграммы	Легенда	Таблица данных	По строкам	По столбцам	Поворот текста
Рис. 6-3. Панель инструментов Диаграммы с обозначением назначения кнопок