Урок 3. Форматирование данных в электронных

таблицах

Цель урока. Научиться: пользоваться функцией автозаполнения ячеек; выравнивать текст в ячейках; использовать форматы чисел и дат.

Общие сведения

I. Довольно часто при заполнении ЭТ приходится вводить порядковые номера, дни недели, месяцы, годы и другие данные, значения которых упорядочены и логически связаны между собой. Для ускорения ввода подобной информации в Excel предусмотрена специальная функция автозаполнения, которая подразумевает ввод данных только в одну ячейку (в крайнем случае в две) и последующее копирование этих данных в соседние ячейки, причем, при таком копировании в соседние ячейки автоматически вставляются следующие по порядку значения данных.

Существует три способа автозаполнения:

• Копирование значений с помощью ЛКМ;

• Использование пункта меню Прогрессия;

• Копирование значений с помощью ПКМ с последующим выбором операции из меню.

В практикуме рассматриваются все три способа.

II. Для повышения наглядности и привлекательности электронной таблицы данные в ее ячейках должны быть выровнены тем или иным способом. В Excel 2000 включена операция выравнивания текста в ячейках по горизонтали и вертикали, а также поворот текста в ячейке на любой угол в диапазоне 90⁰.

III. Числа, дата и время в ячейках ЭТ могут быть представлены в различных форматах и пользователь может установить нужный в данный момент формат.

Числа могут иметь: числовой, дробный, экспоненциальный, процентный, денежный или финансовый формат. Каждый формат имеет свои особенности и область применения.

Форматы дат позволяют отображать даты разными способами. Для форматирования дат используются символы: Д, М и Г (день, месяц и год). Ниже перечислены действия элементов формата на отображение даты:

Д – отображает число даты без ведущего нуля (1  31);

ДД - число даты с ведущим нулем (01  31);

ДДД – двухбуквенное название дня недели (ПнВс);

ДДДД - полное название дня недели (Понедельник  Воскресенье);

М – цифры месяца без ведущего нуля (1  12);

ММ - цифры месяца с ведущим нулем (01  12);

МММ - трехбуквенное название месяца (Янв  Дек);

ММММ - полное название месяца (Январь  Декабрь);

ГГ – две младшие цифры года (98, 99, 00, 01,…);

ГГГГ – все четыре цифры года (1998, 1999, 2000, 2001,…).

Задания на урок

А. Автозаполнение ячеек.

Задание 1. 1.1. Загрузить с дискеты свой файл ЭТ, открыть лист, следующий за листом ”Урок 2_Автоформат” и дать ему имя ”Урок 3_Авто-ЛКМ”.

1.2. Выделить блок ячеек А1:Е15 и установить для него формат ячеек Общий: <Формат / Ячейки / Вкладка Число / Формат Общий>.

1.3. Ввести в ячейку А1 полужирным шрифтом заголовок таблицы ”Автозаполнение ЛКМ” и выровнять его по центру столбцов А  Е кнопкой .

1.4. Ввести в ячейки А3А15 столбца А (или столбцов А и В) начальные значения данных в соответствии с табл. 3-1 и выполнить автозаполнение данных вправо до столбца Е включительно. При автозаполнении пользоваться методическими указаниями, приведенными ниже.

Методические указания по автозаполнению ячеек

Для автозаполнения группы ячеек нужно выделить ячейку с начальным значением (или соседние ячейки с двумя значениями), захватить мышью маркер заполнения (квадрат в правом нижнем углу) и протащить его на соседние ячейки вправо (а также можно влево, вверх или вниз).

	При заполнении ячеек вправо или вниз значение начальной ячейки получает положительное приращение, а при заполнении ячеек влево или вверх - отрицательное.

Автозаполнение Таблица 3-1
№ строки	Начальное значение в столбце А (или А и В)	Продолжение ряда в столбцах В  Е
3	5	6, 7, 8, 9
4	5-й отдел	6-й отдел, 7-й отдел, 8-й отдел, 9-й отдел
5	Товар 1	Товар 2, Товар 3, Товар 4, Товар 5
6	10, 20	30, 40, 50
7	9:00	10:00, 11:00, 12:00, 13:00
8	28.01.99	29.01.99, 30.01.99, 31.01.99, 01.02.99
9	окт.99	ноя.99, дек.99, янв.00, фев.00
10	15-янв, 15-апр	15-июл, 15-окт, 15-янв
11	Янв-97, Апр-97	Июл-97, Окт-97, Янв-98
12	1995, 1997	1999, 2001, 2003
13	Чт	Пт, Сб, Вс, Пн
14	Ноя	Дек, Янв, Фев, Мар
15	Иванов	Петров, Громов, Седов, Васин

а) Заполнение ячеек А3:Е3. Значения в ячейках А3:Е3 представляют арифметическую прогрессию с шагом +1. Скопировать число 5 из ячейки А3 в ячейки В3:Е3 и убедиться в том, что в этих ячейках мы также получим значения 5, что говорит о том, что то Excel не распознал прогрессию и просто скопировал данные. Чтобы получить автозаполнения с шагом +1 нужно при копировании держать нажатой клавишу <Ctrl>. Выполнить автозаполнение ячеек В3:Е3 и получить прогрессию.

б) Заполнение ячеек А4:Е4 и А5:Е5. Эффект автозаполнения наблюдается и с символьными данными, содержащими числа в начале или в конце текста. При копировании значений из ячеек А4 (5-й отдел) и А5 (Товар 1) клавишу <Ctrl> нажимать не нужно, т.к. Excel распознает прогрессию для числовых данных с шагом +1.

в) Заполнение ячеек А6:Е6. Значения в ячейках А6:Е6 представляют арифметическую прогрессию с шагом +10 и здесь клавиша <Ctrl> не поможет. В таких случаях вводят два значения: в ячейку А610, а в ячейку В620, затем выделяют обе ячейки и маркер заполнения ячейки В6 протаскивают вправо до ячейки Е6. В этом случае Excel распознает прогрессию и заполнит ячейки нужными значениями с шагом +10.

г) Заполнение ячеек А7:Е7. Значение в ячейке А7 представляет время и при копировании в ячейки В7:Е7 происходит автоматическое увеличение значения часов. Если же нужно, чтобы часы оставались постоянные, а изменялись минуты, то в ячейку В7 нужно ввести второе значение (например, 9:01) и далее см. пункт в).

д) Заполнение блока ячеек А8:Е12. Механизм автозаполнения можно с успехом применять при вводе последовательных дат из ячеек А8  А12.

Примечание. Если при вводе даты 15-янв в ячейку А10 она вводится в формате 15.янв, то нужный формат устанавливается так: <Формат / Ячейки / Вкладка Число / В окне Числовые форматы выбрать пункт (все форматы) / В окне Тип установить формат ДД-МММ>.

е) Заполнение блока ячеек А13:Е14. Здесь копирование выполняется для текстов, находящихся в т.н. списках Excel. Открыть эти списки (<Сервис / Параметры / Вкладка Списки / Окно Списки>) и убедиться в том, что там есть списки Пн, Вт,…, Вс и Янв, Фев,…, Дек.

Примечание. Попробуйте скопировать текст Пон. и объясните результат.

ж) Заполнение ячеек А15:Е15. Для удобства пользователя в Excel можно создавать собственные списки, например, всех сотрудников учреждения. Для создания списка выполнить в меню: <Сервис / Параметры / Вкладка Списки / В окне Элементы списка ввести через запятую Иванов, Петров, Громов, Седов, Васин / Добавить / ОК>.

Теперь воспользуемся созданным списком: ввести в ячейку А15 текст Иванов и скопировать его в ячейки В15:Е15.

Задание 2. Автозаполнение с использованием прогрессии. Выполнить автозаполнение данных можно также с использованием арифметической или геометрической прогрессий. Эта операция выполняется из меню: <Правка / Заполнить / Прогрессия / Выбрать тип прогрессии и расположение данных>.

Заполнение может выполняться двумя способами:

а) ввести значение в начальную ячейку, выделить ее, вызвать меню Прогрессия, выбрать тип прогрессии, расположение данных и указать шаг и предельное значение;

б) ввести значение в начальную ячейку, затем выделить блок ячеек, в котором должна располагаться прогрессия (включая начальную), вызвать меню Прогрессия, выбрать тип прогрессии, расположение данных и указать шаг.

Ввести в ячейку А17 полужирным шрифтом заголовок таблицы ”Прогрессия” и выровнять его по центру столбцов А  Е. С использованием прогрессий заполнить ячейки данными в соответствии с табл. 3-2.

Прогрессии Таблица 3-2
№ строки	Начальное значение в столбце А	Продолжение ряда в столбцах В  Е	Прогрессия
19	1	2, 3, 4, 5 (шаг +1)	Арифметическая
20	1	3, 5, 7, 9 (шаг +2)
21	100, 95	90, 85, 80 (шаг -5)
22	1	2, 4, 8, 16 (шаг +2)	Геометрическая
23	2	3, 4.5, 6.75, 10.125 (шаг +1.5)

Задание 3. Автозаполнение с использованием правой кнопки мыши. Третий способ автозаполнения состоит в том, что копирование начального значения выполняется при нажатой ПКМ, после отпускания которой появляется контекстное меню, из которого пользователь выбирает нужный способ заполнения выделенных ячеек. Действие меню прокомментировано в табл.3-3 и вполне очевидно. Остановимся подробнее лишь на двух из них.

Линейное приближение позволяет продолжить числовой ряд таким образом, чтобы следующие его элементы находились на прямой, наилучшим образом описывающей исходные данные. Пункт доступен только, если выделено более одного элементов ряда. Аналогичный результат, но не для прямой, а для экспоненты дает использование пункта Экспоненциальное приближение.

Контекстное меню при копировании правой кнопкой мыши Таблица 3-3
Пункт меню	Операция
Копировать ячейки	Данные копируются без изменения
Заполнить	Копирование с приращением
Заполнить форматы	Копируются только форматы ячеек
Заполнить значения	Копируются не сами формулы, а вычисленные ими значения
Заполнить по дням	Заполнение последовательными датами
Заполнить по рабочим дням	Заполнение последовательными рабочими датами (без выходных)
Заполнить по месяцам	Заполнение датами с последовательными месяцами (янв, фев,..)
Заполнить по годам	Заполнение с последовательными годами (1998, 1999,…)
Линейное приближение	Заполнение по линейному закону
Экспоненциальное приближение	Заполнение по экспоненциальному закону
Прогрессия…	Выбор типа и шага прогрессии для заполнения ячеек

Выполнить следующие операции задания 3:

3.1. Перейти на следующий свободный лист и дать ему имя ”Урок 3_Авто-ПКМ”.

3.2. Ввести в ячейку А1 полужирным шрифтом заголовок таблицы ”Автозаполнение ПКМ” и выровнять его по центру столбцов А  Е.

3.3. Ввести в ячейки А3А9 столбца А начальные значения данных в соответствии с табл. 3-4 и выполнить автозаполнение данных вправо до столбца Е включительно, используя ПКМ. Для автозаполнения использовать пункт контекстного меню, указанный в табл.3-4, при этом руководствоваться табл.3-3.

Б. Выравнивание текста в ячейках ЭТ.

Задания. 1. На отдельном листе рабочей книги создать таблицу ежедневной продажи книг (табл.3-5) и дать этому листу имя ”Урок 3_Выравн”. Текст в таблицу сначала вводится обычным образом, т.е. горизонтально, затем выделяется ячейка (или ячейки) и выполняется выравнивание текста в них из меню: <Формат / Ячейки / Вкладка Выравнивание>. Текст в ячейках должен быть выровнен как по горизонтали, так и по вертикали. Операции настолько просты, что не нуждаются в комментарии.

Примечание. На вкладке Выравнивание обратить внимание на флажок Переносить по словам, при установке которого текст из нескольких слов, не помещающийся в ячейке, будет переноситься по словам, при этом высота ячейки будет увеличена.

Автозаполнение при использовании ПКМ Таблица 3-4
№ строки	Начальное значение в столбце А (или А и В)	Пункт контекстного меню, используемый для автозаполнения
3	5	Копировать ячейки
4	5-й отдел	Заполнить
5	10, 20	Заполнить
6	9:00	Заполнить
7	Чт	Заполнить по рабочим дням
8	Ноя	Заполнить по месяцам
9	Иванов	Заполнить

Примечание. При вводе дат использовать Авто­за­пол­нение, а при подсчете сумм в графе Всего ввести формулу суммы проданных книг для даты 15-мар, а затем выполнить копирование этой формулы на остальные ячейки этой графы.

2. Ввести в любые четыре ячейки ниже таблицы Продано книг слово ”Текст” и выполнить его поворот на 45⁰ так, как показано на рисунке.

В. Форматы данных. Форматы данных в выделенных ячейках устанавливаются в меню: <Формат / Ячейки / Вкладка Число / Окно Числовые форматы>. Рассмотрим результаты применения разных форматов к числу 48000.25, представленные в табл.3-6.

Задание. 1. Открыть свободный лист ЭТ и дать этому листу имя ”Урок 3_Форматы”.

2. Ввести в ячейку А1 заголовок таблицы Форматы.

3. Ввести в ячейку А3 число 48000.25 и скопировать его в ячейки А4:А13.

4. Установить для ячеек А4:А13 форматы, указанные в табл.3-6 и посмотреть, как изменяются данные в ячейках (см. методические указания ниже).

Примечание. В табл.3-6 показаны кнопки на панелях инструментов, которыми также можно установить данный формат.

Таблица 3-5
Продано книг
Д а т а	В с е г о	в том числе
		Научная	Техническая	Художест-венная
15-мар	523	150	200	173
16-мар	475	124	140	211
17-мар	360	104	98	158
18-мар	371	132	107	132

Таблица 3-6
Ячейка	Данные в ячейке	Установленный формат данных в ячейке
А3	48000.25	Общий
А4	48000.250	Числовой (3 десятичных знака, кнопки )
А5	48 000.25	Числовой с разделением разрядов (2 десятичных знака, кнопка - разделение разрядов)
А6	4800025%	Процентный (кнопка )
А7	48000.25р.	Финансовый
А8	48000.25р.	Денежный (кнопка )
А9	4.80Е+04	Экспоненциальный
А10	1 Июнь, 2031	Дата
А11	01.06.2031	ДД.ММ.ГГГГ (Устанавливается в пункте Все форматы)
А12	01.июн.31	ДД.МММ.ГГ (Устанавливается в пункте Все форматы)
А13	01.06.31 6:00	Дата или Время (выбрать тип с датой и временем)