Поняття й принципи класифікації документів

Класифікування - це метод пізнання, у результаті якого створюється певний вид угруповання. Це розподіл будь-яких предметів, явищ, понять за якимись спільними ознаками з утворенням певної системи класів, підкласів (відділів, розрядів, груп тощо).

Класифікація - це схема класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об'єкта в системі, вказує на його властивості та відмінності від інших об'єктів, встановлює зв'язки між класами об'єктів.

Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками - характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - і є процесом їх класифікування.

Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів.

Класифікування документів - означає багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди.

Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об'єктів (документів) на підмножини - підпорядковані класифікаційні угруповання, у результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову.

Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену ємкість їх величина буде залежати від ступенів ділення й кількості об'єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2-3 та більше ступенів поділу.

Фасетний метод полягає в паралельному розділі множини об'єктів на незалежні класифікаційні угруповання. Використання фасетного методу пов'язано з розробкою фасетів (від фр. - грань, межа), тобто системи таблиць (блоків) ознак об'єктів класифікації.

Фасетна класифікація - перелік видів документів за найважливішою їх ознакою, що створюють певний блок. Це може бути ієрархічний ряд понять, об'єднаних змістовою єдністю [9].

Фасетів також може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні та штучні.

Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку та природного взаємозв'язку.

У штучних класифікаціях в основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені.

Ознаки загальної класифікації документів

Важливе теоретичне й практичне значення для вивчення сутності документів має їх загальна класифікація. В основу загальної класифікації документи" покладено блоки ознак, що будуються за різними характеристиками документа.

Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду. Всередині ряду передбачається наявність однієї переважаючої ознаки, на основі якої відбувається поділ документів на підвиди та різновиди. Усі ці ряди створюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем.

Між типами та видами документне існують складні відносини взаємозалежності, тому у їх розмежуванні існують певні труднощі.

Однак лише цими ознаками класифікації не вичерпуються. У наш час нараховується близько 300 класифікацій.

Блоки ознак загальної класифікації документів, що будуються за різними характеристиками документа, показано на схемі 3.1.

Схема 3.1 Блоки ознак загальної класифікації документів

За останні десятиліття прогресивного розвитку документознавства все очевиднішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до документа як до складної інформаційної системи.