Міжнародне й державне регулювання питань щодо збереження цінних документів

Історично першим на теренах нашої держави з питань збереження артефактних документів був Закон СРСР 1976 р. "Про охорону використовування пам'ятників історії й культури".

Сучасна Україна має багатовікову історію, у її фондосховищах зберігається безліч історичних пам'яток регіонального, загальнонаціонального та світового значення. Серед них - сотні тисяч архівних документів, першодруків, стародруків, інших рідкісних та цінних видань.

Роботу з цими культурними скарбами згідно з законодавством України здійснюють бібліотеки, архіви, музеї, однак, залишається чимало невирішених питань і проблем, які виникають у процесі її становлення, економічними умовами, у яких на сучасному етапі реалізуються такі завдання як формування, збереження та розкриття вітчизняних колекцій пам'яток писемності та друку.

Поки що немає найважливіших державних регламентів, Держстандарті в на облік та опис архівних документів, стародруків (поодиноких надходжень у державні фонди та надходжень комплексів цих документів - приватних архівів та колекцій), на організацію страхового фонду пам'яток; єдиних правил зберігання та використання документів із державних архівних фондів та колекцій рідкісних видань і рукописів.

Роботу із збереження артефактних документів організовано відповідно до Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" (1995 р.), Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" (2000 р.), Національної програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр. (затверджена постановою КМ України № 1716 від 15.09.1999 р.), стандартів: ГОСТ 7.50-90 "Консервация документов. Общие требования"; ГСТУ 55.001-98 "Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду" та ін.; документів Міністерства культури і мистецтв України. Приймалися до уваги й "Основні правила зберігання та використання бібліотечних фондів", розроблені ІFLA.

Україна підтримує Міжнародну програму ЮНЕСКО "Пам'ять світу", діяльність Консорціуму європейських наукових бібліотек по створенню зведеного каталогу книг періоду ручного друку, зусилля Бібліотечної Асамблеї Євразія по підготовці Закону "Книжкові пам'ятники" й відповідного стандарту, прийнятого країнами СНД.

На сучасному етапі Україна працює над створенням Державного реєстру національного культурного надбання країни.

Модуль 3. Організація створення документів

10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури

Структура документа - це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи.

Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об'єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов.

Доки зберігається структура, доти й зберігається система в цілому. Руйнування чи перетворення структури документа може призвести до істотної перебудови чи його загибелі.

Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.

Характеристика видів документів відповідно до структури подана в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури

№		Назва виду	Загальна характеристика
1.		Простий документ	Окремий завершений витвір, цілісність якого визначається його змістом та логічністю викладу, зафіксований на окремій (єдиній) одиниці матеріального носія; повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (службовий лист, заява, автобіографія тощо)
2.		Складний документ	Завершений витвір, який складається з двох або більше частин, що об'єднані однією загальною темою, проблемою, метою або його автором, Й зафіксований на кількох матеріальних носіях
3.	Монодокумент			Документ, що містить один твір (монографія, підручник, карта, листівка)
4.	Полідокумент			Документ, що містить кілька творів (багатотомне видання, періодичне видання, видання, що продовжується). Як правило, має нумерацію або датування й видається в однотипному оформленні

Поділ документів на прості та складні, моно - й полідокументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватись на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках тощо.

Структура документа - це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Оскільки, офіційний документ мусить відповідати певним вимогам й бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зразок - необхідні відомості про документ, які слугують його основою.