Тема 8.Учет расчетов

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег на хозяйственные и командировочные расходы производится лицам на основании приказа о командировке либо на основании списка лиц, имеющих право на получение авансов под отчет по списку, утвержденному руководителем. Расходуются выданные авнсы строго по целевому назначению, неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу в установленные сроки.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на сроки:

1. не более трех рабочих дней на расходы в месте нахождения предприятия;

2. не более десяти дней на расходы вне места нахождения предприятия;

3. до тридцати рабочих дней в сумме до одной базовой величины.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карты не позднее 15 рабочих дней) представить отчет об использовании выданных денег и возвратить в кассу неиспользованные остатки.

Невозвращенные суммы, по которым не предоставлены оправдательные документы и не удержанные в течение 30 дней со дня истечения срока их возврата, считается доходом работника и облагается подоходным налогом.

Служебной командировкой (в соответствии с ГК) считается поездка работника по распоряжению нанимателя в другую местность для выполнения служебного задания. Направление в командировку оформляется приказом с выдачей командировочного удостоверения.

Заработная плата сохраняется в той организации, где он работает по совместительству. Работники, отбывающие в командировку, регистрируется в журнале учета работников, выбывших в командировку. Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем прибытия – день приезда транспортного средства.

При отправлении транспорта до 24:00 включительно, днем выбытия считается текущие сутки, а с 00:00 – следующие сутки.

По возвращении из командировки работник предоставляет документы, командировочное удостоверение, отчет о выполненном задании и составляет авансовый отчет, в течении 3 рабочих дней. К авансовому отчету прилагают оправдательные документы:

- ком. удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, заверенные печатью;

- счета гостиниц;

-проездные документы;

-другие документы (квитанции заправки и.т.д.).

К авансовому отчету прилагается отчет о проделанной работе. Отметки о выбытии и прибытии заверяется печатями с наименованием предприятия или гербовой печатью. В случае приобретения подотчетным лицом материальных ценностей к авансовому отчету прилагается копия чека с наименованием, количеством и ценой матценностей и кассовый чек, подтверждающий оплату. Вместо кассового чека может быть квитанция приходного кассового ордера.

Командированному работнику возмещаются:

1.Расходы по проезду на основании проездных документов, включая постельные принадлежности, включая расходы по бронированию. Стоимость набора питания, включенная в стоимость билета, не оплачивается, а возмещается за счет суточных.

2.Расходы по найму жилья. Возмещаются на основании документов, подтверждающих оплату гостиниц или общежитий, но не выше стоимости одноместного номера. Стоимость завтрака, включенная в стоимость номера, не возмещается. При определении количества суток для оплаты жилья время, составляющее более 0,5 суток исключается; меньше либо равно 0,5 суток – приравнивается к целым суткам. 3.Суточные. Расходы на проживание вне места жительства на покрытие личных расходов (питание, внегородской транспорт). Суточные выплачиваются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов

Особенности командировок за границу (инстр.№115 от 30.07.2010). При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте.

Возмещаются расходы:

• по проезду на основании документов в оригинале по нормам Инструкции №55; возмещение стоимости проезда при утере билетов производится за счет прибыли с обложением подоходным налогом

• найм жилья возмещается на основании документов в оригинале, но в пределах, установленных Постановлением. Сумма за питание оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежат

Расходы на отдельные виды услуг, включаемых в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм на жилье. Расходы по бронированию возмещаются в пределах норм расходов на жилье.

При командировании в страны СНГ оплата расходов по найму жилья (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц сопровождающих их) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилья. В этом случае, расходы по бронированию мест в гостинице возмещается сверх норм пределов расходов на жилье. (предельная норма по РФ –до 55(2,75) Москва и Санкт П—до 90 (4,5)).

Время нахождения в командировке определяется по отметкам в паспорте о пересечении границы. При этом день выезда оплачивается по нормам страны командирования в валюте. День пересечения границы при возвращении в РБ по нормам РБ (в белорусских рублях).

При командировании в Российскую Федерацию, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения транспорта.

За время остановки на тер. иностран государства более 1 суток выплата суточных и расходов на жилье осуществляется по нормам страны времен. прибывания. В случ. времен. Остановки до 1 суток – суточные и жилье определяется по нормам страны командирования.

В инстр.№115 описывается случ. Выплаты суточных если расходы принимает на себя принимающая сторона.

По возвращению из командировки работники представляют письменный отчет о выполнении задания в двухнедельный срок, а полученную наличную валюту под отчет обязаны в течение 3трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию с отчетом об использовании валюты или возвратить неиспользованную сумму в кассу.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется 71 счет (А-П)

По К-ту 71- отражение задолженности перед подотчетным лицам или списывается полученные авансы; по Д-ту 71 – выданные авансы или возмещение перерасхода:

Д76 – К51: начисление денег на карточку;

Д71: полученные авансы, возмещение перерасхода;

К71: задолженность перед подотчетным лицом, списание использованных авансов;

Д71 – К50: выдача под отчет лицу аванса из кассы;

Д71 – К51: зачисление подотчетных сумм на личную пластиковую карточку;

Д71– К55: выдача корпаративной ПК (200р), перечисление аванса на корпоративный БПК;

Д10, 15,16, 26, 44 – К71: списание задолженности с подотчетного лица (согласно авансовому отчету) (150 р);

Д55 – К71: возврат корпоративной БПК(50р) – если есть остаток на карточке;

Д50 – К71: возврат в кассу неиспользованных сумм, излишне снятых сумм с карточки.