4.Документальное оформление и учет кассовых операций в налич­ной иностранной валюте

Документальное оформление и отражение в бухгалтерском учете кассовых операций в наличной иностранной валюте производится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98.

Для осуществления операций с наличной иностранной валютой организация должна иметь кассу, расположенную в обособленном помещении. Вся наличная иностранная валюта и другие ценности хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Допускается хранение в одном металлическом шкафу или сейфе наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, но при этом они должны быть размещены отдельно. Помещения касс по решению руководителя могут быть оборудованы средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.

Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых ежегодно (как правило, в течение I квартала) уполномоченными банками по согласованию с руководителем организации. Лимит остатка кассы устанавливается банком в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты — в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты.

При приеме наличной иностранной валюты кассиры в организациях обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты иностранной валюты и платежных документов, Интерпол, Национальный банк, другие организации, имеющие лицензию на издательскую деятельность справочных изданий).

Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются первичной учетной документацией, формы которой утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 09.07.2004 № 107).

Прием наличной иностранной валюты предприятиями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам формы КО-1в (рис. 2.7.11), подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. В приходном кассовом ордере указывается сумма валюты по номиналу и ее рублевый эквивалент по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления. В приходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается источник поступления наличной иностранной валюты, а в строке "Принято от" — фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего личность вносителя средств (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство). В подтверждение приема наличной иностранной валюты выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Квитанция заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличной иностранной валюты из касс предприятий производится по:1) расходному кассовому ордеру формы КО-2в , в котором указывается сумма валюты и ее рублевого эквивалента по курсу Национального банка Республики Беларусь. В расходном кассовом ордере расписка в получении наличных денег должна быть сделана получателем денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись; 2) платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям). Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу наименования, суммы иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств проставляется сумма наличной иностранной валюты по номиналу цифрами. При выдаче наличной иностранной валюты нескольким лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство), и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте формы 1 или 1а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал формы 1а ведется по усмотрению руководителя организации и главного бухгалтера вместо журнала формы 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличной иностранной валюты и закрытия платежной ведомости.

Все поступления и выдачи наличной иностранной валюты учитываются в кассовой книге формы КО-4в. Записи в ней ведутся по видам валют. В кассовой книге после итоговых данных за день указываются курсы валют и эквивалент в денежных единицах Республики Беларусь оборота валют за день.

Учет кассовых операций в иностранной валюте ведется на счете 5 «Касса», субсчет «Валютная касса» (например, субсчет 4). Поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50-4 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации продукции (работ, услуг) и др. Выплата денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50-4 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.

Наличные денежные средства в иностранной валюте и операции с ними отражаются на счетах бухгалтерского учета в белорусских рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу, устанавливаемому Национальным банком Республики Беларусь. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей, что необходимо для контроля за реальным движением денежных средств в различных валютах.

Курсовые разницы, возникающие при переоценке денежных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, отражаются на счете 98 «Доходы будущих периодов». По окончании отчетного месяца курсовые разницы списываются с состав финансовых доходов и расходов или расходов в установленном законодательством порядке (по счету 91).