1. Телефонхат.

Телефонхат – телефон немесе радио арқылы жеткізілетін жедел сипатты құжат. Телефонхаттың жеделхаттан айырмашылығы сіз үшінші бір мекеменің қызметіне жүгінбей өз ақпаратыңызды телефон арқылы алушыға тікелей мәлімдей аласыз. Ол байланыстың келесі бетінде тұрып сіз айтқан мәліметті жазып алады. Телефонхат мәтіні аса күрделі болмауы керек. Мекемеде келген және жіберілген телефонхаттарды тіркеп отыратын арнайы журнал болуы керек. Бұл журнал екі бөліктен тұрады: 1. Мекемеге келіп түскен телефонхаттар жазылады. 2. Басқа мекемелерге жіберілген телефонхаттың мәтіндері жазылады. Телефонхат құрылымының жеделхат құрылымынан көп айырмашылығы жоқ. Құрылымы мынадай: 1. Адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон арқылы бірден мекемеге келіп түсетіндіктен мекен-жайы көрсетілмейді.

2. Негізгі мәтін – 9-12 сөйлем. 3. Жіберушінің аты-жөні. 4. Ақпаратты телефон арқылы жіберушінің аты-жөні. 5. Телефонхат жіберілген телефонның нөмірі. 6. Телефонхат жіберілген уақыт, күні, айы және жылы. Телефонхатты қабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға телефонхаттың келгені туралы хабарлау керек. Телефонхатты жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып қоюы керек.

2. Факс арқылы жіберілетін құжаттар

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша «факс» деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстың ең құнды жері – ол ақпарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емес, кестелі, кесінді құжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нұсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсты алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ. Факс арқылы жіберілетін құжат А4 форматты, кейде А5 форматты бланкіге толтырылады. Фотография, сызба, кесте т.с.с. үлкен көлемді құжаттар алдын-ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек. Факс арқылы жіберілетін іс қағаздарының құрылымы: 1/ жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтпен бланкінің сол жақ жоғарғы бұрышына жазылады; 2/ жіберуші мекеменің аты бланкінің оң жақ жоғарғы бұрышына жазылады; 3/ бланкінің ортасына «факс арқылы» сөздері үлкен шрифтпен жазылады; 4/ алушының аты-жөні сол жаққа барыс септігінде жазылады. Мысалы: Даулетбаева Айман Мұратбекқызына; 5/ жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септікте жазылады. Мысалы: Досқалиев Бауыржан Миржанұлынан; 6/ одан төмен, сол жаққа факс номері жазылады. Мысалы: факс 13-01; 7/ оң жақ шетке, құжат көлемінің неше беттен тұратыны жазылады. Мысалы: көлемі – 7 (жеті) бет; 8/ факс номерінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген номер жазылады. Мысалы: 8-3292-43-50-66; 9/ оң жаққа, қажет болған жағдайда мерзімнен төмен құжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы: көшірмесі – Аяпова Сағира Бітімғожақызына; Осыдан кейін бланк көлденең жіңішке сызықпен сызылады да, сызықтан кейін «Тез қаралуға тиіс», «Құпия», «Қажетті белгілер соғу үшін» сияқты қосымша ескертулер жазылады. Бұдан кейін де көлденең жіңішке сызық сызылып, негізгі мәтін жазылады. Мекемеге факс арқылы жіберілген құжаттар арнайы журналға тіркеледі.

Негізгі әдебиеттер: 1 (123-126 бб), 3 (170-173), 4 (44-46 бб).

Қосымша әдебиеттер: 7(66-71бб),

№ 11- ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚ

Тақырыбы: Бұйрық-жарлық құжаттар.