2. Құжаттарды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша топтастыру

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

1. Белгілеу тәсіліне қарай: жазба; графикалық; акустикалық.

2. Мазмұнына қарай: ұйымдық-өкімдік; қаржы-есеп; жабдықтау-өткізу.

3. Атауына қарай: ережелер; бұйрықтар; хаттамалар; арыздар; хаттар т.б.

4. Түріне қарай: типтік немесе үлгілік (типтік іс қағазадары деп мәтіні үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы: арыз, өтініш т.б.); жекелік; қалыпты; жалпыға бірдей немесе трафареттік (трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын-ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз).

5. Толтыру орнына қарай: ішкі және сыртқы. Мекеменің ішкі қағаздарына қызмет ету барысында, оның құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түскен құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады.

6. Орындалу мерзімі бойынша: жедел және жедел емес, жай.

7. Шығу тегіне қарай: қызметтік; ресми-жекелік. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы: бұйрық, хаттама т.б.

8. Жариялық дәрежесіне қарай: қарапайым; күнделікті қызметте қолдану үшін; құпия.

9. Жасалу сатысына қарай: түп нұсқа, бірінші нұсқасы немесе оригинал; көшірме: отпуск (шығыс құжатының толық көшірмесі), выписка (құжаттың бір бөлігінің көшірмесі), дубликат (құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы). Құжат үзіндісі А4 форматты қағазға жазылады. Құжат үзіндісіне мына мәліметтер кіреді: құжат аты, төл мазмұнды сөзбе-сөз қайталайтын негізгі мәтін, ұйым мөрімен бекітілген, үзіндіні растайтын жазба.

10. Заңдылық күшіне қарай: шын және жалған.

Сақталу мерзіміне қарай: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталынатын; 10 жылға дейін уақытша сақталынатын

Негізгі әдебиеттер: 1 (107-116 бб), 2 (10-17), 3 (53-56 бб).

Қосымша әдебиеттер: 7(5-7 бб), 8 (20-22 бб)).

№ 3 ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚ

Тақырыбы: Еңбек қатынастарын құжаттау.

1. Түйіндеме.

«Резюме» француз тілінен алынған термин. «Айтылған я жазылған мәселенің қысқаша түйіні» деген мағына береді. Түйіндеме – белгілі бір тұлғаның өмірбаяны, білімі, мамандығы, кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, икемділігі жайлы нақты, қысқа мәлімет беретін іс қағазының бір түрі. Жазылған түйіндеме сіз туралы толық мәлімет беруі үшін, онда сіздің жеткен жетістігіңіз, жұмыс тәжірибеңіз, не нәрсеге икемділігіңіз бар екені айтылуы керек. Қызмет бабымен, турист ретінде жасаған шетелдік сапарларыңыз да көрсетіледі. Шет тілін білу дәрежеңіз, компьютерді қаншалықты игергендігіңіз де көрсетіледі. Жеңіл машина немесе көліктің басқа түрін жүргізе алатындығыңызды көрсету де артық болмайды. Сіздің маман ретіндегі бейнеңізді толықтыратын, аша түсетін өз мінезіңіздің кейбір жақсы қырларын да атап өтіңіз, басшылық, жетекшілік, ғылыми жұмыстарға икемділігіңіз болса, ол да назардан тыс қалмасын. Жеке басыңыздың қасиеттерін атап көрсеткен кезде, оның сіздің таңдап отырған жұмысыңызға орналасуға септігі тиетіндігі басты назарда болуы керек. Мысалы: сіз жарнама агенті болып орналасқалы келсеңіз, түйіндемеге адамдармен жақсы қарым-қатынас жасай алатындығыңыз, тапқырлығыңыз, итуицияңыз, адам психологиясын жақсы білетіндігіңіз сияқты қасиеттер жазылуы керек. Жазылған мәліметтерді түйіндемеге берудің 2 жолы бар: хронологиялық тәсілі – алдымен қазір істеп жүрген жұмысыңыз көрсетіледі де, әрі қарай хронологиялық ретпен жазылады. Яғни, соңғы орында сіздің бірінші жұмыс орныңыз, я болмаса бірінші аяқталған оқу орны жазылады; функционалдық тәсіл – бұл тәсіл білімі мен біліктілігі, жұмыс тәжірибесі мол адамға лайықты. Мұнда жұмыс стажы кері хронологиялық ретпен беріледі де, кейін білімі жайлы мәліметтер көрсетіледі. Егер бір мекемеде бірнеше жыл қатарынан істесеңіз, онда жұмысыңыздың жалпы сипаты өзгермеген болса, бәрін тізіп жатпай-ақ, қысқаша жазуға болады. Мысалы: 1991-1999 жылдар аралығында Ш.Есенов атындағы Ақтау мемлекеттік университетінің Математика кафедрасының оқытушысы, аға оқытушысы, доцент, кафедра меңгерушісі қызметтерін атқардым. Түйіндеменің құрылымы: құжат аты; ізденушінің (үміткердің) жеке басы туралы мәлімет (тегі, аты-жөні, туған күні, айы, жылы, туған жері); ізденушінің мекен-жайы, телефоны; түйіндеме авторы үміттеніп отырған вакансиясы; істеген жұмыс орны мен оқыған оқу орны, атқарған қызметі, мамандығы көрсетілген негізгі мәтін; қоғамдық, кәсіптік т.б. жұмыстары туралы мәлімет; кейбір қосымша мәліметтер (шет тілдерін білуі, шетел сапарлары, автомобиль жүргізе білетіндігі т.б.); ғылыми дәрежесі, наградалары туралы мәлімет (бұл жөнінде жазу міндетті емес); үміттенген вакансияға қатысты кейбір жеке бас қасиеттері, икемділігі (бұл бөлім де міндетті емес); түйіндеменің жазылған күні; түйіндеме авторының қолы. Кей жағдайларда «түйіндеме» деген сөз жазылмайды, оның орнына үлкен шрифтпен ізденушінің тегі, аты-жөні, туған күні, айы, жылы мен туған жері жазылады.