1. Қызметтік хаттар және олардың түрлері

Қызметтік хаттардың үлгілері

Қызметтік хат дегеніміз – күнделікті қызмет барысында мекемелер арасында түрлі мақсатта жазылатын іс қағазының бір түрі. Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы А4 форматтағы бланкілерде жазылады, кейде қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе таблица берілген жағдайда А3 форматқа, ал жолдама хаттар А5 форматқа жазылады. Қызметтік хаттың құрылымы: 1. Тақырыбы: Бұл парақтың жоғары жағына жазылады. Егер хат таза параққа жазылса, тақырыптан бұрын мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефоны парақтың жоғары жағына жазылады. 2. Мерзімі: Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. 3. Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы: Мекеменің атынан кейін келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға аты-жөнінен кейін «мырзаға» деп, әйел адамға «ханымға» деп жазуға және лауазымын көрсетуге де болады, бірақ лауазымы көрсетілетін болса, «мырза», «ханым» сөздері жазылмайды. 4. Кіріспе сөз: Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар. Мысалы: «Құрметті мырзалар!», «Мырзалар!», «Құрметті Р.Оразаева ханым!» т.б. Кіріспе сөз азат жолдан жазылады. 5. Хаттың жалпы мазмұн-мақсатын көрсететін бөлік: Мұнда негізгі мәтіннен бұрын жалпы мақсатты білдіретін қысқаша мәлімет жазылады. Мысалы: Қысқы сессияның қорытындысы жөнінде. 6. Негізгі мәтін: Бұны жазғанда хатқа байланысты анықтамалық және статистикалық материалдар, әдебиеттер мен құжаттар, хаттар, орфография-лық сөздік т.б. 7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сөздері: Құрметпен, аса құрметпен т.б. 8. Жіберушінің қолы. 9. Қосымшаларға сілтеме. 10. Құжатты жіберуші туралы мәлімет: Бұл парақтың сол жағына жазылады. Бұнда құжатты дайындаушының аты-жөні, телефоны жазылады. 11. Постскриптум: «Постскриптум» - латын сөзі, хаттың аяқ жағына қол қойылғаннан кейін «P.S.» таңбаларын қойып, содан кейін жазылатын сөздер. Ол қызметтік хаттарда 2 жағдайда жазылады: 1) Адресатқа міндетті түрде айтылуы тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, қойылған қолдан кейін постскриптум жазылады; 2) Хат мазмұнында айтылған ақпарат өзгерген жағдайда қойылған қолдан кейін постскриптум жазылады. Мекемеде ең көп тараған қағаздардың бір түрі – қызмет бабындағы әр түрлі хаттар. Бұл қағаздар территориялық жағынан алшақ жатқан мекемелерді өзара байланыстырады. Мұндай хаттар арқылы мекемелер арасында келіссөздер жүргізіледі, әр түрлі жағдайларды түсініседі, тіпті бір-біріне тағылар кінәлар да білдіріледі. Осыған орай жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады: 1) Ресми хаттар – белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қаралады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды. 2) Қызметтік жеке хаттар – бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады. 3) Ұсыныс хаттар – бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға қол қояды. 4) Сұраныс хаттар – мекемеден белгілі бір ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау мақсатында жазылады. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды. 5) Шағым хаттар – белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету мақсатында жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілген фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері қол қояды. 6) Циркуляр хаттар – ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемлерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады. 7) Жолдама хаттар - құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды. 8) Кепілдеме хат – белгілі мекеме бір іс-әрекеттің орындалуын өз мойнына алып, екінші мекемеге кепілдік беретін хаттың түрі. 9) Хабарлама хат – анықтамалық сипатта жазылады. Ол жұмыс барысында ескеру, басшылыққа алу үшін жоғарыдан төменгі бөлімшелерге жіберіледі. 10) Жауап хат – мұнда сұралған мәлімет, талап етілген іс-әрекеттің орындалғаны жөнінде хабар беріледі.

Негізгі әдебиеттер: 1 (80-86 бб), 2 (170-173)

Қосымша әдебиеттер: 10 (122-148 бб),

№ 7- ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚ

Тақырыбы: Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

1. Кесім.

Кесім – бірнеше лауазымды адамдардың белгілі бір фактіні не оқиғаны растап қол қойған құжат түрі. Кесімді жеке адам (тексеруші-ревизор, сарапшы-аудитор, инспектор) да толтыруы мүмкін. Кесімдер кәсіпорынның не оның бөлімшесінің және жеке лауазымды адамдардың қызметін тексеру қорытындысы бойынша, мүлікті не құжатты қабылдау-өткізу, объектіні немесе тауар-ақшалық бағалы заттарды қабылдау кезінде жасалады. Кесімнің құрылымы: кәсіпорын атауы; құжат түрі; күні; номері; жасалу орны; бекіту белгісі; тақырыбы; мәтіні; қосымшасы бар екені туралы белгі; қолы. Кесімге комиссия төрағасы мен мүшелерінің қолы қойылады. Кесімнің мәтіні 2 бөліктен тұрады: кіріспе және белгілеуші. Кіріспеде кесімді жасауға негіз болған құжат түрі, оның номері мен күні көрсетіледі. Әрі қарай лауазымдары көрсетілген комиссия кұрамы, сондай-ақ тексеру кезінде болған адамдардың тізімі аталады. Белгілеуші бөлігінде комиссия жұмысының мақсат-міндеттері, мәні баяндалып, айқындалған фактілер рәсімделеді. Кесімнің саны мүдделі жақтарға қажетті мөлшерде жасалып, мәтін соңында көрсетіледі. Кесім жасалған соң, комиссия оның мазмұнымен кесімде аталған адамдарды қолхат алып таныстырады. Кесім әкімшілік тарапынан бекітіліп, басқару шешімдерін шығару үшін негіз болады.