2. Анықтама.

Анықтама – қандай да бір болмасын фактіні не оқиғаны сипаттап растайтын құжат түрі. Ол қажет ететін мәліметтерден ғана тұрады, мұнда ұсыныс, қорытынды болмайды. Мекеменің өз ішінде қажет анықтамаға соны жазған адам қол қояды, жоғарға жіберілетін анықтамаға мекеме басшысы қол қояды. Анықтама А5 форматты параққа, ал оның көлемі үлкен болса, А4 форматты параққа дайындалады. Анықтаманың құрылымы: - құжат аты (үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады); - негізгі мәтін – анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы: «Осы анықтама Алиева Жансая Берікқызына, оның Ш.Есенов атындағы Ақтау Мемлекеттік университетінің Педагогикалық факультеті Қазақ тілі мен әдебиеті мамандығының күндізгі бөлімінің ІҮ курсында оқитынын растау үшін берілді»; - анықтаманың қай ұйымға берілгені туралы мәлімет – бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы: «Анықтама Ақтау қалалық паспорт бөліміне көрсету үшін берілді» немесе «Анықтама теміржол және аэрофлот кассаларына көрсету үшін берілді»; - анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет – бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады. Мысалы: «Анықтама 2008 жылдың 28 қаңтарына дейін жарамды» немесе «Анықтама берілген күннен бастап 1 айға дейін жарамды»; - анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі мен беруші адамның қолы – бұл мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см қалдырып барып жазылады, қолы қойылады және фамилиясы, аты-жөні беріледі. Мысалы: Ш.Есенов атындағы

Ақтау мемлекеттік университеті

Педагогика институтының директоры Т.А.Ботағариев

Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Кез-келген анықтаманың тіркелген номері, жауапты адамның қолы, мекеме мөрі болғанда ғана күші бар.

Негізгі әдебиеттер: 1 (171 -174 бб), 2 (177-178 бб).

Қосымша әдебиеттер: 6(55-70 бб),

№ 8- ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚ

Тақырыбы: Баяндау хат. Жеделхат.

1. Баяндау хат.

Баяндау хат дегеніміз – ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат. Ұйымның өз ішінде жазылатын баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады. Ал баяндау хат мекеменің атынан екінші бір мекемеге немесе өзі бағынатын жоғары құрылымға жазылса А4 форматты параққа компьютерде теріліп, оған мекеме басшысы қол қояды. Баяндау хаттың құрылымы: 1/ Мекеменің атауы, кімге арналғаны (аты-жөні, тегі, лауазымы), кім жазып отырғаны (аты-жөні, тегі, қызметі); 2/ Құжат аты (ортадан жазылады); 3/ Негізгі мәтіні (мұнда баяндау хатты жазуға себеп болып отырған мәселе және сол мәселені шешуге ұсыныс жазылады). 4/ Баяндау хатты жазушы адамның қолы; 5/ Мерзімі; Баяндау хат құжат ретінде тіркеліп, сақталады.

2. Жеделхат

Жеделхат – телеграф арқылы берілетін жедел сипатты құжат. Күнделікті қызмет барысында ақпарат немесе мәліметтің кейбірін екінші адамға я мекемеге жедел жеткізу қажет болатын жағдай жиі кездеседі. Қазіргі заманда ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері болғанымен, жеделхаттар өзінің маңызын жойған жоқ. Себебі, ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері қымбаттау, хат ұзақ жүреді, ал телефон арқылы жүргізілген әңгімені іске тігіп қоя алмайсың, сондықтан да ең ыңғайлысы жеделхат болып табылады. Жеделхат ең ұзақ дегенде 10-12 сағатта, қажет жағдайда 1 сағатта да жеткізіледі. Жеделхаттың тағы мынадай ерекшеліктері бар: 1/ Мекеменің кез-келген қызметкері жеделхат мәтінін құрастырып жібере алады; 2/ Виза қою, келісу, редакциялау сияқты формальды нәрселердің қажеті болмайды; 3/ Жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан әркез жіберуші мен алушы туралы мәліметті қамтиды. 4/ Қажет болған жағдайда жеделхат мәтіні мен онда берілген мәліметті растауға болады. Жеделхат жазу үшін мыналарды ескеру керек: Жеделхат мәтіні қысқа, дәл, анық болу керек; Жеделхат мәтінінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды; Кейбір сөздерді қысқартып жазуға болады,керісінше шатасып кетпес үшін цифрлар жазбаша беріледі. Жеделхаттың екі түрі бар: 1) Ішкі жеделхаттар – бұл мемлекет ішінде жіберіліп қабылданатын жеделхаттар. 2) Халықаралық жеделхаттар – бұған шет елдерге жіберілген немесе шет елдерден келген жеделхаттар жатады. Әрбір мекемеде жеделхаттарды тіркейтін арнайы журнал болуы керек. Ол екі бөліктен тұрады. Бір бөлігі келіп түскен жеделхаттарға арналады, мұнда мекемеге келген жеделхаттар тігіледі. Төменгі жағына алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады. Жіберілген жеделхаттар бөлігінде жеделхат мәтіні жазылады. Ол жіберушінің қолымен расталады. Жеделхат құрылымы:

1) Мекен-жайы (қайда) – онда жеделхатты алушының почта индексі, елді мекеннің аты, типі, көшесі, үй номері немесе офис номері жазылады. Мысалы: 480021, Қазақстан, Алматы қаласы, Мұқанов көшесі,227, офис 47. 2) Алушының аты –жөні (кімге) – адресаттың толық аты-жөні, қажет жағдайда фамилия орнына қызметі көрсетіледі. Мысалы: «Директорға» немесе «Бөлім меңгерушісіне». 3) Жеделхат мәтіні – жеделхаттың негізгі мақсаты ақпаратты тез жеткізу болғандықтан, қызметтік хаттардағыдай кіріспе сөз, сыпайыгершілік сөздері жазылмайды. Мүмкіндігінше барынша қысқа және түсінікті етіп жазу керек. Егер жеделхат мақсаты алушыдан ақпарат алу немесе мәселені шешу т.б. болса онда етістіктерді бұйрық рай тұлғасында беріңіз. Мысалы, «жіберіңіз», «салып жіберіңіз», «шешім жіберіңіз» т.б. «Тез арада», «жеделдетіңіз» деген сөздерді қолданудың қажеті жоқ, себебі сіздің жеделхат жіберуіңіздің өзі алушыға көп нәрсені білдіріп тұр. Цифрларды жазбаша жазған дұрыс. Мысалы, 101347 – бір ноль бір үш төрт жеті, бұларды бір сөз ретінде топтап беруге болады: бірнольбірүштөртжеті. Мәтін мазмұнына нұқсан келмейтін болса, жалғаулық, көмекші сөздер, тыныс белгілері қолданылмайды. Жеделхат мәтініде түзетулер болмауға тиіс және сөздер тасымалданбайды. 4) Жіберушінің мекен-жайы – бұл жоғарыда айтылған алушының мекен-жайының жазылу тәртібі сияқты. Жеделхатты тапсырып ақысын төлегеннен кейін түбіртекті біраз уақытқа дейін жоғалтпай сақтаңыз. Себебі түбіртек сіздің жеделхат жібергеніңізді растайтын бірден-бір құжат болып табылады.

Негізгі әдебиеттер: 1 (137-140 бб), 2 (123-135), 4 (53-56 бб).

Қосымша әдебиеттер: (5-7 бб), 8 (20-22 бб,12 (18б).

№ 9- ПРАКТИКАЛЫҚ САБАҚ

4. Тақырыбы:Түсініктеме. Хабарландыру. Визит карточкалары.