1. Формирование тендерного заказа.

• определение требуемого товара или услуги.

• определение требуемого объема, характеристик, качественных показателей товары или услуги.

• определение сроков исполнения (изготовления) товара или услуги.

• логистические требования. Доставка, погрузочно-разгрузочные работы, время доставки, транспорт доставки и т.д.

• требования к подрядчику (исполнителю тендера). Лицензии, разрешения на осуществляемую деятельность, сертификаты на поставляемую продукцию.

• время проведения тендера. То время, в течении которого будут приниматься заявки на тендер.

• форма проведения тендера. Открытая либо закрытая форма.

• место проведения тендера. Тут необходимо решить о месте проведения торгов. Помимо проведения торгов своими силами, к услугам организаторов тендеров современные электронные площадки.

• состав оценочной комиссии. Лица принимающие решения о победителе тендера.

• финансовые вопросы. Предоплата, условия оплаты, форма оплаты, скидки и прочее.

• другие вопросы.

После составления тендерного заказа, приступаем ко второму этапу проведения тендера.

2. Освещение и рекламное обеспечение тендера . Для того, что бы потенциальные подрядчики, а чем их больше, тем лучше, узнали о проведении торгов необходимо их известить. Помимо традиционных средств информирования, таких как телефон, факс, рассылки электронных писем, применяются также реклама в средствах массовой информации, рекламные кампании в сети интернет. Некоторые системы электронных торгов предоставляют услуги по продвижению тендера и его рекламному сопровождению.

3. Непосредственно проведение тендера. После старта тендерных торгов необходимо оперативно решать возникающие вопросы о предмете торгов, разъяснения участникам о непонятных моментах. Это могут быть: телефонная «горячая» линия, тикеты в интернете, поддержка по интернет-пейджерам (ICQ, MSN Messenger и прочие). Необходимо сделать все возможное для того, что бы потенциальные партнеры получили всю необходимую и исчерпывающую информацию обо всем, что касается тендеров.

4. Подведение итогов тендерных торгов. После окончания сроков приёма заявок на исполнение тендера, необходимо определить и официально назвать победителя. Для этого следует:

• определить количество поступивших заявок. Если заявок не поступило, то тендер считается невостребованным, возможно следует изменить условия. Если поступила одна заявка, то она и признается победившей, если иного не оговорено в условиях проведения тендера.

• отсортировать заявки не подходящие по регламенту проведения тендера, не удовлетворяющих условиям и предоставившие недостаточную или неверную информацию.

• оставшиеся заявки следует оценить по нескольким критериям: стоимость, сроки, надежность, доверие, дополнительные условия.

Выставив каждой заявке оценку по каждому критерию (с учетом коэффициента приоритета), суммируем оценки. Заявка с наибольшей суммой и будет победителем. Это примерный план оценки, у каждого организатора тендера может быть другая, отличная от этой, система определения победителя тендерных торгов. После подведения итогов, организаторы, в некоторых случаях, должны проинформировать общественность о результатах тендера. Но во многих случаях достаточно оповестить лишь участников процесса. Во многих хороших электронных системах заказов и тендеров, после исполнения тендерных обязательств стороны могут (и должны) выставлять оценки сотрудничества сторон друг другу. Это позволяет накапливать рейтинг, что может быть дополнительным приоритетным фактором при дальнейшем проведении тендеров.

Однако более подробно следует остановиться на модели, в которую входят шесть этапов осуществления тендерного процесса.

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку, товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

В состав тендерной документации входят:

1. характеристика товаров, работ и услуг. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация;

2. условия контракта, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соот­ветствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заклю­ченном сторонами договоре или в нем содержатся прямые от­сылки к таким условиям;

3. критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть самая низкая цена и экономически самое выгодное предложение. Во втором случае в качестве критериев наряду с ценой могут быть качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый самая низкая цена;

4. инструкция участникам торгов. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщикам и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса.

Как составлять тендерную документацию?

Подготовка тендерной документации является очень важной частью проведения конкурсных торгов. Так как грамотно составленная тендерная документация – это уже половина успеха тендерной кампании. Как же грамотно составлять ее?

В тендерной документации обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество организатора тендера, его полный почтовый адрес, рабочий телефон, а также факс и адрес электронной почты, безусловно, если таковые имеются. Также важно указывать точное место получения, способ получения (почтой, нарочным и т.д.) тендерной документации и ее стоимость.

Все проверяющие органы требуют наличие проекта договора или списка требуемых условий. К тому же в тендерной документации должна быть представлена методика оценки предложений по балльной системе.

Как выиграть тендер? Этот вопрос невероятно актуален для тендерных компаний в наше время. Тендерные эксперты обычно заявляют, что самое главное - это участие в тендерах. Именно это правило дает большой опыт в понимании ряда причин того, что приводит к проигрышу либо выигрышу на подобных соревнованиях.

Следующим не менее важным правилом является трезвый расчет своих финансовых возможностей. Некоторые компании допускают грубейшую ошибку: они ищут контракт покрупнее, и в результате просто не рассчитывают своих финансовых возможностей.

Важнейшим условием также является грамотное составление заявки на участие – тендерного предложения. Многие компании не допускаются на подобные конкурсы еще на этапе проверки их тендерного предложения. Поэтому следует обратить пристальное внимание на корректное составление заявки. Грамотно составленное тендерное предложение обязательно должно учитывать требования тендерной документации относительно качества и технических характеристик товара либо услуг.

Следование этим простым правилам поможет избежать многих подводных камней участия в тендерах. Необходимо также не забывать, что на постоянно расширяющемся рынке услуг всегда можно найти хороших специалистов-консультантов, которые помогут грамотно составить тендерное предложение, а также помочь избежать ошибок при участии в тендерах.

Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки «товаров» тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается «торгов на выполнение работ», то объем документации может составлять сотни и тысячи страниц.

Как правило, тендерная документация передается претендентам за плату по их официальному запросу.

Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. С одной стороны, передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, высокая плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо тщательно взвешивать все стороны и выбирать по возможности наиболее эффективный вариант.

В любое время до истечения срока подачи предложений проводящая закупки организация может изменить тендерное досье, но при этом необходимо уведомить о вносимых поправках всех потенциальных участников. Обычно все изменения приводятся в изданных приложениях к тендерной документации.

В реальности при оформлении конкурсной документации нет мелочей. В этом каждый день убеждаются несостоявшиеся участники конкурсов, недопущенные к участию из-за неправильного оформления пакета документов.

Для государственных закупок не существует универсального шаблона для заполнения пакета конкурсной документации. Это просто невозможно сделать, учитывая сложность и разнообразие проводимых конкурсов. Каждая компания учится либо на собственных ошибках, рискуя потерять выгодные контракты, либо обращается за помощью к специалистам.

Существуют организации предоставляющие услуги по правильному оформлению заказов.

Например, проект Goszakaz.ru предоставляет комплекс услуг по подготовке конкурсной документации: помощь в грамотном заполнении заявок, проверка полноты пакета документов, выполнения всех требований по оформлению конкурсной документации.

Подача заявок на заполнение конкурсной документации для выбранного конкурса осуществляетсяв разделе "On-line заявка" сайта http://www.goszakaz.ru

Извещение о торгах (тендерная публикация, "приглашение на участие).

После того как тендерная документация разработана, необходимо проинформировать общественность о предстоящих торгах. Законодательством большинства стран предусмотрено требование для закупающих государственных органов заблаговременно публиковать сведения о предстоящих конкурсах на размещение контрактов стоимостью выше определенной пороговой цены. Широкая, полная и заблаговременная информация дает возможность претенденту решить вопрос о своем участии и представить предложения максимальному числу лиц, обеспечить гласность и прозрачность.

В соответствии с принятыми правилами приглашение к участию в торгах может быть в виде:

• рекламы, размещаемой, по крайней мере, в одной многотиражной газете или официальном издании; в случае международных торгов — в международной прессе;

• объявлений в специальных информационных бюллетенях (например в России – это «Конкурсные торги», в Великобритании – Export Intelligence Service, в Беларуси - «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом»

«Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом» — официальное информационно-аналитическое печатное издание, публикующее информацию о закупках товаров (работ, услуг) в соответствии с:

Указом Президента Республики Беларусь от 17.11.2008 г. № 618 «О государственных закупках в Республике Беларусь», Постановлением Совета Министров РБ от 20.12.2008 г. № 1987 «О некоторых вопросах осуществления государственных закупок», Постановлением Министерства экономики РБ от 15.01.2009 г. № 8 «Об утверждении Инструкции о порядке размещения (публикации) информации о государственных закупках».

Учредителями издания являются Министерство иностранных дел и Министерство экономики Республики Беларусь. Периодичность выхода бюллетеня в печать – еженедельно (4 раза в месяц по вторникам). Издание распространятся на территории Республики Беларусь, а также в странах СНГ и Балтии. Кроме конкурсов и иных процедур закупок, в издании публикуются экономические новости Беларуси, исследования отечественного и зарубежных рынков по различным направлениям. Предлагаются аналитические материалы по экспорту, маркетингу, товаропроводящим сетям, логистике и антикризисному управлению предприятием. Материалы издания имеют экономический характер и предназначены в первую очередь для экспортно ориентированных предприятий.

• рекламы в торговых изданиях; писем, адресованных участникам торгов; циркулярных писем консульствам или дипломатическим представительствам;

• информации, размещаемой в компьютерных сетях электронных базах.

Следует отметить, что рассылка персональных приглашений потенциальным участникам не только допускается, но и рекомендуется в первую очередь тем поставщикам, в которых заказчик крайне заинтересован.

В соответствии с Постановлением Министерства Экономики Республики Беларусь от 15 января 2009 г. № 8 «Об утверждении Инструкции о порядке размещения (публикации) информации о государственных закупках» выделяется также следующие термины:

ИС “Тендеры” – информационная система “Тендеры”, размещенная на сайте Центра в сети Интернет;

абонент ИС “Тендеры” – заказчик, организатор, уполномоченная организация, иная организация или индивидуальный предприниматель, заключившие договор с Центром на оказание услуг по размещению (публикации) информации о государственных закупках и (или) иному информационному обслуживанию в ИС “Тендеры”.

Регистрация в качестве абонента информационной системы "Тендеры" дает уникальную возможность получения информационной поддержки в проводимой работе по выходу на внешний и внутренний рынки товаров и услуг.

Абоненту ИС Тендеры предоставляются следующие возможности:

регулярное и оперативное получение информации о тендерах и конкурсных торгах по закупкам товаров и услуг (далее - тендерах), проводимых в Российской Федерации, странах СНГ и зарубежья, а также в Республике Беларусь;

размещение следующей информации на сайте ИС Тендеры;

визитная карточка о предприятии: адрес, руководство, контактные телефоны, предлагаемая продукция и услуги;

необходимая продукция и услуги;

извещения и приглашения для участия в объявляемых тендерах;

предложения по реализации продукции и услуг, имеющихся ненужных товарных запасах, излишках оборудования;

минисайт заказчика с визитной карточкой предприятия, электронной экспозицией товаров и услуг, прайс-листами, новостями и инвестиционными проектами; также на портале размещаются ссылки на данный сайт;

получение справок по нормативной информации и законодательству в части осуществления внешнеторговой деятельности и проведения тендеров.

В информационной системе "Тендеры" осуществляется регистрация юридических лиц любой формы собственности.

в ходе размещения информации о госзакупках используются основные и дополнительные СМИ.

Основные:

информационно-аналитический бюллетень «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом»;

ИС "Тендеры" на сайте "http://www.icetrade.by/" в ИРУП "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен";

Дополнительные:

Дополнительные сайт и(или) печатное издание выполняют лишь дополнительные функции по отношению к официальным сайту и печатному изданию. В этой связи информация о государственных закупках, размещенная только на дополнительных сайтах и(или) в дополнительных печатных изданиях, считается как неразмещенная.

Брестский облисполком:

дополнительный сайт – официальный сайт коммунального унитарного информационного предприятия «Редакция Брестской областной газеты «Заря» http://www.zarya.by;

дополнительное печатное издание – областная газета «Заря»

(решение от 17 марта 2009 г. № 199 «О централизации государственных закупок и порядке размещения (публикации информации на дополнительном сайте и в дополнительном печатном издании");

Гродненский облисполком:

дополнительный сайт – http://www.region.grodno.by;

дополнительное печатное издание – газета «Гродзенская праўда»

(решение от 25 февраля 2009 г. № 136 «О некоторых вопросах осуществления закупок товаров (работ, услуг)» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 77, 9/22356);

Минский городской исполнительный комитет:

дополнительный сайт - официальный сайт Мингорисполкома http://www.minsk.gov.by (решение от 6 января 2009 г. № 26 «О некоторых вопросах осуществления закупок товаров (работ, услуг)» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 9, 9/20900).