§ 2, Контроль и ревизия состояния хранения и сохранности внеоборотных активов

При организации контроля и ревизии внеоборотных активов пер­воочередное внимание следует уделять проверке состояния хра­нения и сохранности объектов основных средств, что самым не­посредственным образом связано с дальнейшим повышением эффективности их использования. Особое место в этой работе за­нимает организация действенного предварительного и текущего контроля.

Предварительный контроль за соблюдением установленного порядка хранения и обеспечения сохранности основных средств осуществляется преимущественно руководителями, специалиста­ми и штатными контролерами сельскохозяйственных организа­ций. В ходе его проведения выясняется, за кем закрепляются те или иные объекты, какие работы предусматриваются при поста­новке их на хранение, как намечается организовать их охрану. Особое внимание при этом следует обращать на соблюдение ус­тановленных правил хранения тракторов, комбайнов и других сельскохозяйственных машин и орудий с тем, чтобы вовремя пре­дупредить факты бесхозяйственности и небрежного отношения к сельскохозяйственной технике. В порядке предварительного кон­троля за соблюдением этих правил устанавливаются готовность мест хранения машин и оборудования (наличие соответствующих помещений, гаражей, навесов и площадок, ограждений террито­рий хранения, складов для снимаемых с машин агрегатов, узлов и деталей, специализированного и противопожарного оборудова­ния и инвентаря, освещения, подсобных помещений и т.п.), ход подготовки их к кратковременному и длительному хранению, ответственные лица, очередность и графики подготовительных работ. Важное место в ходе проведения предварительного конт­роля занимают проверка круга материально ответственных лиц по отдельным местам хранения основных средств, а также опре­деление порядка документооборота, бухгалтерского учета и ин­вентаризации отдельных групп указанных объектов. В частности, необходимо подвергать предварительному контролю размещение основных средств по отдельным внутрихозяйственным подразде­лениям и материально-ответственным лицам, что относится преж­де всего к мобильным объектам.

В практике ряда хозяйств все еще нередки случаи, когда сред­ства нерационально распыляются на возведение мелких объектов капитального строительства по многим населенным пунктам, рас­средоточиваются места кратковременного и длительного хранения машин и оборудования вместо выделения для этих целей специаль­ной территории на центральных усадьбах при ремонтных мастерс­ких, на машинных дворах или пунктах технического обслужива­ния. Кроме того, допускается необоснованная передача в индиви­дуальное использование отдельными лицами производственного и хозяйственного инвентаря и других объектов. Все эти факты мо­гут быть пресечены, если в каждом хозяйстве на должном уровне налажен предварительный контроль за указанными хозяйственны­ми операциями. В той же мере сказанное касается и организации бухгалтерского учета, и инвентаризации основных средств. Напри­мер, заблаговременно могут быть проверены планы организации документооборота, аналитического и синтетического учета и ин­вентаризации этих объектов. Последняя играет особо важную роль в сохранности, в связи с чем следует заранее проверять наличие и состав центральной и местных инвентаризационных комиссий, ко­торые должны быть созданы в каждом хозяйстве в начале хозяй­ственного года, и планы их работы.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранности основных средств наряду с приемами докумен­тального контроля (изучение документов, их встречная сверка, сопоставление документов и записей) применяются контрольные инвентаризации, опрос должностных лиц и другие приемы фак­тического контроля. Особенно эффективны в этих случаях фак­тические осмотры объектов в натуре. Надо как можно шире прак­тиковать фактическую проверку состояния хранения и сохранно­сти основных средств непосредственно в ходе выполнения сельскохозяйственных работ и подготовки тех или иных объек­тов к хранению. При этом по зданиям, сооружениям, передаточ­ным устройствам и другим неподвижным объектам устанавлива­ются их техническое состояние, эксплуатационные возможности, готовность к производственному или иному функционированию по прямому назначению, целевой характер их использования. По машинам, оборудованию, транспортным средствам, инвентарю и другим мобильным объектам определяют размещение их по хо­зяйству и правильность эксплуатации или хранения, организацию технического обслуживания, пожарно-сторожевой охраны, ком­плектность и техническое состояние. В порядке текущего контро ­ля следует широко практиковать проверку состояния хранения и сохранности основных средств в период подготовки к весенне- полевым и осенним уборочным работам, подготовки к зимовке скота, длительному хранению сельскохозяйственной техники, а также проведение ежегодной инвентаризации, когда предостав­ляется возможность своевременно принять необходимые меры по вскрытым фактам.

В ходе проведения годовой инвентаризации основных средств можно выявить соблюдение порядка ее проведения, установлен­ною Методическими указаниями по инвентаризации имущества

и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфи­на России от 13.06.95 № 49 (соблюдение порядка проведения подготовительных работ, осмотра отдельных объектов в нату­ре, их распределения по праву собственности и пригодности к эксплуатации, оформления соответствующих инвентаризацион­ных описей). Выявленные в этих случаях недостатки могут быть оперативно устранены непосредственно в ходе указанной инвен­таризации.

В полном объеме соблюдение действующего порядка хране­ния и сохранности объектов внеоборотных активов подлежит выявлению при последующем контроле и прежде всего в ходе до­кументальных ревизий и проверок.

Путем изучения учетных данных (по инвентарным карточкам, инвентаризационным описям, книгам или машинограммам учета основных средств) устанавливается наличие основных средств по их отдельным классификационным группам в соответствии с дей­ствующими классификациями основных фондов (Общероссийским классификатором основных фондов, утвержденным постановле­нием Госстандарта России от 26.12.94 № 359, и Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, ут­вержденной постановлением Правительства РФ от 01.01. 02 № 1). В ходе этой ревизии или проверки определяются обеспеченность хозяйства основными средствами, размещение отдельных объек­тов по его территории, соблюдение действующего порядка их уче­та. В частности, необходимо обращать внимание на наличие пра­воустанавливающих документов и государственную регистрацию земельных актов и другого недвижимого имущества, инвентар­ных номеров объектов, технических паспортов, поэтажных пла­нов и другой технической документации, правильность заполне­ния технико-экономических показателей в соответствующих учет­ных регистрах, сроки поступления и оприходования объектов на баланс хозяйства. Отдельно проверяется состояние учета основ­ных средств в местах их размещения, для чего контролеры уста­навливают правильность ведения инвентарного списка основных средств или книги закрепления основных средств, соответствие этих сведений данным бухгалтерского учета, регулярность их вза­имной сверки в хозяйстве.

Особо тщательно следует проверить инвентаризационные опи­си и приложенные к ним протоколы заседания инвентаризацион­ных комиссий, сличительные ведомости, ведомости результатов

последней инвентаризации, решение администрации хозяйства но итогам ее проведения.

Прежде всего выявляется правильность оформления резуль­татов инвентаризации, для чего имеющиеся в делах хозяйства инвентаризационные описи, сличительные ведомости и другие документы сопоставляются с утвержденными формами этих до- кументов. Следует иметь в виду, что действующими указаниями предусматривается применение в каждом хозяйстве только типо­вых форм инвентаризационных описей, ведомостей и актов, офор­мляющих результаты инвентаризации. Допущенные проверяемым хозяйством отклонения от этого порядка дополнительно изуча­ются, и выявленные по ним факты подлежат отражению в акте ревизии или отчете о результатах проверки.

Затем устанавливается соблюдение действующего порядка проведения инвентаризации путем изучения документов и учет­ных записей по отражению ее результатов. В частности, выясня­ется были ли созданы приказом (распоряжением) руководителя хозяйства центральная или местные (по внутрихозяйственным подразделениям) инвентаризационные комиссии, соблюдены ли сроки проведения инвентаризации основных средств (по живот­ным обычно на 31 декабря и остальным основным средствам - не ранее 1 октября, а при отсутствии такой необходимости разреша­ется проводить их инвентаризацию один раз в три года), все ли объекты включены в инвентаризационные описи, проводилась ли инвентаризация путем непосредственной проверки объектов в натуре, отбирались ли перед ее проведением расписки у матери­ально ответственных лиц о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу вверенных им ценностей, проведены по уче­ту и никаких не оприходованных или не списанных ценностей у них нет на момент инвентаризации.

Далее тщательному изучению подлежат инвентаризационные описи, в ходе которого устанавливают правильность их составле­ния, реальность отраженных в них данных и взаимосвязь их пока­зателей с другими документами и учетными записями. Так, необ­ходимо выявить, по типовой ли форме составлена опись на соот­ветствующие группы объектов основных средств, правильно ли произведена их запись в соответствии с классификационной груп­пой, назначением и местом хранения каждого объекта, все ли рек­визиты заполнены в той или иной инвентаризационной описи, подписаны ли описи всеми членами инвентаризационной комис-

сии и материально ответственными лицами, есть ли расписка пос­ледних типового содержания: «Все основные средства, поимено­ванные в настоящей инвентаризационной описи с № по №, ко­миссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имев'). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Реальность отраженных в инвентаризационных описях сведе­ний о фактическом наличии соответствующих объектов устанав­ливают путем тщательной сверки записей по графе «Количество» этих описей с соответствующими данными инвентарных карто­чек и других учетных регистров, по объектам, по которым выяв­лены отклонения от учетных данных, изучением характера ука­занных записей (нередко инвентаризационные описи составляют без проведения фактической проверки объектов в натуре, что можно обнаружить по однородному характеру записей в разных инвентаризационных описях за разные даты их составления и по разным местам хранения объектов) и сверкой с аналогичными записями в инвентаризационных описях за смежные периоды, опросам соответствующих должностных лиц.

Отдельно проверяются все инвентаризационные описи на объекты, не принадлежащие хозяйству и находящиеся на его от­ветственном хранении. При этом следует установить реальность их владельцев, наличие подписи о принятии на ответственное хра­нение, сроки нахождения указанных объектов в хозяйстве, их фак­тическое состояние и использование.

Особо следует проверить взаимосвязь данных о наличии объек­тов, указанных в инвентаризационных описях и сличительных ве­домостях, а также в ведомости результатов инвентаризации в тех случаях, когда выявлены расхождения между фактическими и учет­ными данными.

Необходимо установить правильность составления бухгалте­рией хозяйства сличительных ведомостей результатов инвентари­зации основных средств. Нужно удостовериться, по всем ли объек­там, по которым выявлены расхождения, составлены эти ведомо сти, соблюдена ли при этом классификация основных средств, составлены ли отдельные сличительные ведомости на объекты, не принадлежащие хозяйству, и сообщено ли об этом их владель­цам, соответствуют ли их учетные данные остаткам по учетным регистрам, правильно ли выведены результаты инвентаризации

(недостача или излишки), имеются ли по ним заключения и реше­ния инвентаризационной комиссии. По материалам последней проведенной инвентаризации проверяют соблюдение сроков оформления ее результатов (они должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентари­зация, а по годовой инвентаризации - в годовой отчетности), на­личие протокола заседания инвентаризационной комиссии и его утверждения руководителем хозяйства.

Заключительным этапом ревизии или проверки результатов последней инвентаризации основных средств является определе­ние мер, принятых хозяйством по возмещению виновными ли­цами недостач, регулированию пересортицы и оприходования излишков тех или иных объектов. При этом устанавливается, отнесено ли в зачет виновным лицам превышение стоимости недостающих объектов над их излишками, обоснованно ли спи­саны за счет хозяйства те или иные недостающие объекты.

Затем рекомендуется ознакомиться в натуре с размещением основных средств по внутрихозяйственным подразделениям пред­приятия. В ходе этого осмотра следует выявить техническое со­стояние объектов, организацию их хранения, эксплуатации, про­