§ 2. Контроль и ревизия кассы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуще­ствления операций по приему, хранению и выдаче наличных де­нег в кассе сельскохозяйственного предприятия, являются Поло­жение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное решением Совета директоров Банка России от 19.12.97 № 47, и Порядок ве­дения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден­ный решением Совета директоров Банка России 22.09.93 № 40. Следует отметить, что вышеприведенные нормативные докумен­ты имеют универсальный характер и распространяются на ком­мерческие и некоммерческие организации всех форм собственно­сти и организационно-правовых форм функционирования. В них, и прежде всего в Порядке ведения кассовых операций, определе­ны общие правила хранения наличных денег, их приема и выда­чи, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

На последнее обстоятельство необходимо обратить особое внимание, поскольку тем самым единообразно регламентируется по существу методика контроля и ревизии кассы. В соответствии с этим в каждом хозяйстве должна регулярно проводиться вне-

запная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Поэтому и в ходе осуществления контроля и ревизии денежных средств снача­ла надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе хозяйства путем ее инвентаризации, по результатам которой со­ставляется промежуточный акт (см. гл. IV, § 5). Если в кассе будет установлен излишек денежных средств, то на сумму излишка не­медленно составляется приходный кассовый ордер, который за­писывается в кассовой книге. В бухгалтерском учете указанная операция отражается в следующем порядке:

дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Выявленная в ходе инвентаризации кассовой наличности не­достача денег должна быть немедленно погашена кассиром пу­тем внесения недостающей суммы в кассу хозяйства, что оформ­ляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерс­ком учете следующими проводками:

1. дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

кредит счета 50 «Касса»;

2. дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

3. дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Вопрос о возможности использования кассира на этой долж­ности в таких случаях решается непосредственно в ходе ревизии кассы. Обычно при мелких недостачах кассир сразу не отстраня­ется от работы, и решение этого вопроса передается на последую­щее рассмотрение администрации предприятия. При обнаруже­нии злоупотреблений и большой недостачи денежных средств кас­сир немедленно отстраняется от работы и в случае необходимости материалы передаются в следственные органы для привлечения его к уголовной ответственности.

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролеры тщательно проверяют соблюдение во всем объеме вышеуказан­ного Порядка ведения кассовых операций. Для этого они прежде всего устанавливают правильность документального оформления назначения кассира на работу и его материальной ответственнос­ти. В соответствии с пунктом 32 указанного Порядка после изда­ния приказа о назначении кассира на работу руководитель пред­приятия обязан ознакомить кассира с Порядком ведения кассо­вых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром зак ­лючается письменный догов ор о полной материальной ответствен­ности по типовой форме в соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ.

Если такой договор в личном деле кассира не имеется, то кон­тролеры предлагают через администрацию проверяемого пред­приятия немедленно оформить этот договор, о чем делается со­ответствующая запись в общем акте ревизии или отчете о резуль­татах проверки.

При этом следует проверить, не передоверяет ли кассир выпол­нение порученной ему работы другим лицам, что действующим порядком категорически запрещено. В случае необходимости вре­менной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя орга­низации и с этим работником заключается письменный договор о полной материальной ответственности в общеустановленном по­рядке. Причем если в хозяйстве к выдаче заработной платы, пре­мий и иных выплат привлекаются другие лица, кроме кассира, то также требуется приказ о возложении на них этих функций и зак­лючение с ними письменного договора о полной материальной ответственности. При этом исходя из рекомендаций по обеспече­нию сохранности денежных средств при их хранении и транспор­тировке, приведенных в приложении № 2 к вышеуказанному По­рядку ведения кассовых, операций, при приеме на работу и назна­чении на должность лиц, связанных с указанными операциями, следует иметь в виду, что к таким операциям не допускаются лица: ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышлен­ные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающие хроническими или психичес­кими заболеваниями; систематически нарушающие установленный порядок; злоупотребляющие спиртными напитками либо употреб­ляющими наркотические вещества без назначения врача.

Затем контролеры выявляют состояние хранения и сохранно­сти наличных денег и ценных бумаг в кассе, правильность оформ­ления кассовых документов и ведения кассовой книги, состояние контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Необходимо установить, обеспечивается ли в данном хозяйстве соблюдение требований о надлежащей сохранности денег в кассе, а также при

_1Г37.9

доставке их из обслуживающего банка и сдаче в этот банк, за что несет ответственность непосредственно руководитель хозяйства.

По действующему порядку помещение кассы должно быть изо­лировано и удовлетворять требованиям по технической укреплен­ное™, приведенным в Приложении № 3 к Порядку ведения кассо­вых операций (в части стен, перекрытия, перегородок, дверей, окон, вентиляционных шахт, коробов и дымоходов, а также запирающих устройств, дверных петель, охранной и пожарной сигнализации). Во время совершения кассовых операций двери в кассу должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Для хранения наличных денег и ценных бумаг в кассовом по­мещении должны быть установлены, как правило, несгораемые металлические шкафы и лишь в отдельных случаях - комбиниро­ванные и обычные металлические шкафы. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются сургучной печа­тью кассира. Причем ключи от сейфов (шкафов) и печать хранятся у кассира, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и т.п. - у руководителя предприятия. Хранение в кассе денег и ценных бумаг, не принадлежащих предприятию, не допускается. Кассиру запрещается оставлять ключи и печать в ус­ловленных местах, передавать посторонним лицам либо изготов­лять неучтенные дубликаты.

При доставке денег в банк, из банка, на фермы, в отделения, бригады необходим отдельный транспорт, чтобы предупредить случаи хищения денежных средств в пути.

Тщательной проверке подлежат кассовые операции, под ко­торыми понимают наличие и движение денежных средств в кассе хозяйства. В соответствии с вышеупомяныутым Порядком веде­ния кассовых операций для всех организаций предусмотрен обя­зательный порядок хранения их денежных средств только в кре­дитных организациях, из которых они могут получать наличные деньги для расходования по строго целевому назначению и хра­нить их в кассе лишь в пределах установленных лимитов. Это пра­вило касается и тех сумм денежных средств, которые поступают из выручки, минуя кредитные организации, и которые подлежат затем обязательной сдаче в обслуживающий банк для зачисления на соответствующие счета их владельцев.

Сложились разные подходы к проведению проверки и ревизии кассовых операций, применение которых обусловливается целями

и задачами проверок и ревизий, объемом контрольных данных, опытом и квалификацией контролеров, их стажем и рядом других причин. Вместе с тем все многообразие этих форм методически можно свести к двум основным вариантам. При первом варианте сначала проверяют все приходные, а затем все расходные кассовые документы, а при втором - проверке подвергают одновременно приходные и расходные документы за определенные даты прове­ряемого периода. Второй вариант в силу экономии рабочего вре­мени получил наиболее широкое распространение, хотя в методи­ческом отношении первый вариант отличается большей логичнос­тью и взаимосвязанностью контрольно-ревизионных работ, что к принято нами во внимание при рассмотрении этого вопроса.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведется ли в хо­зяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренный Порядком ве­дения кассовых операций. Затем проверяется ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а количество лис­тов в ней должно быть заверено подписями руководителя и глав­ного бухгалтера. При этом необходимо установить, действитель­но ли только одна кассовая книга ведется в данном хозяйстве, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению правильности и полноты оприходования наличных де­нег, имея в виду что в соответствии с пунктом 3 вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и Федеральным законом «О применении контрольно «кассовой техни­ки при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расче­тов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ прием наличных денег всеми организациями при осуществлении указан­ных расчетов проводится с обязательным применением контрольно­кассовых машин, оснащенных фискальной памятью и зарегистри­рованных в установленном порядке в налоговых органах.

Рекомендуется в любом случае проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охваты­вая все без исключения приходные кассовые ордера и приложен­ные к ним документы. В качестве основных приемов контроля используются проверка документов и встречная сверка докумен­тов и записей.

При ревизии приема наличных денег, полученных в обслужи­вающем банке, следует сверить записи в кассовой книге, приход­ных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. Техни­ка такой сверки заключается обычно в отметках точками или «га­лочками» сумм в выписках банка, оприходованных по кассе. Неотмеченные в этом случае суммы будут свидетельствовать о рас­хождениях в записях по кассовой книге и выписках банка, что подлежит особому изучению для выявления причин этих расхож­дений. При установлении фактов неоприходования по кассе по­лученных в банке наличных денег следует составить промежуточ­ный акт для привлечения в установленном порядке к ответствен­ности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба. Чтобы выявить полноту оприходования по кассе денег, полученных в банке, необходимо тщательно изу­чить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хра­нения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке касси­ра в банк. В этом деле нельзя допускать каких бы то ни было от­ступлений от действующего порядка. Все замеченные нарушения следует зафиксировать в общем акте ревизии или отчете о резуль­татах проверки и рекомендовать главному бухгалтеру хозяйства незамедлительно устранить их. В частности, все чековые книжки должны храниться только в кассе, они должны быть зарегистри­рованы на специальном забалансовом счете № 006 «Бланки стро­гой отчетности». Выписываемые для получения в банке налич­ных денег чеки должны быть заполнены до выезда кассира из хо­зяйства. Главный бухгалтер предприятия обязан систематически осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка получения, хранения и учета чековых книжек, выписки чеков и оприходования наличных денег по кассе, регулярно производить сверку сумм, значащихся в выписках банка, с записями в кассо­вой книге. Все это должно быть установлено до начала проверки или ревизии кассовых операций и проведено непосредственно в процессе ее осуществления.

Аналогично проверяются суммы оприходованных по кассе наличных денег и по другим каналам их поступления.

Так, приходные кассовые ордера на прием денег из выручки от реализации продукции столовых, буфетов, магазинов и ларь­ков сверяются с записями в кассовой книге, отчетами о реализа­ции кухонной продукции, меню, отчетами о реализации сельско­хозяйственной продукции, отчетами заведующих столовыми, бу­фетами и магазинами, а также с контрольными лентами конт­рольно-кассовых машин, в результате чего выявляются своевре­менность и полнота оприходования этих сумм.

Встречной сверке подвергают записи в кассовой книге и при­ходных кассовых ордерах на прием выручки от деятельности бань, парикмахерских, ремонтно-пошивочных мастерских, мельниц, шерстобоек, пилорам и других производств и хозяйств с их про­изводственными отчетами, квитанциями и другими документами. При этом выявляются действительные объемы предоставленных населению услуг, правильность расценок и тарифов, своевремен­ность и полнота поступления выручки в кассу хозяйства. Особое внимание следует обращать на организацию таких расчетов и контроля за их осуществлением. Если расчеты за те или иные плат­ные услуги производятся по талонам, квитанциям, жетонам и дру­гим документам, то необходимо выяснить, соответствуют ли они установленным формам, ведется ли их учет и хранение как блан­ков строгой отчетности, нет ли фактов бесконтрольности в их получении и использовании.

Поступление денег в оплату коммунальных услуг и пользова­ние квартирами и о(5щежитиями проверяется путем встречной сверки кассовых документов с ведомостями квартиросъемщиков и извещениями о платежах за эти услуги. Причем особо следует проверять полноту оприходования поступивших от квартиросъем­щиков денег, для чего могут практиковаться запросы отдельных квартиросъемщиков с предъявлением ими расчетных книжек за коммунальные услуги или квитанций об их оплате.

В таком же порядке выявляется своевременность и полнота оприходования денежных средств, поступивших от родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях, нахо­дящихся на балансе проверяемой организации. При этом, если прием указанных взносов производится непосредственно бух­галтером или заведующим детским дошкольным учреждением, следует рекомендовать руководителю и главному бухгалтеру хо­зяйства осуществлять указанные расчеты через кассу предприя­тия и в свою очередь сверить поступившие суммы с журналом посещаемости детей, отчетами заведующего детским дошколь­ным учреждением, выборочными данными фактического опро­са родителей.

При проверке расходных кассовых документов общим тре­бованием является определение правильности списания, закон-

ности и целесообразности расходования наличных денег по кас­се хозяйства.

Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда, в связи с чем в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составлен­ные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера (их заменяющие штампы).

Указанная проверка осуществляется путем выявления правиль­ности оформления этих документов, их подлинности, арифмети­ческой правильности, законности и реальности данных хозяй­ственных операций. Особое внимание обращается на использо­вание типовых форм расчетно-платежных ведомостей, наличие на них разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руко­водителя и главного бухгалтера хозяйства с указанием сроков этой выдачи и суммы прописью. При неполучении теми или иными ра­ботниками зарплаты следует проверить наличие в расчетно-пла- тежных ведомостях штампов или отметок от руки «Депонирова­но» против фамилии лиц, не получивших деньги по данной ведо­мости, и наличие реестра депонированных сумм, правильность подсчета итогов по этим документам как фактически выплачен­ной, так и неполученной суммы заработной платы. В ходе этой проверки или ревизии необходимо установить, производит ли бухгалтерия хозяйства проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и контрольный подсчет выданных и де­понированных по ним сумм, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При разовых выдачах наличных денег по отдельным кассо­вым ордерам проверяют обоснованность операции и реальность лица - получателя, что выявляется изучением характера опера­ции, расписок в получении денег, запросов в необходимых случа­ях сведений о получателе по месту его жительства и т.д.

Взносы наличных денег в обслуживающий банк сверяют по записям в кассовой книге, расходных кассовых ордерах и выпис­ках банка путем отметок каждой суммы по аналогии с проверкой получения из банка денежных средств.

Особому контролю следует подвергать расходование наличных денег на хозяйственные нужды и операционные мероприятия, вы­являя законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета бухгалтерского учета. При необходимости в этих случаях делаются запросы соот­

ветствующих организаций, отдельных должностных лиц хозяйства и т.д. При этом выявляется соблюдение действующего порядка выдачи и использования авансов подотчетными лицами.

При расчетах наличными деньгами за приобретенный у насе­ления скот для последующей продажи выявляется подлинность как самих документов, так и отраженных в них операций, для чего широко применяется прием встречной сверки кассовых докумен­тов с актами на приобретение животных, ведомостями их взве­шивания, отчетами о движении скота и птицы на ферме.

Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на необходимость обязательной подписи расходных кассовых документов руководителем и главным бухгалтером хозяйства (либо на расходных кассовых ордерах, либо на прилагаемых к ним документах, но с обязательной подписью при этом расход­ных кассовых ордеров главным бухгалтером). Кроме того, при наличноденежных расчетах с лицами проверяется соблюдение предельного размера таких платежей в рамках каждой сделки, установленного Банком России (в настоящее время такой пре­дел составляет 60 тыс. руб.).

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверя­ют также с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены бухпштерией чернилами или шариковыми ручками, не допускаются какие-либо подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные), передачи в кассу дня исполнения (не допускает­ся их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается осуществлять по ним прием и выда­чу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложен­ные к ним документы погашены штампами или подписями «получе­но» (приходные документы) и «оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть уста­новлено в ходе ревизии или пр оверки кассовых операций.

В аналогичном порядке проверяется ведение кассовой книги, записи в которой кассир должен осуществлять в двух экземпля­рах, через копировальную бумагу чернилами или шариковой руч­кой, сразу же после получения или выдачи денег по каждому кас­совому документу, ежедневно подсчитывать итоги, выводить ос­таток на следующий день и передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходны­ми кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

По результатам проверки поступления и расходования налич­ных денег по кассе рекомендуется составлять ведомость целевого использования денежных средств за проверяемый период, в кото­рой также выводится остаток наличных денег на отдельные даты этого периода, что позволит выявить соблюдение установленно­го порядка целевого использования этих средств, лимита остатка и норм их расходования из выручки. При этом следует иметь в виду, что хозяйство может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного на проверяемый период обслу­живающим банком, а наличные деньги сверх этого лимита могут храниться в кассе только для оплаты труда и пособий по специ­альному страхованию не свыше трех дней, после чего вся сверх­лимитная наличность сдается в обсуживающий банк.

Обеспечение надлежащего порядка хранения, приема и выдачи наличных денег зависит прежде всего от организации постоянного контроля за соблюдением кассовой дисциплины непосредственно в самом хозяйстве. Особая роль в этом деле принадлежит главно­му бухгалтеру, который обязан организовать регулярное проведе­ние внезапной ревизии кассы в сроки, установленные руководите­лем хозяйства, а также при смене кассира (при наличии ревизион­ной комиссии или службы внутреннего контроля такие ревизии могут осуществлять указанные органы). Главный бухгалтер хозяй­ства должен также обеспечить предварительный и текущий конт­роль за правильным совершением кассовых операций путем такой организации учета и контроля, которая предупреждала бы возмож­ность образования недостач, растрат и незаконного расходования наличных денег.

В целом ответственность за соблюдение Порядка ведения кас­совых операций возлагается на руководителя, главного бухгалте­ра и кассира хозяйства, для чего должны быть обеспечены в пол­ном объеме все необходимые меры, предусмотренные вышеука­занным нормативным актом. Обслуживающие банки призваны систематически проверять соблюдение их клиентами Порядка ведения кассовых операций, а учредители, вышестоящие органи­зации (в случае их наличия) и аудиторские фирмы при проведе­нии документальных ревизий и проверок должны осуществить ревизию кассы и проверить соблюдение кассовой дисциплины.

По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах провер­ки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.

lei

§ Зо Контроль и ревизия операций т

по счетам денежных средств в банках :та

К J

В соответствии с действующим законодательством сельскохозяй­ственные организации обязаны хранить свои денежные средства, ал

предназначенные как для основной деятельности, так и для капи- га

тальных вложений, в кредитных учреждениях. ге-

Порядок открытия и режим банковских счетов регулируются с е

продолжающей действовать до настоящего времени Инструкци­ей Госбанка СССР «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, о в