§ 2. Контроль и ревизия организации складского хозяйства и хранения материально-производственных запасов

В обеспечении сохранности и рационального использования мате­риально-производственных запасов важное значение имеет правиль­ная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором соответствующих измерительных, учетных, противопожар­ных и охранных средств. Поэтому при осуществлении всех форм экономического контроля за состоянием хранен™ и сохранности материально-производственных запасов в первую очередь уделяют внимание организации складского хозяйства. Так, к началу весен­него сева следует проверить наличие и состояние хранения семян и посадочного материала, состояние складских помещений, наличие тары и упаковочного материала, минеральных удобрений и ядохи­микатов, готовность транспортных средств и т.д. Перед началом уборки сельскохозяйственных культур необходимо проверить го­товность к приемке и хранению продукции зернохранилищ, семе­нохранилищ, овоще- и картофелехранилищ, токов, навесов, зерно­сушилок и других постоянных и временных мест хранения расте­ниеводческой продукции, наличие в необходимом количестве и исправном состоянии весов различных типов, проверенных и клей­менных в установленном порядке, измерительных приборов и мер­ной тары, мешков, корзин, ящиков, бочек, шпагата и другой тары и упаковочного материала, а также специальное оборудование к перевозке соответствующей продукции транспортных средств. Перед началом зимовки скота контролю подвергаются состояние хранения грубых и сочных кормов, наличие и готовность складс­ких помещений для хранения концентрированных кормов, а также состояние животноводческих помещений.

Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера хозяйства, который организует всю ра­боту по подготовке как постоянных, так и временных мест хра­нения материально-производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными сред­ствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности мате­риально ответственных работников, проводит их инструктаж о порядке хранения, учета, оприходования, расходования и отчет­ности о наличии и движении соответствующих ценностей. К те­кущему контролю следует шире привлекать и другие управлен­ческие службы, а также ревизионную комиссию и службу внут­реннего аудита (при их наличии).

На выявление всех вопросов организации складского хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направ­лен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии и проверки, в ходе которых устанавливают наличие и состояние складских поме­щений и других емкостей, предназначенных для хранения соответ­ствующих видов материально-производственных запасов, подъез­дных путей и околоскладеких площадок, весоизмерительных при­боров, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. При этом основными приемами контроля служат осмотр складского хозяйства в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно-материальных цен­ностей, встречная сверка документов и записей, опрос должност­ных лиц и их письменные объяснения. При необходимости конт­рольного определения качества отдельных видов ценностей исполь­зуются лабораторный анализ и экспертиза.

Проверку складских помещений и емкостей для хранения ма­териально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начальный период ревизии или про­верки. В ходе ее осуществления ревизоры устанавливают техни­ческое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, стеклянных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудова­ния стеллажами, полками, закромами), необходимых весов, рас­четных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также подъездных путей и околоскладских площадок. При этом обращается внимание на соблюдение действующего порядка клей­мения весов и других измерительных приборов, обеспечение по­требности в них проверяемого хозяйства.

Выявление состояния складирования и хранения товарно-ма- териальных ценностей проводится путем их фактического осмот­ра, в процессе которого устанавливается соблюдение действую­щих указаний и рекомендаций о порядке закладки на хранение отдельных видов этих ценностей, поддержании определенного режима влажности, температуры, освещенности и т.д.

Тщательной проверке подлежит состояние работы на складах, в кладовых и других местах хранения материально-производствен-

ных запасов по их приемке и отпуску, для чего в процессе ревизии или проверки рекомендуется произвести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов. В ча­стности, присутствуя при приемке тех или иных материально-тех­нических средств, контролеры могут установить, как соблюдается установленный действующими нормативными актами порядок приемки материалов по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целост­ности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути и т.д., правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходова­ние поступивших материально-производственных запасов, прово­дится ли их биркование, метка и т.д. При проверке отпуска отдель­ных видов продуктов и материалов выявляются наличие основа­ния данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевре­менность отражения этой операции в регистрах складского учета. На правильность ведения учета в местах хранения материальных ценностей надо обращать особое внимание, так как при его запу­щенности создаются наиболее благоприятные возможности для всякого рода нарушений и злоупотреблений.

В этих целях следует в обязательном порядке ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах, в кладовых и других местах хранения тех или иных ценностей. Прове­ряют наличие в достаточном количестве книг или инвентарных кар­точек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения по хранимым ценностям, своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движе ­нии материальных ценностей, правильность и своевременность про­ведения их инвентаризации, сличения ее результатов и принятия со­ответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц. Как показывает практика, наиболее частые нарушения в хранении и использовании материально-производственных запасов допускаются прежде всего в тех случаях, когда не уделяется должное внимание правильной организации складского учета, систематического конт­роля за его состоянием и периодически проводимой инвентариза­ции товарно-материальных ценностей. Особенно часто встречают­ся случаи формального подхода к проведению инвентаризации, в ходе которой данные инвентаризационных ведомостей полностью не обрабатываются, а выявленные недостачи или излишки материа­

лов не регулируются в установленном порядке. Поэтому необходи­мо ознакомиться с инвентаризационными описями на дату после­дней инвентаризации, сверить их при необходимости с данными складского и бухгалтерского учета. Тщательной проверке следует подвергнуть проведенное: регулирование инвентаризационных раз­ниц, имея е виду, что взаимный зачет выявленных при инвентариза­ции излишков и недостач осуществляется, как отмечалось, лишь в исключительных случаях, когда такие разницы возникли у одного и того же материально ответственного лица по материалам одного и того же наименования в одинаковых количествах за один и тот же проверяемый период. При этом если стоимость недостающих цен­ностей превышает стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, то разница подлежит отнесению на виновных лиц.

Во всех остальных случаях излишки ценностей должны быть немедленно оприходованы по соответствующим счетам бухгал­терского учета, а недостачи отнесены на счета виновных лиц или издержек производства в установленном порядке, соблюдение которого следует подвергнуть особой проверке. В частности, про­веряя обоснованность списания выявленных при инвентаризации недостач товарно-материальных ценностей на счет 26 «Общехо­зяйственные расходы», контролеры устанавливают, во-первых, правильность определения норм естественной убыли, в пределах которых могут списывать в указанном порядке недостачи ценно­стей, и, во-вторых, действительно ли отсутствовали конкретные виновные лица таких недостач и потерь, при которых они списы­ваются на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и рас­ходы»), В свою очередь необходимо проверить правильность при­менения норм естественной убыли, расчета недостач в пределах указанных норм и соблюдения действующего порядка списания недостач товарно-материальных ценностей сверх норм естествен­ной убыли. Причем надо удостовериться в обоснованности при­мененных норм естественной убыли, которые нередко использу­ются без законных оснований (как отмечалось, следует применять только такие нормы естественной убыли, которые утверждены в установленном порядке соответствующими министерствами и ведомствами, а во всех остальных случаях недостачи полностью относятся на счета соответствующих лиц). Проверка правильно­сти расчета величины недостач тех или иных ценностей в преде­лах норм естественной убыли проводится путем умножения сред­него остатка каждого вида ценностей на установленную норму

убыли по периодам их хранения. При этом следует иметь в виду, что Методическими рекомендациями по разработке норм есте­ственной убыли, утвержденными приказом Министерства эконо­мического развития и торговли РФ от 31.03.03 № 95 во исполне­ние постановления Правительства РФ «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке то­варно-материальных ценностей» от 12.11.02 № 814, нормы есте­ственной убыли могут утверждаться уполномоченными органа­ми по соответствующим ценностям для двух периодов: осенне- зимнего (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) с дифференциацией по установленным климатичес­ким группам. Причем технологические потери и потери от брака, из-за нарушения требований стандартов и иных технических пра­вил и условий, а также из-за повреждения тары, несовершенства средств защиты материальных ценностей и применяемого техно­логического оборудования не считаются естественной убылью и подлежат отнесению на виновных лиц.

Наряду с проверкой соблюдения действующего порядка про­ведения инвентаризации товарно-материальных ценностей необ­ходимо шире практиковать контрольные инвентаризации, осуще­ствляемые как штатными работниками и контролерами хозяйства, так и внешними контрольными органами. Итоговые результаты ее на основе промежуточного акта включаются в общий акт реви­зии или отчет о результатах проверки.