5.2 Вопросы улучшения документации (делопроизводства) в аппарате управления

В нашей стране постоянно происходит совершенствование законодательной базы и системы государственного регулирования в сфере информатизации, создание правовых основ для широкого использования информационно-коммуникационных технологий во всех сферах общественной жизни.

В Республике Беларусь постановлением Совета Министров от 27 декабря 2002 года была утверждена Государственная программа информатизации Республики Беларусь на 2003—2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь». Подготовлена она группой специалистов (представителей всех заинтересованных министерств и ведомств) под руководством Национальной академии наук Беларуси на основании опыта зарубежных стран, в частности, Российской Федерации, и по согласованию с проектом Мирового банка по определению «информационной готовности» (E-Readiness) Беларуси.

Основной целью программы являлось формирование в стране единого информационного пространства в целях повышения эффективности экономики, государственного и местного управления, обеспечения права на свободный поиск, передачу и распространение информации о состоянии экономического и социального развития общества. Всё это рассматривалось как один из этапов перехода к информационному обществу.

Повышение эффективности системы государственного управления в Республике Беларусь является важной задачей. Одним из приоритетных направлений остается оптимизация документооборота внутри и между субъектами управленческой деятельности. Указом Президента Республики Беларусь от 24 сентября 2001 года № 516 поставлен ряд конкретных задач, включающий требование сократить документооборот не менее чем в два раза [16].

Анализ практики показывает, что для повышения эффективности управления необходимо полагаться не только на оптимизацию традиционных методов работы с документами, но и на внедрение современных информационных технологий (Information Technologies-IT). Среди них можно выделить, с одной стороны, технологии создания, обработки, поиска и хранения документов с помощью персональных компьютеров (всё чаще объединяемых в локальную вычислительную сеть), а с другой — средства телекоммуникации, позволяющие быстро и надежно перемещать большие массивы информации на любые расстояния. Первый аспект информационных технологий применительно к задачам делопроизводства воплотился в автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), которые всё чаще находят применение в органах государственного управления и подведомственных им организациях. Второй аспект проявляется в использовании систем электронной почты и информационных ресурсов, подключённых к глобальной сети Интернет.

Рассмотрим документооборот между органами государственного управления. Из Администрации Президента Республики Беларусь в министерства, комитеты, концерны и другие учреждения рассылаются декреты, указы, распоряжения, из Совета Министров Республики Беларусь — постановления. В случае принятия Советом Министров положений, уставов и правил они обязательно утверждаются постановлениями Совета Министров, которые рассылаются вместе с положением, уставом, правилами. Премьер-министр Республики Беларусь издаёт распоряжения, которые также могут быть адресованы органам государственного управления. Кроме того, из Администрации Президента Республики Беларусь и Совета Министров Республики Беларусь в органы исполнительной власти поступают поручения и проекты нормативных правовых актов с сопроводительными документами, в которых даются указания по выполнению поручений и предложения по проектам нормативных правовых актов, а также сроки их исполнения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь разработана в целях совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними [22].

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями законодательства.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ).

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

При небольшом объёме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение её функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приёма-передачи документов и дел.

Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учёт и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Опись дел — архивный справочник, который содержит систематизированный перечень заголовков дел и предназначен для раскрытия состава и содержания дел, их учёта и систематизации.

Описи составляются ежегодно на дела, завершённые делопроизводством, срок хранения которых превышает десять лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т. п.).

Дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Документы с истёкшими сроками хранения подлежат уничтожению.