12.9. Налогообложение выплат наемным работникам

Индивидуальный предприниматель, который выплачивает заработную плату своим работникам, должен удержать налог на доходы физических лиц с выплаченной суммы по ставке 13% и перечислить его в бюджет не позднее даты выплаты дохода. В этом случае предприниматель выступает как налоговый агент.

Обратите внимание, что налог на доходы физических лиц начисляется не на все выплаты, которые получает наемный работник от предпринимателя. Перечень доходов, которые не подлежат налогообложению, можно найти в ст. 217 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, по заявлению работника при расчете НДФЛ предприниматель может предоставить работнику стандартные вычеты на основании ст. 218 Налогового кодекса РФ:

- на самого работника (500 руб. или 3 тыс. руб.);

- на каждого ребенка работника (по 1 тыс. руб.) в следующих размерах:

- 1400 руб. на первого ребенка;

- 1400 руб. на второго ребенка;

- 3000 руб. на третьего и каждого последующего ребенка;

- 3000 руб. на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

После окончания календарного года, но не позднее 1 апреля индивидуальный предприниматель должен представить по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

Сведения представляются налоговыми агентами в налоговый орган в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде. Форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год" (далее - форма 2-НДФЛ) утверждена в Приложении N 1 к Приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников".

Датой представления сведений по форме 2-НДФЛ считается (п. 4 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. N ММВ-7-3/576@ "Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц" (далее - Порядок представления сведений по форме 2-НДФЛ)):

- дата их фактического представления - при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

- дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения - при отправке по почте;

- дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи специализированного оператора связи или налогового органа.

Сведения по форме 2-НДФЛ могут быть представлены (п. п. 1, 3 Порядка представления сведений по форме 2-НДФЛ) в следующем порядке и в следующих формах:

1. На бумажных носителях (в том числе и в виде почтового отправления с описью вложения) индивидуальным предпринимателем - налоговым агентом лично или через представителя (п. п. 15 - 19 Порядка представления сведений по форме 2-НДФЛ).

При этом должен быть в двух экземплярах оформлен сопроводительный реестр. Его форма приведена в Приложении N 1 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ. Должностное лицо налогового органа в день сдачи должно осуществить контроль представленных сведений по форме 2-НДФЛ, а именно проверить заполнение реквизитов:

- о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП, ОКАТО);

- о физическом лице - получателе дохода (Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства, дата рождения);

- данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, сумма дохода, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная, сумма налога перечисленная);

- а также проверить на предмет отсутствия исправлений.

Представленными считаются сведения по форме 2-НДФЛ, прошедшие контроль заполнения.

По результатам контроля заполнения оформляется в двух экземплярах Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях (Приложение N 3 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ). Оба экземпляра данного Протокола подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа.

По одному экземпляру Реестра и Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе. Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях подтверждает факт представления налоговым органом сведений на бумажном носителе от налогового агента.

2. Или на электронных носителях по установленным форматам (п. п. 6 - 14 Порядка представления сведений по форме 2-НДФЛ).

Сведения по форме 2-НДФЛ на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения в виде файла (файлов) утвержденного Формата сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее - Формат) на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти с сопроводительными реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее - реестр) (Приложение N 1 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Количество сведений по форме 2-НДФЛ, представляемых в одном файле, не должно превышать 3000 документов. Если их количество превышает 3000 документов, то индивидуальный предприниматель - налоговый агент должен сформировать несколько файлов.

В одном сформированном файле должны содержаться по форме 2-НДФЛ с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных сведений по форме 2-НДФЛ.

Представленными считаются сведения по форме 2-НДФЛ, прошедшие форматный контроль.

Результаты форматного контроля файла со сведениями по форме 2-НДФЛ отражаются в Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде (Приложение N 2 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ). Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде оформляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа. В этом же Протоколе формируется список внесенных исправлений в элементы адреса.

По одному экземпляру реестра и Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

В случае когда информация сформирована на электронном носителе не в соответствии с требованиями к Формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или представителю налогового агента вместе с Протоколом приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде, содержащим описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

3. Или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя (п. п. 20 - 30 Порядка представления сведений по форме 2-НДФЛ).

При представлении сведений по форме 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не нужно дублировать их на бумажном или электронном носителе.

Сведения по форме 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи представляются индивидуальными предпринимателями - налоговыми агентами по месту своего учета через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом или через интернет-сайт ФНС России.

Представление сведений по форме 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном применении сертифицированных по требованиям безопасности информации средств криптографической защиты информации, а также средств квалифицированной электронной подписи, совместимых со средствами, используемыми в налоговом органе.

Представление сведений по форме 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи возможно в случае, если налоговый агент имеет возможность:

- осуществлять формирование сведений по форме 2-НДФЛ для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

- осуществлять шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;

- осуществлять формирование квалифицированной электронной подписи при передаче информации и ее проверку при получении информации;

- соблюдать порядок электронного документооборота, а именно подписать файл квалифицированной электронной подписью и отправить его в зашифрованном виде в адрес налогового органа.

Количество сведений по форме 2-НДФЛ, представляемых налоговым агентом в налоговый орган в одном файле, не должно превышать 3000. Если их количество превышает 3000, то налоговый агент должен сформировать несколько файлов.

Налоговый орган обязан:

- передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа, подтверждающее факт получения сведений по форме 2-НДФЛ налоговым органом, формируемое налоговым органом и заверенное его квалифицированной электронной подписью;

- в течение следующего рабочего дня с даты отправки налоговым агентом сведений по форме 2-НДФЛ направить ему подтверждение даты отправки и извещение о получении.

В течение десяти дней с даты отправки сведений по форме 2-НДФЛ налоговый орган направляет налоговому агенту реестр (Приложение N 1 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ) в электронном виде, Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде (Приложение N 2 к Порядку представления сведений по форме 2-НДФЛ).

Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в реестре, сформированном налоговым органом.