Глава 10. Расчеты наличными

Денежные средства индивидуального предпринимателя представляют собой общую сумму денежных средств, которыми он располагает на отчетную дату.

Индивидуальный предприниматель может иметь денежные средства в кассах, на расчетных и валютных счетах.

Индивидуальный предприниматель может вести расчеты с контрагентами как в безналичной, так и в наличной форме. Следует только учитывать, что при расчетах наличными денежными средствами индивидуальных предпринимателей между собой или индивидуальных предпринимателей с организациями существует ограничение по сумме наличных денежных средств, используемых в расчетах по одному договору (одной сделке). Оно установлено в размере 100 тыс. руб. (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У (далее - Указание N 1843-У)).

10.1. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе

и предельный размер расчетов наличными деньгами

по одной сделке

Важно познакомиться и с такими терминами, как "лимит остатка наличных денежных средств в кассе" и "предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке".

Лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежной наличности, которая может храниться в кассе. Наличные деньги, ее превышающие, должны быть сданы в банк.

Начиная с 1 января 2012 г. индивидуальные предприниматели самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных денежных средств в кассе. Это следует из п. 1.3 Положения о порядке ведения кассовых операций. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется по формуле, приведенной в Приложении к Положению о порядке ведения кассовых операций (п. 1.3 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Организации и индивидуальные предприниматели должны устанавливать максимальный лимит денежных средств, которые можно хранить в кассе после выведения по кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Максимальный лимит устанавливается индивидуально и не подлежит согласованию или утверждению ни банком, ни каким-либо контролирующим органом.

Установленный размер лимита должен быть указан в распорядительном документе индивидуального предпринимателя (например, приказе).

Пример. Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в этом качестве в январе 2010 г., установил лимит остатка наличных денежных средств в кассе исходя из объема поступлений наличных денег, полученных от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) на I квартал 2012 г.

Для этого он подписал приказ об утверждении величины лимита остатка наличных денежных средств в кассе:

Приказ N 2

об утверждении лимита остатка наличных денежных средств в кассе

г. Москва 1 января 2012 г.

Утвердить на I квартал 2012 г. лимит остатка наличных денежных средств

в кассе в сумме 80 000 (восемьдесят тысяч) руб. исходя из объема

поступлений наличных денежных средств, полученных от реализации товаров

(выполнения работ, оказания услуг), в соответствии с п. I Приложения к

Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка

России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России

12 октября 2011 г. N 373-П.

Расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе приведен

в приложении к настоящему приказу.

Расчет максимального лимита осуществляется исходя из:

- объема поступлений наличных денег, полученных от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), а для вновь созданных организаций (индивидуальных предпринимателей) - исходя из его ожидаемого объема;

- либо из объема выдач наличных денежных средств, а для вновь созданных организаций (индивидуальных предпринимателей) - исходя из ожидаемого объема. Данный способ можно применять только в случае отсутствия наличных денежных средств за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

Указанное следует из п. п. I, II Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций.

Пример. Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в этом качестве в январе 2010 г., установил на I квартал 2012 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе исходя из объема поступлений наличных денег, полученных от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Для этого он использовал формулу (п. I Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций):

объем период времени

поступлений расчетный период, между днями сдачи

наличных за который в банк наличных

денежных учитывается объем денежных средств,

средств, поступлений поступивших

лимит полученных за наличных денежных за реализованные

остатка реализованные средств товары (выполненные

наличных = ( товары : за реализованные) x работы, оказанные .

денежных (выполненные товары услуги), в рабочих

средств работы, (выполненные днях, но не более

в кассе оказанные работы, оказанные 7 рабочих дней (для

услуги), услуги), в рабочих ПБОЮЛ, находящихся

полученных днях, но не более в населенных

за расчетный 92 рабочих дней пунктах, где

период, отсутствует банк, -

в рублях 14 рабочих дней)

Пример. Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в этом качестве в январе 2010 г., установил на I квартал 2012 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе исходя из объема поступлений наличных денег, полученных от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

При этом период времени между днями сдачи наличных денежных средств в банк у него составляет 5 рабочих дней.

За расчетный период индивидуальный предприниматель взял период 30 рабочих дней. В указанный период его выручка от продаж составила 450 000 руб.

Следовательно, лимит наличных денежных средств должен быть рассчитан следующим образом:

(450 000 руб. / 30) x 5 = 75 000 руб.

Следовательно, суммы наличных денег, превышающие 75 000 руб., должны быть сданы предпринимателем в банк.

При использовании формулы, указанной в п. I Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций, важно обратить внимание на следующее:

- в составе объема поступлений наличных денежных средств должны учитываться не все суммы наличных денежных средств, поступившие в кассу (например, в качестве возврата долга по договору займа), а только суммы наличных денежных средств, полученных индивидуальным предпринимателем в качестве выручки от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Кроме того, из указанного также следует, что наличные денежные средства, полученные в банке для выдачи зарплаты работникам, также не будут учитываться при определении лимита, так как они также не относятся к поступлениям за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги);

- расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличной выручки, не должен превышать 92 рабочих дней. В данном случае законодательно установлен только максимально допустимый период времени, за который учитывается объем поступивших наличных денежных средств. Минимально возможное количество рабочих дней расчетного периода законодательно не установлено;

- при сдаче наличных денежных средств один раз в три дня период времени между днями сдачи наличности в банк будет составлять 3 рабочих дня (абз. 9 п. I Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций). Если, например, сдача наличной выручки осуществляется через день, то расчетный период времени между днями сдачи денежной наличности в банк будет составлять 2 дня;

- вновь созданное юридическое лицо или индивидуальный предприниматель используют ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Пример. Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в этом качестве в январе 2010 г., у которого за декабрь 2011 г. отсутствовали поступления наличных денежных средств от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), установил на I квартал 2012 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе исходя из объема выдач наличных денежных средств (за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Для этого он использовал формулу (п. II Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций):

период времени

между днями

получения

наличных денег

в банке

по денежному

чеку

расчетный (за исключением

объем наличных период, сумм

денежных за который наличных денег,

объем выдач средств, учитывается предназначенных

лимит наличных предназначенных объем выдач для выплат

остатка денежных для выплаты наличных заработной

наличных = ( средств - зарплаты, ) : денежных x платы, .

денежных в рублях стипендий средств, стипендий

средств за расчетный и других выплат в рабочих и других выплат

в кассе период работникам, днях, работникам),

за расчетный но не более в рабочих днях,

период (в руб.) 92 рабочих но не более 7

дней рабочих дней

(для ПБОЮЛ,

находящихся

в населенных

пунктах,

где отсутствует

банк, - 14

рабочих дней)

Пример. Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в этом качестве в январе 2010 г., у которого в течение декабря 2011 г. отсутствовали поступления наличных денежных средств от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), установил на I квартал 2012 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе исходя из объема поступлений наличных денег, полученных от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

При этом период времени между днями сдачи наличных денежных средств в банк у него составляет 5 рабочих дней.

За расчетный период индивидуальный предприниматель взял период 30 рабочих дней. В указанный период объем выдачи наличных денег у него составил 450 000 руб., из которых объем выдачи наличных денежных средств на заработную плату работникам составил 250 000 руб.

Следовательно, лимит наличных денежных средств должен быть рассчитан следующим образом:

(450 000 руб. - 250 000) / 30 x 5 = 33 333 руб.

Следовательно, суммы наличных денег, превышающие 33 333 руб., должны быть сданы предпринимателем в банк.

Вновь созданное юридическое лицо или вновь зарегистрированный индивидуальный предприниматель используют показатель ожидаемого объема выдач наличных денег.

При определении расчетного периода, за который учитывается объем выдач наличных денежных средств, могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет (абз. 7 п. I Приложения к Положению о порядке ведения кассовых операций).

Положение о порядке ведения кассовых операций не содержит срока, на который должен быть установлен лимит остатка денежных средств в кассе, а также случаи его изменения. То есть лимит остатка денежных средств в кассе может быть изменен при изменении объемов поступлений наличной выручки за реализованные товары (проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). Это разъясняется в Письме Банка России от 15 февраля 2012 г. N 36-3/25.

Положение о порядке ведения кассовых операций не содержит ответа на вопрос, в течение какого периода времени у индивидуального предпринимателя должна отсутствовать выручка, чтобы у него возникла необходимость установить лимит наличных денежных средств в кассе исходя из второй формулы. Ведь предпринимательской признается деятельность, осуществляемая на свой страх и риск, а значит, что индивидуальный предприниматель за один месяц может получить выручку от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), а в следующий месяц - нет. В таком случае не ясно, нужно ли ему будет за каждый месяц отсутствия выручки от продаж рассчитывать лимит наличных денежных средств в кассе исходя из второй формулы. Или ему стоит подстраховаться и в своем приказе указать оба способа расчета лимита наличных денежных средств в кассе, указав, что второй способ будет применяться в случае, если не будет поступлений выручки от продаж в течение определенного периода (например, календарного месяца). А учитывая, что Положение о порядке ведения кассовых операций вступило в силу с января 2012 г., расчетный период для определения лимита кассы исходя из объема выдачи наличных денежных средств (при отсутствии выручки) будет приходиться на предшествующий 2011 г.

Кроме того, в Положении о порядке ведения кассовых операций не указано, что повлечет за собой неустановление лимита наличных денежных средств в кассе. По нашему мнению, это может означать, что лимит наличных денежных средств в кассе будет равен нулю, следовательно, индивидуальный предприниматель не будет вправе хранить наличные денежные средства в кассе вообще. И их появление в кассе в таком случае может повлечь административную ответственность в виде штрафа на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Лимит наличных денежных средств в кассе может быть превышен в установленных случаях. К ним относятся:

- дни выплаты зарплаты, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера (но не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств с банковского счета на указанные выплаты);

- выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

В других случаях превышение лимита остатка наличных денежных средств в кассе индивидуальным предпринимателем не допускается (п. п. 1.4, 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Индивидуальный предприниматель не должен допускать накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег (за исключением случаев, установленных в абз. 2 п. 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций) (абз. 3 п. 6.1 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Все денежные средства, которые превышают установленный лимит, индивидуальный предприниматель должен хранить на банковских счетах в банке. Это следует из п. 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций. Однако действующим законодательством не установлена обязанность для индивидуальных предпринимателей иметь расчетные счета. Денежные средства индивидуальных предпринимателей не делятся на личные денежные средства и используемые для предпринимательской деятельности. Индивидуальные предприниматели отвечают по долгам всем своим имуществом (ст. 24 Гражданского кодекса РФ). Положение о порядке ведения кассовых операций не содержит ответа на вопрос, что делать в таком случае индивидуальному предпринимателю, у которого не открыт расчетный счет. Не ясно также, можно ли для сдачи сверхлимитных денежных сумм использовать банковский счет, открытый индивидуальному предпринимателю как физическому лицу. Минфин России, получив вопрос о возможности использования открытого физическому лицу банковского счета в его предпринимательской деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, рекомендовал обратиться за разъяснениями в иной компетентный орган - Банк России (Письмо Минфина России от 18 апреля 2012 г. N 03-02-08/42). Можно было бы посоветовать индивидуальному предпринимателю, не имеющему расчетного счета, в конце рабочего дня выписать себе расчетный кассовый ордер, указав в нем, например, "на личные нужды". Но при этом не стоит забывать о том, что Указание N 1843-У разрешает тратить наличные денежные средства, полученные в качестве выручки от реализации товаров (работ, услуг), на строго перечисленные в нем цели (а именно на выдачу заработной платы, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, на командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги).

О порядке ведения индивидуальными предпринимателями кассовых операций с наличными деньгами, а также о расходовании на личные (потребительские) нужды наличных денег, полученных предпринимателем с банковского счета, Банк России выпустил соответствующее Письмо от 2 августа 2012 г. N 29-1-2/5603.

Так, он указал, что для ведения кассовых операций индивидуальный предприниматель должен определить лимит остатка наличных денег в соответствии с порядком, установленным в Приложении к Положению о порядке ведения кассовых операций. Наличные деньги сверх установленного индивидуальным предпринимателем лимита остатка наличных денег, являющиеся согласно п. 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций свободными денежными средствами, сдаются им на свой банковский счет.

Ведение кассовой книги 0310004, предусмотренное Положением о порядке ведения кассовых операций, осуществляется на основании приходных кассовых ордеров 0310001 и расходных кассовых ордеров 0310002 для учета поступлений наличных денег и выдач наличных денег в целях их своевременного и полного оприходования в кассе. Ежедневное выведение в кассовой книге 0310004 остатка наличных денег на конец дня осуществляется для недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег и соблюдения порядка хранения свободных денежных средств.

Банк России сделал вывод, что наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.

Нарушение индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций влечет ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (Письмо ФНС России от 21 декабря 2011 г. N АС-4-2/21794@). Следовательно, в том числе превышение лимита остатка наличных денежных средств в кассе повлечет для индивидуального предпринимателя применение мер административной ответственности, установленной для должностных лиц, в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 4 до 5 тыс. руб. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица, если КоАП РФ не установлено иное (Письмо Банка России от 15 февраля 2012 г. N 36-3/25).

Немаловажной особенностью расчетов наличными является соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами индивидуальными предпринимателями между собой и между индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами по одной сделке.

Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием N 1843-У.

Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальным предпринимателем), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. Исключений из этого правила (например, для договора займа) Указанием N 1843-У не предусмотрено. Следовательно, при выдаче займа другим организациям (индивидуальным предпринимателям), а также при получении займа от них нужно соблюдать лимит расчета наличными денежными средствами. В случае если по договору займа передается сумма более 100 тыс. руб., то расчеты по данному договору надо производить в безналичном порядке. Однако следует учитывать, что нельзя расходовать на выдачу займа наличные денежные средства из кассы, поступившие за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также в качестве страховых премий (Письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. N 190-Т). Поэтому, чтобы предоставить заем наличными, необходимо сначала сдать наличную выручку в банк, а затем снять со счета необходимую сумму и выдать деньги из кассы по договору займа.

Предельный лимит расчетов наличными действует и в том случае, если полученные под отчет наличные деньги используются работниками при расчетах по договорам, заключаемым от имени индивидуального предпринимателя на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами (предпринимателями) (Письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. N 190-Т).

Поскольку в п. 1 Указания N 1843-У используется категория "в рамках одного договора", запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (п. 2 Официального разъяснения Банка России от 28 сентября 2009 г. N 34-ОР, п. 4 Письма ФНС России от 10 июня 2011 г. N АС-4-2/9303@).

Указание N 1843-У не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тыс. руб.) в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, независимо от срока действия договора и периодичности осуществления расчетов по нему (п. 2 Указания N 1843-У).

Напомним также, что при совершении сделок с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, лимит расчета наличными, установленный Указанием N 1843-У, не действует.

Индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на:

- заработную плату;

- иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

- стипендии;

- командировочные расходы;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги. В связи с этим продавец (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель) не вправе расходовать поступившие в его кассу наличные деньги на выплату покупателю за возвращенный товар, приобретенный ранее в безналичном порядке (Официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. N 34-ОР);

- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться на цели, указанные выше, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).