Установка свойств таблицы

Так же как и поля, таблицы имеют свойства. Свойства таблиц относятся ко всей таблице и для всех ее записей. Вы можете установить для таблицы следующие свойства.

• Описание. Введите описание таблицы и ее назначение (для того, чтобы увеличить область ввода, воспользуйтесь диалоговым окном ввода, нажав комбинацию клавиш <Shift+F2>).

• Условие на значение. Проверяет соответствие вводимых данных некоторому единому для всей таблицы условию, например, проверяет, введены ли значения в поля категорий и процентных ставок во все новые записи, наличие которых обязательно.

• Сообщение об ошибке (текст, выводимый на экран в случае, если вводимое значение не удовлетворяет условию проверки). Отображает сообщение, когда нарушено условие проверки для записи, например, объясняя, почему необходим ввод категории и процентных ставок.

Для того чтобы установить свойства таблицы, выполните следующие действия:

1. Выберите команду ВидСвойства таблицы. На экране появится диалоговое окно Свойства таблицы .

2. Установите неоходимые свойства таблицы.

3. Закройте диалоговое окно Свойства таблицы.

Индексированное поле

Индексы помагают Access находить нужные значения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа . Вы можете создать дополнительные индексы, установив для поля свойства индексирования.

Если вы часто проводите поиск или сортируете информацию по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектов OLE, Мемо и логического типа.

Можно установить следующие свойства индексирования:

• Да (Совпадения допускаются). Создает индекс, учитывающих возможность повторения значений в полях.

• Да (Совпадения не допускаются). Создает индекс в предположении, что значение поля не повторяются.

• Нет. Индекса не существует.

Чтобы установить свойства индексирования, выполните такую последовательность действий.

1. В таблице полей выберите поле, которое вы хотите проиндексировать.

2. В таблице свойств поля выберите свойство индексирования – Индексированное поле.

3. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.

4. Выберите тип индекса.

Преобразование таблицы

Ассеss позволяет легко преобразовать таблицу в соответствии с изменившимися потребностями. Вы можете добавить, переименовать, удалить или переместить поля. Однако перед тем, как приступить к изменению структуры вашей таблицы, обязательно сделайте резервную копию данных. Кроме того, следует хорошо обду­мать возможные последствия изменений структуры таблицы для зависимых объектов базы данных, для таких, например, как формы, запросы и отчеты.

• Удаление поля. Поля, удаленные из таблицы, также должны быть удалены из форм, запросов и отчетов.

• Переименование полей. Переименованные поля также должны быть переименованы в формах, запросах и отчетах. Кроме того, следует переименовать все ссылки на них в расчетах, выражениях, макрокомандах и программных модулях.

• Изменение типа данных. Некоторые преобразования данных не разрешены, например, такие как пре­образование данных из любого типа в тип Счетчик. В других случаях, если вы конвертируете из боль­шего типа данных в меньший тип, данные будут усечены (обрезаны или потеряны). Например, преобразование данных числового типа в тип Денежный "обрежет" значения, разрешенные для денежных знаков, и данные соответственно будут потеряны. (Для получения более подробной информации см. раздел "Определение типа данных" в начале этой главы.)

• Изменение размера поля. Изменения, усекающие числа с запятой, округляют эти числа. Если измене­ния делают значение слишком большим для нового поля, данные будут потеряны (перед этим на экране появится сообщение об ошибке).

Для того чтобы вставить поле, выполните следующее.

1. Установите точку ввода в строке, перед которой вы хотите вставить строку.

2. Щелкните на кнопке Вставить строку панели инструментов.

Для того чтобы переименовать поле, выполните такую последовательность шагов.

1. Выделите ячейку с именем поля.

2. Напечатайте новое имя.

Чтобы удалить поле, щелкните на кнопке панели инструментов Удалить строку. Или щелкните в столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить строку, которую вы хотите удалить, и нажмите клавишу <Del> (или <Delete>).

Для того чтобы переместить поле, выполните такую последовательность действий.

1. Щелкните в столбце выбора полей (первый столбец) для того, чтобы выделить строку, которую вы хотите переместить.

2. Переместите строку поля в новую позицию.