Восстановление испорченной базы данных

Перебои в электропитании и другие случаи неожиданных поломок компьютера или электронной сети могут испортить вашу базу данных. Когда вы открываете базу данных, Access проверяет, не испорчены ли данные, и в случае, если необходимо восстановление данных, выдает на экран соответствующее сообщение.

Если вы подозреваете, что данные испорчены, обнаружив, что часть их потеряна или испорчена, а Access не предупредила вас об этом, выберите команду ФайлВосстановить окна Microsoft Access.

Предупреждение

Перед тем как приступить к восстановлению базы данных, убедитесь, что файл базы данных закрыт у всех пользователей сети.

Тема 2 Создание таблиц

Теперь, когда вы спроектировали и создали базу данных в Access, следующий шаг — создание таблицы для хранения ваших данных. Таблицы — основа базы данных. Все другие объекты — формы, запросы и отчеты, зависят от данных таблиц.

Создание новой таблицы

Чтобы создать новую таблицу, выведите на экран окно базы данных, щелкнув на корешке Таблица, а затем на кнопке Создать.

В программе Access есть два способа создания таблиц —с помощью кнопок Мастер и Новая таблица. Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например списки рассылки корреспонденции списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Вы можете усовершенствовать мастер, добавив собственные шаблоны таблиц.

После того как вы выберете тип и зададите поля, Access создаст таблицу и предоставит возможность изменить ее внешний вид (можно использовать карточки подсказок). Введите данные в таблицу или в форму, созданную для вас мастером. Использование мастеров— самый простой способ обучения и работы в Access.

Восстановившись кнопкой Новая таблица, вы отобразите на экран пустую таблицу в режиме конструктора. Затем вам прийдется описать поля этой таблицы самостоятельно.

Создание таблицы с помощью мастеров

После того, как вы выберете способ Мастер в диалоговом окне Создание таблицы, Access отобразит диалоговое окно Разработка таблицы. Типовые таблицы приводятся в соответствии со сделанным вами выбором: Деловое применение или Личное применение.

Когда вы выберете типовую таблицу, в диалоговом окне появятся ее типовые поля. Для добавления полей или их удаления из описания новой таблицы можно воспользоваться кнопками со стрелками. Имена полей можно редактировать в поле, расположенном под списком полей таблицы.

Закончив выбирать поля, щелкните на кнопке Далее. Обратите внимание, что щелкнув сейчас на кнопке Готово, вы прервете процесс и мастера создадут таблицу на основании ваших установок в зависимости от того, на каком этапе был прерван процесс ее создания.

После щелчка на кнопке Далее на экране появиться диалоговое окно мастера таблиц. В первое текстовое поле этого диалогового окна вы должны ввести имя новой таблицы. Имена таких объектов, как таблицы, поля, формы и отчеты, могут содержать до 64 символов; разрешены буквы, числа и пробелы.

Диалоговое окно также объясняет, что каждая запись (строка) в таблице должна иметь уникальный признак, называемый основным ключом. Основной ключ — уникальный элемент, позволяющий устанавливать связи между таблицами данных.

Мастер таблиц предлагает вам установить основной ключ самостоятельно или позволить Access сделать это вместо вас. Если вы не уверены, какое поле следует использовать как основной ключ, позвольте мастеру сделать этот выбор за вас. При необходимости, поле основного ключа можно будет изменить в другой раз.

Если вы решили установить основной ключ самостоятельно, на экране появиться диалоговое окно. В поле со списком, расположенном в верхней части диалогового окна, выберите поле, которое будет содержать уникальную для каждой записи информацию. Затем укажите тип данных, которые будут содержаться в поле основного ключа. Для получения более подробной информации обратитесь к разделу “Установка основных ключей”, далее в этой главе.

После щелчка на кнопке Далее на экране появиться последнее диалоговое окно мастера таблиц, которое позволяет модифицировать оформление таблицы.

Вы также можете воспользоваться карточками подсказки, предназначенными для помощи в оформлении таблице и вводе данных. Чтобы завершить создание таблицы и отобразить ее на экране в выбранном режиме, щелкните на кнопке Готово.

Вы можете вести просмотр в режиме таблицы или в режиме конструктора. Режим отображения в виде таблицы представляет данные в формате электронной таблицы, готовой к вводу и редактированию данных. Режим конструктора позволяет изменять структуру и внешний вид таблицы. В этом режиме вы не сможете вводить данные.