Добавление макрокоманд

Вы можете вставить макрокоманды в макрос тремя способами:

• выбрав нужную макрокоманду из раскрывающегося списка;

• введя определенную макрокоманду непосредственно в ячейку Макрокоманда;

• перемещая объект из окна базы данных в ячейку Макрокоманда.

Перетаскивание объекта предпочтительнее, так как при этом некоторые аргументы макрокоманды устанавливаются автоматически.

Вы можете перемещать, удалять, вставлять и копировать строки макрокоманд так же как и строки таблицы. Например, чтобы переместить строку, выделите эту строку и переместите ее в новое место.

Для каждой макрокоманды можно ввести комментарии, описывающие ее назначение. Использование комментариев для документирования своей работы считается правилом хорошего тона в программировании. Комментарии помогут вам и остальным понять, зачем нужен тот или иной макрос и макрокоманда, чем значительно облегчат сопровождение задачи.

Установка аргументов макрокоманд

Большинство макрокоманд имеет свой набор аргументов. Аргументы содержат дополнительную информацию о том, как выполнить ту или иную макрокоманду.

Для того чтобы добавить макрокоманду и установить ее аргументы, выполните такую последовательность действий:

1. Выберите нужную макрокоманду из списка в столбце Макрокоманда окна макроса, введите ее имя или перетащите объект из окна базы данных в ячейку Макрокоманда.

2. При необходимости введите комментарий, описывающий назначение этой макрокоманды, в столбец Примечание.

3. Для того чтобы перейти в окно Аргументы макрокоманды, нажмите клавишу <F6> или воспользуйтесь мышью.

4. Введите требуемые аргументы макрокоманды.

5. Повторяйте пп. 1-- 4 для каждого шага в вашем макросе.

6. Чтобы сохранить макрос, выберите команду ФайлСохранить.

Выполнение макросов

Существует несколько способов выполнения макроса.

• В окне макроса щелкните на кнопке Выполнить, расположенной на панели инструментов, а затем выберите нужный макрос.

• В окне базы данных щелкните на корешке Макрос, а затем выберите нужный макрос и щелкните на кнопке Выполнить.

• В любом окне в меню Файл выберите команду Запуск макроса и выберите нужный макрос.

Задание условий

Заданные условия позволяют управлять порядком выполнения макрокоманд. Например, вы можете задать макрос, который будет печатать записи только после того, как будут введены все данные.

Условия состоят из выражений, которые могут принимать два значения: Истина или Ложь. Если выражение истинно, программа Access выполняет макрокоманду в ячейке Макрокоманда. Если же выражение ложно, Access не выполняет макрокоманду и переходит к следующему условию.

Условия макросов вводятся в специальный столбец, именуемый Условие. Для того чтобы отобразить на экране столбец условие, в меню Вид выберите команду Условия. Для того чтобы вставить условие, следует вывести на экран столбец Условие и ввести выражение условия.

Выражения условий записываются по тем же правилам, что и выражения условий запроса или вычисляемых полей. Если при создании выражения условий вам понадобится помощь, воспользуйтесь построителем выражений или изучите в справочной системе тему о выражениях в Access.

Если при реализации некоторого условия необходимо выполнить несколько макрокоманд подряд, то не обязательно вводить это условие в каждую строку. Начиная со второй строки, в поле Условие можно ввести три точки (...). Access будет проверять это условие до тех пор, пока не дойдет до пустого условия, имени макроса или другого условия.

Чтобы ввести условие, выполните такую последовательность действий.

1. В окне макроса в меню Вид выберите команду Условия. Слева от столбца Макрокоманда Access выведет столбец Условие.

2. Введите выражение условия.

3. Для того чтобы распространить действие условия на следующую строку, в ячейке условий напечатайте три точки (...).

4. Повторите п.3 необходимое число раз.

Сохраните и протестируйте макрос.